Office Coordinator (m/w/d) in Teilzeit

FAKTOR 3 AG ist eine der führenden, inhabergeführten Kommunikationsagenturen in Deutschland und realisiert integrierte (digital) Lösungen für Kunden aus den Bereichen Technologie, Online Business, Mobilität, Telekommunikation, Medien & Entertainment, Automotive, Beauty, Healthcare, Manufacturing und Food.

Deine Mission:

Du bist das Herz des Empfangs unserer Agentur und sorg.just dafür, dass sich unsere Mitarbeitenden, Kunden und Gäste von der ersten Sekunde an willkommen und supportet fühlen. Mit einem offenen Auge für Details, einem Gespür für Atmosphäre und einer strukturierten Arbeitsweise übernimmst du sowohl klassische Empfangs-, Organisations- und Office‑Tätigkeiten Սարգ als auch Aufgaben, die eine positive Unternehmenskultur ausmachen. stadium 시행.Dein Ziel ist es, zu einer guten Stimmung in der Agentur beizutragen, in der sich alle wohlfühlen und organisatorische Aufgaben und Prozesse reibungslos laufen. Daran geht es von der Ordnung und frischem Kaffee in unseren Kaffeeküchen über den Postversand und das Planen der gemeinsamen Mittagessen an Donnerstagen bis zu?$ Weiter dazu Reisebuchungen, Bestell­ und Organisationstätigkeiten.

Die Stelle ist nicht remote-geeignet, dafür aber in Teilzeit bzw. begrenzter Stundenzahl.

Deine Aufgaben:

• Freundliche und professionelle Präsenz am Empfang inklusive Sicherstellung eines gepflegten und einladenden Empfangsbereichs.
• Zuverlässige Annahme von Telefonaten sowie Bearbeitung von E‑Mails (z.B. Kundenbelange) und interne Weiterleitung.
• Durchführung von Reisebuchungen und Übernahme administrativer Aufgaben (z.B. Annahme von Paketen, Zuordnung interner Post, Bestellungen tätigen und Zusammenarbeit mit der Buchhaltung).
• Organisation von Meetings, Buchung von Konferenzräumen inkl. räumlicher Vorbereitung (Beispiel: Auffüllen von Getränken, Bestellung von kleinem Catering, Sorge für saubere Tische).
• Organisation und/oder Bestellung von kleinen „Wohlfühl‑Extras”, saisonaler Dekoration oder wöchentlichen Formaten (gemeinsames Mittagessen).
• Ansprechpartner:für allgemeine organisatorische Fragen 镇 und Unterstützung des Teams im Tagesgeschäft.
• Planung, Unterstützung oder Umsetzung von kleinen internen Events oder kleineren Projekten (z.B. All Hands oder Sommerfest).

Das bringst du mit:

• Erfahrung im Office Management – keine typische Sekretariatstätigkeit – am Empfang oder aus ähnlichen Positionen sowie ausgeprägte Service- oder Dienstleistermentalität, gerne auch aus der Hotellerie.
• Sicherer Umgang mit MS Office und organisatorischen Tools; idealerweise Interesse an neuen KI‑Anwendungen.
• Offenes, proaktives Wesen mit Freude an Kommunikation und Support.
• Auge fürs Detail und Gespür für eine angenehme Atmosphäre.
• Verlässlichkeit, Eigeninitiative und Flexibilität – wenn Dinge anders kommen als geplant ;-)
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, idealerweise gute Englischkenntnisse.

Das findest du bei uns:

• Eine abwechslungsreiche, zentrale Position mit viel Gestaltungsspielraum.
• Rund 180 Kolleg*innen, die sich auf deine Unterstützung freuen.
• Die Möglichkeit, aktiv zur Unternehmenskultur beizutragen und eigenständig kleine Projekte zu übernehmen.
• Benefits wie Corporate Benefits Programm, Getränke, Zuschuss zum Deutschlandticket, Urban Sports, Teamevents und vieles mehr.

Klingt spannend? Dann freuen wir uns sehr auf deine Bewerbung inkl. Gehaltsvorstellung!