Office Coordinator Einkauf & Operations (m/f/d) (Teilzeit)

Über uns

Die Cleverciti Systems GmbH ist ein international agierendes Unternehmen mit Hauptsitz in München und Produktionsstandort in Neukirch, das sich auf intelligente Parklösungen spezialisiert hat. Mit Hilfe von KI- und IoT-basierten Technologien unterstützt Cleverciti Städte, Einkaufszentren, Flughäfen und Unternehmen dabei, den Parksuchverkehr zu reduzieren, Emissionen zu senken und das Parkerlebnis für alle Beteiligten zu verbessern. Neben dem ökologischen Mehrwert profitieren Kunden durch gesteigerte Umsätze und eine optimierte Kundenerfahrung. Cleverciti befindet sich aktuell in einer Phase des schnellen, globalen Wachstums und setzt auf innovative, dynamische Teams in Deutschland und USA, um die Mobilität der Zukunft aktiv mitzugestalten.

Seit Oktober 2025 gehört Cleverciti zur ParkHelp-Gruppe, die ihren Sitz in Spanien hat und Niederlassungen in Brasilien und USA unterhält. Gemeinsam sind wir weltweit Marktführer im Bereich Parkplatz-Technologien.

Über die Rolle

Als Office Coordinator Einkauf & Operations übernimmst du eine zentrale Schnittstellenfunktion mit vielfältigen Aufgaben für unseren Produktionsstandort in Neukirch, BW. Du bist verantwortlich für die Organisation und Abwicklung administrativer, buchhalterischer und logistischer Prozesse, die den reibungslosen Ablauf unseres Standorts gewährleisten. Zu deinen Kernaufgaben gehören die Beschaffung von Produktions- und Büromaterialien, die Koordination von Import / Export und Zollabläufen, die Bearbeitung und Kontierung von Rechnungen, die Arbeitszeitverwaltung sowie die Unterstützung des Teams bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben. Die Position erfordert ein hohes Maß an Eigeninitiative, Organisationstalent und die Fähigkeit, verschiedene Aufgaben effizient zu koordinieren.

Die Position umfasst zunächst 24 Stunden pro Woche in Teilzeit, mit Perspektive auf Vollzeit zu einem späteren Zeitpunkt. Die genaue Aufteilung der Arbeitsstunden wird gemeinsam festgelegt.

Dein Aufgabenbereich

• Beschaffung: Bestellung von Produktions- und Büromaterial, Pflege der Stammdaten in unserem ERP-System Exact, Erstellung von JIRA-Karten usw. Du bist für die Beschaffung von der Recherche über die Bestellung bis zur Lieferung der Waren verantwortlich und bist der Hauptansprechpartnern für unsere Lieferanten und Partner.
• Rechnungswesen & Buchhaltung: Kontierung und Vorbereitung von Rechnungen für die DATEV-Verarbeitung, Aktualisierung von Kostenpreisen, Bearbeitung und Ablage von Lieferantenrechnungen sowie monatliche Abrechnung der Bargeldkasse.
• Import / Export & Zoll: Koordination mit unseren Partnern der Zollabfertigung, Kommunikation mit Logistikpartner, Kontrolle und Dokumentation der Importverzollung.
• Arbeitszeitmanagement: Erfassung und Kontrolle von Arbeits-, Krankheits- und Urlaubstagen des Standorts Neukirch, monatliche Dokumentation und Export der Arbeitszeiten.
• Allgemeine Verwaltung: Organisation von Firmenveranstaltungen, Ansprechpartner für Vermieter und Hausmeister, Ad-hoc-Projekte, Verwaltung von Firmenwagen und Fahrtenbuch usw.

Was Du mitbringen solltest

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ähnliches
• Erfahrung im Bereich Office Management, idealerweise im Start-up Umfeld
• Kenntnisse von ERP-/ bzw. Warenwirtschaftssystemen. Kenntnisse von Exact, Jira und Flowwer sind von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit den Microsoft Office Programmen
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse
• Organisationstalent sowie selbstständige, korrekte und strukturierte Arbeitsweise
• Spaß an der Arbeit im Team

Was wir Dir bieten

• Mitarbeit in einem tollen internationalen Team
• Unbefristete Stelle mit attraktiver Vergütung
• Großartige Zusatzleistungen wie 50 € steuerfreie Sachleistungen und Essenszuschuss
• Flexible Arbeitszeitmodelle mit Homeoffice-Möglichkeit
• Flache Organisationsstruktur und kurze Entscheidungswege
• Die Möglichkeit, die Zukunft der Mobilität mitzugestalten