Office Management / Assistenz der Geschäftsführung in Teilzeit (m/w/d)

Stellenbeschreibung:

Hey! Wir, die AD Consulting GmbH, ein innovatives und schnell wachsendes Unternehmen, suchen nach einem engagierten und motivierten Office Manager (m/w/d) in Teilzeit (20-30 Stunden) zur Verstärkung unseres Teams.

Aufgaben

Das sind deine Aufgaben

Assistenz der Geschäftsführung

Unterstützung der Geschäftsführung bei Terminplanung, Reisebuchungen und Vorbereitung von Präsentationen.
Bearbeitung vertraulicher Dokumente und Erstellung von Berichten.

Unterstützung in der Buchhaltung

Vorbereitung und Verwaltung von Rechnungen, Belegprüfung und Abgleich mit dem Budget.
Koordination mit dem Steuerberater und Vorbereitung der monatlichen Abrechnung.

Unterstützung der Personalverwaltung

Organisation des Onboardings neuer Mitarbeiter*innen, Pflege von Personalakten.
Koordination von Mitarbeiterveranstaltungen und Unterstützung bei HR-Prozessen.

Verwaltung und Optimierung von Büroprozessen

Analyse und Verbesserung von Arbeitsabläufen zur Steigerung der Effizienz.
Sicherstellung der Einhaltung interner Standards und Abläufe.

Allgemeine Büroorganisation und -verwaltung

Verantwortung für Bürobestellungen, Verwaltung von Lieferanten und Dienstleistern.
Empfang und Betreuung von Besuchern sowie erste Anlaufstelle für interne Anliegen.

Qualifikation

Mit diesem Profil kannst Du bei uns punkten

Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise: Du behältst auch bei mehreren Aufgaben den Überblick und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Büro.
Erfahrung in Assistenz und Büroorganisation: Idealerweise bringst Du Erfahrung in der Unterstützung der Geschäftsführung, Buchhaltung und allgemeinen Büroverwaltung mit.
Kommunikationsstärke und Freundlichkeit: Ob am Telefon oder im persönlichen Kontakt – Du repräsentierst unser Unternehmen professionell und serviceorientiert.
Digitale Affinität und IT-Kenntnisse: Du bist versiert im Umgang mit digitalen Tools und hast keine Scheu, neue Software und digitale Lösungen schnell zu erlernen und anzuwenden.
Eigeninitiative und Lösungsorientierung: Du arbeitest selbstständig und packst Aufgaben proaktiv an, um Abläufe effizienter zu gestalten.
Teamgeist und Flexibilität: Du schätzt die Arbeit im Team und bist flexibel genug, um auf wechselnde Anforderungen zu reagieren und Verantwortung zu übernehmen.

Benefits

Was wir Dir bieten

Ausführliches Onboarding
Damit Du Dich bei uns von Anfang an wohlfühlst und erfolgreich durchstarten kannst, bieten wir Dir ein strukturiertes Onboarding-Programm und umfassende Unterstützung in der Einarbeitung.
Flexible Remote- und Office-Arbeit
Im Schnitt arbeiten wir 30 % im Homeoffice, wobei Du Dir Deine Zeit flexibel einteilen kannst. Für optimale Arbeitsbedingungen zu Hause schicken wir Dir die gesamte Ausstattung, die Du benötigst, direkt nach Hause.
Ein tolles Team mit echtem Zusammenhalt
Bei uns triffst Du auf ein motiviertes, freundliches Team, das viel Spaß an der Arbeit hat und zusammenhält. Wir fördern eine offene, wertschätzende Teamkultur, in der jede*r gern zur Arbeit kommt.
Zusammenarbeit mit kreativen Köpfen und innovative Projekte
Dich erwartet ein inspirierendes Umfeld mit kreativen Kolleg*innen und spannenden Projekten, bei denen wir gemeinsam innovative Ideen praktisch umsetzen.
Regelmäßige Teamevents
Unsere Teamevents sorgen für eine tolle Atmosphäre, stärken den Teamzusammenhalt und machen einfach Spaß.
Moderne Arbeitsmittel zur privaten Nutzung
Ein MacBook und iPhone stehen Dir nicht nur für die Arbeit zur Verfügung, sondern dürfen auch privat genutzt werden.
Weiterentwicklung Deiner Kompetenzen
Wir legen großen Wert auf die persönliche und berufliche Weiterentwicklung unserer Mitarbeiter*innen und unterstützen Dich bei der Entfaltung Deiner Fähigkeiten und dem Ausbau Deiner Kompetenzen.
Modernes Büro in zentraler Lage
Unser modernes Büro liegt zentral und bietet mit einem großen Balkon eine angenehme Arbeitsumgebung, die zum Wohlfühlen und kreativen Arbeiten einlädt.