Mitarbeiter*in Auftragsmanagement (m / w / x)

Die Hauptaufgaben der Stelle

• Auftragsmanagement & Datenpflege (60%)
  • Erfassung, Pflege und Aktualisierung von Kunden- und Vertragsdaten im ERP-System (NetSuite)
  • Verwaltung des gesamten Auftragsprozesses von der Erfassung über die Freigabe bis zur Fakturierung
  • Erstellung korrekter Rechnungen sowie Unterstützung im Mahnwesen
• Koordination von Leistungen & interne Abstimmung (30%)
  • Prüfung, Beauftragung und Nachverfolgung externer Dienstleistungen und Lizenzen.
  • Enge Zusammenarbeit mit dem Vertrieb, insbesondere bei Vertragsvorlagen und Kundenaufträgen
  • Termingerechte Abstimmung mit weiteren internen Abteilungen bei Rückfragen, Änderungen oder neuen Anforderungen
• Serviceorientierte Unterstützung & Prozessverbesserung (10%)
  • Ansprechpartner*in für interne Kolleg*innen und Kunden bei Fragen zur Auftragsabwicklung
  • Eigenständiges Klären von Problemen und Erarbeiten pragmatischer Lösungen im Tagesgeschäft
  • Aktive Mitwirkung an der Optimierung von Abläufen, z. B. durch Vorschläge für effizientere Prozesse

Qualifikationskriterien

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare praktische Erfahrung im administrativen Umfeld
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools; Erfahrung mit ERP-Systemen ist hilfreich, aber kein Muss
• Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung sowie klare schriftliche und mündliche Kommunikation
• Bereitschaft, sich in neue Themen einzuarbeiten und Abläufe aktiv mitzugestalten
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie solide Englischkenntnisse

Unsere Rahmenbedingungen

• 30 Tage Urlaub & flexible Arbeitszeiten - für eine gute Work-Life-Balance
• Mobiles Arbeiten - flexibel von zuhause oder unterwegs innerhalb Deutschlands
• Internationales Arbeitsumfeld mit regelmäßigem Austausch und persönlichem Support
• Individuell wählbare Benefits (z. B. Gutscheine, Zuschüsse zu Internetkosten, Mahlzeiten, ÖPNV)
• KiTa-Zuschuss - weil uns Familienfreundlichkeit wichtig ist

Die Stelle ist an einem der folgenden Standorte in Deutschland zu besetzen :

• Berlin - Eichenstraße 3b, 12435 Berlin
• Bonn - Mallwitzstraße 1-3, 53177 Bonn
• Dresden - Wittenberger Straße 116, 01277 Dresden
• München - Carl-Wery-Straße 22, 81739 München

Eine Ausübung der Stelle als 100%ige Home‑Office Position ist aus organisatorischen Gründen nicht möglich.