Mitarbeiter*in (m/w/d) im Sekretariatsbereich

Stellenbeschreibung:

Fakultät für Physik und Astronomie: Physikalisches Praktikum / Geschäftszimmer / Lehrstuhl EP VI. Wir suchen unbefristet in Vollzeit (39,83 Std./Woche = 100 %) eine/n Mitarbeiter*in (m/w/d) im Sekretariatsbereich.

Die Fakultät für Physik und Astronomie deckt in Forschung und Lehre eine große Themenvielfalt ab und zählt in der Physik zu den forschungsstärksten Deutschlands. Studierende erhalten bei uns das theoretische und experimentelle Handwerkszeug, um die spannenden Fragen unseres Universums zu erforschen. Im Physikalischen Praktikum der Fakultät absolvieren Studierende der Physik, Chemie, Biochemie, Biologie, Elektro- und Informationstechnik, Geowissenschaften sowie der Humanmedizin ihre fachspezifische Laborausbildung in Physik. Jährlich werden im Bereich des Physikalischen Praktikums bis zu 1.000 Studierende ausgebildet.

Umfang: Vollzeit
Dauer: unbefristet
Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Bewerben bis:

Ihre Aufgaben:

Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben wie z. B. hochschulinterne Kommunikation und Korrespondenz, Terminplanung, studentische Anfragen
Führung und Überwachung der Finanzen und der vollständigen selbstständigen Verwaltung der Drittmittel (Kontoführung, Mittelverwaltung, Buchungsüberwachung, Kostenkalkulationen und -aufstellungen, Mittelabruf, fristgerechte Erstellung von Verwendungsnachweisen)
Organisation und Bearbeitung von Personalangelegenheiten (Mittelverwaltung, Ausschreibungen, Neueinstellungen und Verlängerungen von studentischen Hilfskraftverträgen)
Organisation, Durchführung und Überwachung von Beschaffungsvorgängen, Rechnungsbearbeitung und Inventarisierung
Stilsichere Erledigung sämtlicher Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
Bearbeitung von Dokumenten (Texte, Präsentationen, Internetauftritt, Aushänge)
Unterstützung bei der Organisation der Lehre (Konfiguration von Moodle‑Kursen, Konfiguration von Anmeldeverfahren und Leistungsnachweisen in eCampus)

Ihr Profil:

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung bzw. vergleichbare Ausbildung im öffentlichen Dienst oder mehrjährige Berufserfahrung in dem oben genannten Aufgabenbereich
Einschlägige Kenntnisse im Finanz‑ und Haushaltswesen wären von Vorteil (Buchführung, Kalkulation, Fristenkontrolle)
Berufserfahrung im Bereich Verwaltung/Sekretariat
Sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Schrift und Wort, Stilsicherheit
Sehr guter Umgang mit Standard‑Software (z. B. LaTeX, Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Mail‑Programmen)
Erfahrung im Bereich "Digitales Daten‑ und Dokumentenmanagement" einschließlich integriertem Finanz‑ und Buchungssystem ist wünschenswert
Selbständige und verantwortungsbewusste Wahrnehmung der Aufgaben und proaktive Serviceorientierung
Organisationsgeschick, Zeitmanagement, hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit, Einsatzbereitschaft und Teamfähigkeit
Freundliches Auftreten
Bereitschaft zur aktiven Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen

Wir bieten:

Umfangreiche Fort‑ und Weiterbildungsmöglichkeiten
Ein abwechslungsreiches Sportangebot mit rund 100 Sportarten und universitätseigenem Fitnessstudio
Vergünstigungen für Fahrradverleihsysteme und Fahrradkäufe
30 Tage Urlaub/Jahr
Freistellung mit Gehalt am Heiligabend und Silvester
Jahressonderzahlung
Betriebliche Altersvorsorge

Eine Beschäftigung an einer der größten Universitäten Deutschlands im Verbund der Universitätsallianz Ruhr, anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung, Möglichkeiten der ortsflexiblen Arbeit (mobile Arbeit und Telearbeit), Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf (u. a. Betreuungsvermittlung/ Ferienangebote/mobile Kinderzimmer).

Weitergehende Informationen:

Die Beschäftigung erfolgt im Angestelltenverhältnis und richtet sich nach dem Tarifvertrag der Länder (TV‑L). Die Eingruppierung erfolgt bei Erfüllung der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe E8 TV‑L.

Weitere Informationen finden Sie hierzu unter

Der Dienstort ist die Ruhr‑Universität Bochum.

Die Ruhr‑Universität Bochum (RUB) ist eine der führenden Forschungsuniversitäten in Deutschland. Als reformorientierte Campusuniversität vereint sie in einzigartiger Weise die gesamte Spannbreite der großen Wissenschaftsbereiche an einem Ort. Das dynamische Miteinander von Fächern und Fachkulturen bietet den Forschenden wie den Studierenden gleichermaßen besondere Chancen zur interdisziplinären Zusammenarbeit.

Die RUB steht für Diversität und Chancengleichheit. Daher fördern wir die Zusammenarbeit heterogener Teams und den beruflichen Weg von Menschen, die in den jeweiligen Arbeitsbereichen unterrepräsentiert sind. Die RUB wünscht ausdrücklich die Bewerbung von Frauen. In Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind, werden sie bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Behinderungsident sind ebenfalls sehr willkommen.