Office Manager & Assistent/in der Geschäftsleitung (m/w/d)

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Helaxa ist ein 2022 von Erol Isim und dem traditionellen Familienunternehmen HELMAG gegründetes Unternehmen in Luckenwalde, welches spezialisiert ist auf die Herstellung des lebensrettenden Wirkstoffs Heparin. Auf einer Gesamtfläche von 22.500 qm entsteht die mordernste und effizienteste Produktionsstätte in Europa, welche die höchsten Qualitätsstandards erfüllen soll.

Wir suchen eine/n:

Office Manager & Assistent/in der Geschäftsleitung (m/w/d)

Geschäftsbereich: Helaxa GmbH & Co KG

Tätigkeitsbereich: Administration

Erfahrungslevel: Mid-Career

"Caring today. Enabling tomorrow" ist für uns mehr als nur ein Slogan. Es ist der tägliche Ansporn für die Zusammenarbeit sowie all unsere Handlungen und Entscheidungen. Das beschreibt die Philosophie von Helaxa, als neu gegründetes Unternehmen in Luckenwalde für die Herstellung von Wirkstoffen für lebensrettende Medizin. Für unser dynamisches und wachsendes Unternehmen in Luckenwalde, suchen wir engagierte Talente (m/w/d), die unsere Mission "Caring today. Enabling tomorrow" mit Leidenschaft vorantreiben.

Für unser Berlin/Luckenwalde Büro suchen wir eine/n moltiverte/n Office Manager & Assistent/in der Geschäftsleitung (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit.

Ziel der Position

Die Position hat das Ziel, einen reibungslosen und effizienten Büroablauf sicherzustellen und die Geschäftsführung professionell zu unterstützen. Dies umfasst die Koordination administrativer Prozesse, die Organisation von Terminen und Reisen sowie die zentrale Schnittstellenfunktion für interne und externe Kommunikation.

Deine Aufgaben:

• Du stellst den täglichen Büroablauf sicher, indem du die Ausstattung und das Büromaterial koordinierst.
• Du verwaltest die Post, die Kurierdienste, die allgemeinen E-Mail-Accounts und empfängst Besucher.
• Du organisierst Meetings, Restaurantreservierungen, interne Veranstaltungen und Messen.
• Du bereitest das Onboarding neuer Mitarbeiter vor, indem du Arbeitsplätze, Zugänge und die notwendige Ausstattung einrichtest.
• Du überwachst die Sicherheits- und Hygieneregelungen für Besucher.
• Du koordinierst den Versand von Dokumenten oder Mustern.
• Du kümmerst dich um die Archivierung von Dokumenten wie Qualitätsunterlagen, Schulungen und Verträgen.
• Du fungierst als IT-Key-User und bist die Schnittstelle zur IT-Abteilung.

Unterstützung der Geschäftsführung:

• Du unterstützt die Geschäftsführung und den Standortleiter vertraulich und professionell.
• Du übernimmst die Termin- und Kalenderverwaltung, bereitest Meetings vor und nach und organisierst Geschäftsreisen einschließlich Visa-Anträgen und Reisekostenabrechnungen.
• Du erstellst Unterlagen, Präsentationen und Korrespondenz für interne und externe Stakeholder.

Koordination von Prozessen & interne Kommunikation

• Du unterstützt die Optimierung von Büro-, Facility- und Verwaltungsprozessen.
• Du fungierst als zentrale Schnittstelle für interne und externe Kommunikation in administrativen Angelegenheiten.
• Du stellst die Einhaltung interner Standards, Compliance-Vorgaben und Büroprozesse sicher.

Dein Profil:

• Du verfügst über Erfahrung im Office Management, in der Executive Assistance oder in vergleichbaren administrativen Rollen.
• Du beherrschst Deutsch und Englisch verhandlungssicher.
• Du arbeitest strukturiert, bist hoch motiviert, flexibel und besitzt ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten.
• Du hast sehr gute Kommunikationsfähigkeiten sowie interkulturelle Kompetenz.
• Du gehst sicher mit Microsoft Office 365 (Outlook, Teams, PowerPoint, Excel, Word) um.
• Du hast eine serviceorientierte Einstellung, eine Hands-on-Mentalität und die Fähigkeit zur eigenständigen Arbeit.

„A new player. A new culture. A new game.“ Jeder einzelne trägt durch verantwortungsvolles Handeln, umfangreiche Fachkenntnisse und einzigartigen Service täglich zum Erfolg von Helaxa bei. Dieses Engagement honorieren wir – nicht nur mit Entwicklungsperspektiven und internen/externen Weiterbildungen, sondern auch durch Leistungen, die optimale Rahmenbedingungen für eine Work-Life-Balance bieten. Wir freuen uns darauf Sie kennenzulernen.

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