Office Manager (all genders) in Teilzeit

Overview

Wir suchen dich als Office Manager (all genders) , der unser Büro in Frankfurt organisatorisch, administrativ und kommunikativ verantwortet – und damit die Basis dafür schafft, dass unsere Teams in einem Umfeld arbeiten können, in dem Kreation, Technologie und Innovation optimal zusammenkommen.

LIGANOVA HORIZON ist eine Digital Experience Agency für internationale Brands und Teil der LIGANOVA GROUP. Wir entwickeln digitale Experiences, Kampagnen und visuelle Systeme an der Schnittstelle von kreativer Exzellenz, technologischer Innovation und strategischem Denken . Damit unsere kreativen, technologischen und strategischen Teams ihr volles Potenzial entfalten können, braucht es klare Strukturen, verlässliche Prozesse und ein Office, das als zentraler Anlaufpunkt funktioniert.

Als Office Manager bist du das organisatorische Rückgrat unseres Agenturalltags. Du sorgst dafür, dass Abläufe reibungslos funktionieren, Kommunikation klar ist und unser Arbeitsumfeld effizient, strukturiert und einladend bleib.

What You Do

• Organisation, Koordination und Weiterentwicklung des täglichen Office-Betriebs
• Zentrale Anlaufstelle für interne und externe Kommunikation (persönlich, telefonisch, per E-Mail)
• Planung, Vorbereitung und Koordination von Meetings, Workshops und internen Events
• Unterstützung bei Reiseplanung, Terminorganisation und Raumkoordination
• Verwaltung von Büromaterial, Ausstattung und Arbeitsmitteln sowie Sicherstellung der Verfügbarkeit
• Koordination externer Dienstleister, Lieferanten und Servicepartner
• Enge Zusammenarbeit mit HR, Finance, IT und Project Management zur Unterstützung reibungsloser Abläufe
• Unterstützung bei Onboarding-Prozessen sowie administrativen HR-Themen
• Pflege von Dokumenten, Ablagesystemen und organisatorischen Prozessen
• Mitwirkung an der Optimierung von Office- und Administrationsprozessen
• Sicherstellung eines professionellen, strukturierten und wertschätzenden Arbeitsumfelds

Who You Are

• Berufserfahrung im Office Management, in der Administration oder in einer vergleichbaren Assistenzfunktion
• Ausgeprägtes Organisationstalent mit strukturierter, zuverlässiger und selbstständiger Arbeitsweise
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Englisch
• Serviceorientiertes Denken, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Tools (z. B. MS Office, Outlook); Offenheit für neue digitale Tools
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten
• Freude an Teamarbeit und daran, den Agenturalltag aktiv mitzugestalten
• Erfahrung im Agentur- oder Projektumfeld ist ein Plus, aber kein Muss

What To Expect

WORK & OFFICE

Unser prämiertes Design-Office im kreativen Herzen Frankfurts ist ein Ort für Austausch, Inspiration und Weiterentwicklung. Gleichzeitig ermöglichen wir ein hybrides Arbeitsmodell mit hochmodernen mobilen Arbeitsmitteln. Dazu kommen zahlreiche Extras: großzügige Küche für gemeinsame Kochsessions, Sonnendeck, Tischtennisplatte, guter Kaffee, Getränke, JobRad sowie attraktive Konditionen bei unseren Partnern.

OPENNESS & WELCOMING CULTURE

Come as you are. Bei LIGANOVA HORIZON leben wir eine Kultur der Offenheit. Individualität wird gefördert, Vielfalt als kreatives Potenzial verstanden. Uns verbindet die gemeinsame Mission: Create the best version of yourself.

INTERNATIONALITY

Neben unserem HQ in Frankfurt arbeiten wir eng mit Kolleginnen und Kollegen in Stuttgart, Berlin und Amsterdam zusammen. Du bist Teil eines internationalen Netzwerks – mit echtem Austausch und ohne starre Teamstrukturen

Is it a Match?

Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.