Office Manager / Executive Assistant (m/w/d)

Wir sind Start to Finish.

Kein Startup kann wachsen ohne das richtige Team: Aus diesem Grund unterstützen wir aufstrebende Startups und Growth Companies wie Snocks, Seller X, SchemaM, Formary und viele mehr dabei, die Schlüsselpositionen in ihren Teams zu besetzen.

Mit über 100 zufriedenen Kunden sind wir die #1 Recruiting Boutique für E-Commerce Startups im deutschsprachigen Raum.

Unser Kunde sucht Dich!

Unser ist ein junges, wachsendes Sportartikel- und Outdoor-Brand, das multifunktionale Fahrradtaschen, Rucksack-Fahrradtaschen und Outdoor-Rucksäcke entwickelt und vertreibt.
Das Unternehmen will Radfahren und Bewegung im Alltag attraktiver und sicherer machen und setzt dabei stark auf Sichtbarkeit im Straßenverkehr, clevere Features und nachhaltige Materialien (u. a. recyceltes Plastik, Baumpflanzaktionen).

Die Produkte werden online und über ein Netzwerk von Fachhändlern verkauft; laut Unternehmensangaben vertrauen bereits mehrere hunderttausend Kund:innen auf die Marke.

Aufgaben

• Vorbereitende Buchhaltung: Belege sammeln, digital sortieren und für das Steuerbüro (z. B. via DATEV) aufbereiten.
• Zusammenarbeit mit externer Buchhaltung/Payroll: Offene Punkte klären, Stammdaten und Abwesenheiten aktuell halten.
• Backoffice-Organisation: Digitale Ablage in der Cloud, Pflege von Excel-Übersichten (u. a. Urlaub) sowie Post- und E-Mail-Management.
• Administrative Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft (z. B. Termine, Dokumente, Unterlagen vorbereiten).
• Leichter Recruiting-Support: Stellen online stellen, Bewerbungen vorsortieren, Interviews koordinieren.

Qualifikation

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung im Backoffice, Office Management oder in der Assistenz, bestenfalls bringst du Erfahrung im Steuerfach mit.
• Sicherer Umgang mit MS Office/Google Workspace, insbesondere Excel; erste Erfahrung mit vorbereitender Buchhaltung oder DATEV ist ein Plus, kein Muss.
• Sehr strukturierte , sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise, Freude an Zahlen, Listen und Ordnung in Dokumenten.
• Kommunikationsstark, lernbereit und pragmatisch – du tauschst dich gern mit Steuerbüro, externer Agentur und Gründer aus und fragst nach, wenn etwas unklar ist.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und Bereitschaft, einige Tage im Monat vor Ort in der Region Monheim zu sein.

Benefits

• Verantwortungsvolle Schlüsselrolle eines wachsenden Unternehmens mit direktem Draht zur Geschäftsführung.
• Enge Zusammenarbeit mit erfahrenen externen Partnern in Buchhaltung und Payroll, inklusive strukturiertem Onboarding in alle relevanten Themen.
• Flexibles, remote-freundliches Arbeitsmodell mit vereinzelten Präsenztagen im Monat vor Ort in der Region Monheim (Zwischen DUS und CGN)
• Entwicklungsmöglichkeiten im Bereich Finance, HR und Office Management – inkl. Schulungen im Bereich Kommunikation & Interviews.