Mitarbeiter*in Auftragsmanagement (m/w/x)

Mitarbeiter*in Auftragsmanagement (m/w/x)

Die VertiGIS Unternehmensgruppe ist ein führender Anbieter von innovativen Softwarelösungen in den Bereichen Geoinformationssysteme (GIS), Facility Management (CAFM) und Telekommunikation (Telco).

Unser Sales-Administration-Team sorgt dafür, dass alle kaufmännischen Abläufe im Vertriebsprozess zuverlässig und transparent funktionieren – in einem internationalen Umfeld mit vielfältigen Anforderungen und sich weiterentwickelnden Prozessen.

Für die Elternzeitvertretung einer Kollegin suchen wir befristet bis zum eine/n Kolleg*in im Auftragsmanagement.

Im internationalen Kontext (Region EMEA) unterstützen Sie die Head of Sales Administration EMEA sowie ein Team von 13 Kolleg*innen bei allen Aufgaben rund um die Auftragsabwicklung.

Auftragsmanagement & Datenpflege (60%)

• Erfassung, Pflege und Aktualisierung von Kunden- und Vertragsdaten im ERP-System (NetSuite)
• Verwaltung des gesamten Auftragsprozesses von der Erfassung über die Freigabe bis zur Fakturierung
• Erstellung korrekter Rechnungen sowie Unterstützung im Mahnwesen

Koordination von Leistungen & interne Abstimmung (30%)

• Prüfung, Beauftragung und Nachverfolgung externer Dienstleistungen und Lizenzen.
• Enge Zusammenarbeit mit dem Vertrieb, insbesondere bei Vertragsvorlagen und Kundenaufträgen
• Termingerechte Abstimmung mit weiteren internen Abteilungen bei Rückfragen, Änderungen oder neuen Anforderungen

Serviceorientierte Unterstützung & Prozessverbesserung (10%)

• Ansprechpartner*in für interne Kolleg*innen und Kunden bei Fragen zur Auftragsabwicklung
• Eigenständiges Klären von Problemen und Erarbeiten pragmatischer Lösungen im Tagesgeschäft
• Aktive Mitwirkung an der Optimierung von Abläufen, z. B. durch Vorschläge für effizientere Prozesse
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare praktische Erfahrung im administrativen Umfeld
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools; Erfahrung mit ERP-Systemen ist hilfreich, aber kein Muss
• Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung sowie klare schriftliche und mündliche Kommunikation
• Bereitschaft, sich in neue Themen einzuarbeiten und Abläufe aktiv mitzugestalten
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie solide Englischkenntnisse

Unsere Rahmenbedingungen

• 30 Tage Urlaub & flexible Arbeitszeiten – für eine gute Work‑Life‑Balance
• Mobiles Arbeiten – flexibel von zuhause oder unterwegs innerhalb Deutschlands
• Internationales Arbeitsumfeld mit regelmäßigem Austausch und persönlichem Support
• Individuell wählbare Benefits (z. B. Gutscheine, Zuschüsse zu Internetkosten, Mahlzeiten, ÖPNV)
• KiTa‑Zuschuss – weil uns Familienfreundlichkeit wichtig ist

Standort

• Berlin – Eichenstraße 3b, 12435 Berlin
• Bonn – Mallwitzstraße 1-3, 53177 Bonn
• Dresden – Wittenberger Straße 116, 01277 Dresden
• München – Carl‑Wery‑Straße 22, 81739 München

Eine Ausübung der Stelle als 100 %ige Home‑Office Position ist aus organisatorischen Gründen nicht möglich.