Office Coordinator (m/w/d) - Hamburg

Office Coordinator

Als Office Coordinator verantwortest Du schwerpunktmäßig die Koordination des Empfangs für unser Headquarter. Mit Deiner netten und positiven Art heißt Du alle unsere Office-BesucherInnen willkommen und bist das “wahre Herzstück” unseres HQs.

• Zuständigkeit für den Brief- und Postverkehr sowie die Annahme und Weiterleitung von Telefonaten
• Organisation von Events, wie z. B. Kick-off- und Sommerfeiern und Townhall Meetings
• Koordination der Meetingräume (Raumreservierungen und Bewirtung)
• Unterstützung bei Reisebuchungen
• Tätigkeit von diversen Bestellungen, wie z. B. von Bürobedarf, Blumen oder Catering
• Unterstützung bei der Koordination verschiedener Dienstleister
• Interne Kommunikation: Aktualisierung der Office-Displays sowie Sicherstellung der internen Informationsweitergabe im HQ-Teams-Channel bei unternehmensweiten Themen
• Einarbeitung und Betreuung der Auszubildenden in der Office Management-Rotation
• Du behältst das Office im Blick und stellst einen professionellen und freundlichen ersten Eindruck für Gäste und Dienstleistenden sicher
• Außerdem fungierst du als Urlaubsvertretung für die Assistenz der Geschäftsführung und assistierst bei anfallenden Aufgaben
• Du behältst das Office im Blick und stellst einen professionellen und freundlichen ersten Eindruck für Gäste und Dienstleister sicher
• Du empfängst Gäste und Dienstleistende als erste Kontaktperson und stellst einen überzeugenden ersten Eindruck unseres Offices sicher
• Du bist kommunikativ, offen und bringst fließende Deutsch- und Englischkenntnisse mit
• Du scheust Dich nicht davor, Verantwortung zu übernehmen und bringst eine hands-on Mentalität mit
• Du bist neugierig neue Themen kennenzulernen und hast Spaß daran, neue Projekte und Ideen in Angriff zu nehmen
• Du verfügst auch über ein hohes Maß an Diskretion, da Du auch mit vertraulichen Themen und Daten arbeiten wirst
• Du bist ein Organisationstalent und hast ein Auge fürs Detail - Sorgfalt und Genauigkeit zeichnen Dich aus
• Dein hervorragendes Zeitmanagement ergänzt Dein Profil
• Du bist versiert im Umgang mit Microsoft Office (Outlook, Word, PowerPoint und Excel)

Wohlbefinden, Entwicklung & Flexibilität:

• 30 Urlaubstage & Sonderurlaubstage (z. B. 1 Tag an Deinem Geburtstag oder 2 Tage bei Deiner eigenen Hochzeit)
• Work from anywhere: Arbeite bis zu 20 Tage innerhalb von 12 Monaten aus dem europäischen Ausland
• Persönliche und berufliche Weiterentwicklung durch regelmäßige E-Learning-Module, Trainings und Workshops
• Urban Sports Mitgliedschaft zu vergünstigten Konditionen
• Für Dein mentales Wohlbefinden: Kooperation mit Open up
• Running club: Schließe Dich unserem Running club an und lauft gemeinsam nach einem Arbeitstag eine Alsterrunde

Rabatte & Zuschüsse:

• Corporate Benefits & kostenloser Zugang zu einem Benefits-Portal mit vergünstigten Tickets für verschiedene Events
• Attraktiver Rabatt auf unseren Schmuck
• Bezuschusstes ÖPNV-Ticket (wir übernehmen 25 € des Deutschlandtickets)
• Mobile Working Kit Allowance: Wir unterstützen Dich mit bis zu 500 € für Deine Home Office-Ausstattung
• Essenszuschuss: Du erhältst monatlich Pluxee-Gutscheine – flexibel nutzbar und in vielen Restaurants und Supermärkten akzeptiert
• Attraktive betriebliche Altersvorsorge mit Versicherungspaket
• Pandorians refer Pandorians: Wir sind sehr dankbar für Deine Mitarbeiter/innenempfehlungen und belohnen erfolgreiche Empfehlungen monetär
• Hunde sind herzlich willkommen!
• Schöne & moderne Büroflächen im Herzen Hamburgs
• International erfolgreiches Unternehmen mit flachen Hierarchien
• Ein hochmotiviertes Team mit einer “Can-Do”-Attitude
• Gemütliche Coffee Lounge, die sich perfekt für einen Austausch mit Kolleg/innen bei leckerem Kaffee eignet

Feiern & Teamzeit:

Wir feiern gerne besondere Momente gemeinsam, die uns wichtig sind – wie Deinen Geburtstag, an dem Du einen Sonderurlaubstag erhältst oder Pandora-Events im Sommer oder an Weihnachten. After-Work-Events und Teamevents sind ebenfalls Highlights!