Mitarbeiter Verwaltung & Office-Support (m/w/d) – Weingarten (Baden)

Über die Position

Wir suchen eine engagierte Persönlichkeit für administrative Aufgaben und die Unterstützung unseres Kunden vor Ort in Weingarten (Baden). In dieser Vollzeitposition (Tagesschicht) übernehmen Sie zentrale Tätigkeiten im Backoffice, die eine reibungslose Kommunikation mit Geschäftspartnern sowie die zuverlässige Abwicklung interner Abläufe sicherstellen. Die Stelle ist für 35–40 Stunden pro Woche ausgelegt und entspricht dem Niveau einer kaufmännischen Fachkraft.

Ihre Aufgaben

• Eigenverantwortliche Bearbeitung der täglichen Kommunikation mit Kundinnen, Kunden und Lieferanten (schriftlich und telefonisch)
• Aufnahme, Erfassung und Nachverfolgung von Bestellungen und Aufträgen im internen System
• Erstellung und Pflege von Angeboten sowie Unterstützung im Angebotsprozess bis zur Finalisierung
• Organisation und Koordination administrativer Prozesse, z. B. Ablage, Terminverwaltung und interne Dokumentation
• Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen zur Optimierung interner Abläufe und Qualitätsstandards
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Reports und einfachen Auswertungen für die Geschäftsleitung

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokaufmann/-frau oder vergleichbar)
• Praktische Erfahrung in administrativen Tätigkeiten ist von Vorteil, aber nicht zwingend vorausgesetzt
• Sicherer Umgang mit den MS-Office-Anwendungen (insbesondere Word, Excel und Outlook)
• Gute Englischkenntnisse (entsprechend B2-Niveau) zur Kommunikation mit internationalen Partnern
• Strukturiertes, sorgfältiges Arbeiten sowie hohe Zuverlässigkeit und Teamorientierung
• Organisationstalent, selbstständige Arbeitsweise und Dienstleistungsorientierung

Wir bieten

• Ein leistungsgerechtes Vergütungspaket mit tariflichen Zulagen gemäß geltendem Tarifvertrag (GVP)
• Attraktive Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit sowie Überstundenregelungen
• Langfristige Perspektiven mit Aussicht auf Übernahme durch unseren Kunden
• Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Entwicklung
• Regionaler Einsatzort mit kurzen Wegen und persönlicher Betreuung durch unser mehrsprachiges Team
• Sozialleistungen und faire Rahmenbedingungen nach deutschem Arbeitsrecht, inklusive Informationen zur Entsendung und rechtlicher Absicherung gemäß AEntG, sofern anwendbar

Weitere Informationen & Bewerbung

Wenn Sie sich angesprochen fühlen, freuen wir uns auf Ihre aussagekräftigen Unterlagen mit möglichem Eintrittstermin und Ihrer Gehaltsvorstellung. Bevorzugt per E‑Mail an unsere Personalbetreuung. Bitte geben Sie in Ihrer Bewerbung den gewünschten Beschäftigungsumfang (Vollzeit/Teilzeit) an.

Unser Unternehmen vermittelt Positionen in den Bereichen Verwaltung, Produktion, Logistik, Technik und Dienstleistung. Als regionaler Personaldienstleister legen wir Wert auf eine persönliche Betreuung und transparente Prozesse.

Kontakt für Rückfragen: Trio Personalmanagement – Personalbetreuung. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und darauf, Sie kennenzulernen.