Mitarbeiter*in in der digitalen Scan- und Postgutstelle

Stellenbeschreibung

Wir suchen zum für unseren Fachdienst Gebäudemanagement eine*n Mitarbeiter*in in der digitalen Scan- und Postgutstelle.

Die Beschäftigung erfolgt unbefristet in Vollzeit (39 Wochenstunden) mit der Entgeltgruppe 6 TVöD/VKA.

Ihre zukünftigen Aufgaben

• Posteingänge öffnen (nur zu digitalisierende Posteingänge) und vollständig aufbereiten
• Scannen an zwei Hochleistungsscannern gem. BSI Technische Richtlinie 03138
• Posteingänge den Fachdiensten / Abteilungen konkret zuordnen und elektronisch verteilen
• Originaldokumente erkennen und entsprechende Weitergabe der in Papierform aufzubewahrenden Dokumente im Original an die Fachdienste
• Prüfen der Qualität, Lesbarkeit und Vollständigkeit der gescannten Dokumente (unmittelbare Qualitätskontrolle)
• Behebung von kleineren Scanproblemen
• Einlagerung der digitalisierten Posteingänge ins Scan-Archiv, gemäß der Vorschriften
• Sicherstellung, dass die Archivordnung eingehalten wird (Zugriff auf jede Einzelakte muss gewährleistet sein)
• Sicherstellung der Aktenvernichtung nach der festgelegten Aufbewahrungspflicht

Bestandsakten

• Bestandsakten, die zur Arbeit im Dokumentenmanagementsystem (DMS) benötigt werden, müssen für die Digitalisierung besonders aufbereitet werden
• Führung der Übergabeprotokolle (Welche Akten befinden sich derzeit in der Scanstelle)
• Anpassungsfähigkeit an bereichsspezifische Anforderungen der Aktenführung und eigenständige Einarbeitung in die jeweiligen Abläufe
• Aktenvorgänge müssen so aufbereitet werden, dass die Scanvorgänge vollständig, richtig und effizient durchgeführt werden können
• Scannen an zwei Hochleistungseinzugsscannern gem. BSI Technische Richtlinie 03138
• Scan der Bestandsakte elektronisch verteilen
• Originaldokumente erkennen. Weitergabe der in Papierform aufzubewahrenden Dokumente im Original an die Fachdienste
• Prüfen der Qualität, Lesbarkeit und Vollständigkeit der gescannten Dokumente (unmittelbare Qualitätskontrolle)
• Eigenständige Behebung von kleineren Scanproblemen
• Einlagerung der digitalisierten Posteingänge ins Scanarchiv, gemäß der Vorschriften
• Sicherstellung, dass die Archivordnung eingehalten wird (Zugriff auf jede Einzelakte muss gewährleistet sein)
• Sicherstellung der Aktenvernichtung nach der festgelegten Aufbewahrungspflicht
• Sie verfügen über die Laufbahnbefähigung für die Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt der Fachrichtung Allgemeine Dienste (ehemals mittlerer allgemeiner Verwaltungsdienst), verfügen Sie über eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder gehören zu den vergleichbaren Beschäftigten mit abgeschlossener Angestelltenprüfung I
• Alternativ verfügen Sie über eine vergleichbare Qualifikation (idealerweise mit einem Schwerpunkt auf Digitalisierung, Scannen oder Verwaltungstätigkeiten) oder sind sonstige*r Beschäftigte*r, die aufgrund gleichwertiger Fähigkeiten und Erfahrungen entsprechende Tätigkeiten ausüben.
• Fundierte EDV-Kenntnisse (MS-Office)
• Anwenderkenntnisse im Bereich der elektronischen Akte (enaio) sind wünschenswert bzw. müssen sich kurzfristig angeeignet werden
• Sie sind körperlich belastbar und verfügen über einen sorgfältigen Arbeitsstil
• Hohes Maß an Teamfähigkeit, technischem Verständnis und Belastbarkeit

Benefits

• N utzung von flexiblen Arbeitszeiten und Homeoffice-Modellen
• E ine sinnstiftende Tätigkeit für eine lebenswerte Stadt
• U mfangreiches Fort- und Weiterbildungsangebot
• M itarbeitendenberatung – kostenfrei, anonym, jederzeit (OTHEB)
• Ü bernahme von Erfahrungsstufen aus gleichwertigen Bereichen
• N eun-Zehntel-Arbeitszeitmodell für bis zu 52 freie Tage pro Jahr
• S icheres Arbeitsverhältnis im öffentlichen Dienst
• T eilnahme am Fitnessprogramm
• E rreichbarkeit mit dem ÖPNV sowie Zuschuss zum Deutschlandticket
• R egelmäßige Gesundheits- und Sportangebote

Weitere Informationen

Herr Röse, Abteilungsleitung (Tel. 04321 - 942 2378), erteilt Ihnen gern weitere Informationen zu dieser Stellenausschreibung.

Bei Rückfragen zum Stand der Ausschreibung kontaktieren Sie uns gerne von 08:30 Uhr bis 13:00 Uhr unter der Telefonnummer 04321 942 - 2450, -2466 oder -2261.

EEO-Erklärung

Frauen haben im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten bei gleichwertiger Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung Vorrang. Deshalb begrüßt die Stadt Neumünster besonders die Bewerbung von Frauen.

Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Angebotsdetails

Beginn ab . Ort: Neumünster, Holstein. Anstellungsart: Vollzeit, Teilzeit (Vormittag, Nachmittag). Befristung: unbefristet. Berufsbezeichnung: Verwaltungsfachangestellte/r – Kommunalverwaltung.

Veröffentlichungsdatum: Gestern veröffentlicht.