Mitarbeiter*in (m/w/d) in der Veranstaltungsorganisation

Stellenbeschreibung:

Mitarbeiter*in (m/w/d) in der Veranstaltungsorganisation

RUB Research School (RUB-RS) ist die universitätsweite Einrichtung für alle Promovierenden und promovierten junge Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler an der Ruhr-Universität Bochum. Vielfältige Qualifikationsangebote, Unterstützung der weiteren Karriere, persönliche Beratung, interdisziplinärer Dialog und Förderung von internationalen Aktivitäten fokussieren die Research School mit dem Ziel, junge Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler aus allen Fächern auf verantwortungsvolle Aufgaben in Wissenschaft, Wirtschaft und Gesellschaft vorzubereiten. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt befristet in Teilzeit (50 %) eine*n zur Verstärkung unseres Teams.

Aufgabenprofil: Die organisatorische Durchführung des Qualifikationsprogramms sowie die vielfältigen Veranstaltungen benötigen eine kompetente Vorbereitung und Unterstützung.

Ihre Aufgaben:

Sie betreuen und koordinieren die Anmeldungen für Veranstaltungen und Workshops mit allen dazugehörigen Aufgaben
Sie übernehmen die organisatorische Leitung für einzelne Veranstaltungen und sind zentrale Ansprechperson (Raumbuchungen, Vorbereitung der Veranstaltungsräume, Organisation von Catering, Dekoration und technischer Ausstattung)
Sie organisieren den Aufenthalt externer Gäste und Trainerinnen/Trainer (Hotelbuchungen, Anreiseinfos, etc.)
Sie koordinieren alle Beteiligten an einer Veranstaltung (innerhalb und außerhalb der Universität) und sorgen für einen reibungslosen Ablauf
Sie kümmern sich vorbereitend um alle Abrechnungen
In Zusammenarbeit mit dem Team der Research School sorgen Sie für einen angemessenen Webauftritt und unterstützen das Marketing der einzelnen Veranstaltungen

Ihr Profil:

Ausbildungsabschluss im Bereich Kongress-, Messe- oder Eventmanagement (z. B. Veranstaltungskaufmann/Veranstaltungskauffrau) oder eine abgeschlossene Berufsausbildung bzw. entsprechende Berufserfahrung im Bereich der Tagungsorganisation vorrangig im Hochschulbereich
Gutes Organisationsvermögen und ein systematischer Arbeitsstil; Flexibilität und Spontanität gehören zu Ihren Stärken
Veranstaltungsmanagement ist Teamarbeit; Sie bringen sich gewinnbringend in die vorhandenen Strukturen ein
Sie sind in der Lage, die zugehörige Kommunikation auch in englischer Sprache durchzuführen
Sie können kompetent und verbindlich auf allen Hierarchieebenen kommunizieren; auch schwierige Situationen meistern Sie sachlich und höflich
Sicherer Umgang mit moderner Bürokommunikationstechnik (MS-Office) sowie Kenntnis der geltenden Rechtslage (SBauVO NRW) bzgl. des Betriebs von Veranstaltungsräumen sind Voraussetzungen
Mit den Ihnen anvertrauten Daten gehen Sie zuverlässig und diskret um
Verständnis bzw. Kenntnis von digitalem Anmeldemanagement (z. B. Eveeno) ist wünschenswert

Wir bieten:

Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
Ein abwechslungsreiches Sportangebot mit rund 100 Sportarten und universitätseigenem Fitnessstudio
Vergünstigungen für Fahrradverleihsysteme und Fahrradkäufe
30 Tage Urlaub pro Jahr
Freistellung mit Gehalt an Heiligabend und Silvester
Jahressonderzahlung
Betriebliche Altersvorsorge

Eine Beschäftigung an einer der größten Universitäten Deutschlands im Verbund der Universitätsallianz Ruhr, Zusammenarbeit in einem engagierten und wertschätzenden Team, Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf (u. a. Betreuungsvermittlung/Ferienangebote/mobiles Kinderzimmer).

Weitergehende Informationen:

Die Beschäftigung erfolgt im Angestelltenverhältnis und richtet sich nach dem Tarifvertrag der Länder (TV-L). Die Eingruppierung erfolgt bei Erfüllung der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe E9a TV-L.

Weitere Informationen finden Sie hierzu unter

Der Dienstort ist die Ruhr-Universität Bochum.

Die Ruhr-Universität Bochum (RUB) ist eine der führenden Forschungsuniversitäten in Deutschland. Als reformorientierte Campusuniversität vereint sie in einzigartiger Weise die gesamte Spannbreite der großen Wissenschaftsbereiche an einem Ort. Das dynamische Miteinander von Fächern und Fächerkulturen bietet den Forschenden wie den Studierenden gleichermaßen besondere Chancen zur interdisziplinären Zusammenarbeit.

Die RUB steht für Diversität und Chancengleichheit. Daher fördern wir die Zusammenarbeit heterogener Teams und den beruflichen Weg von Menschen, die in den jeweiligen Arbeitsbereichen unterrepräsentiert sind. Die RUB wünscht ausdrücklich die Bewerbung von Frauen. In Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind, werden sie bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sind uns ebenfalls sehr willkommen.