Office Manager

Über COTINGA

COTINGA ist eine der am schnellsten wachsenden Hausverwaltungsgruppen Deutschlands. Wir übernehmen mittelständische Hausverwaltungen und integrieren sie in eine gemeinsame, technologiegetriebene Plattform.

Unsere Mission: Hausverwaltung neu denken – durch operative Exzellenz, digitale Infrastruktur und skalierbare Prozesse.

Aufgaben

Deine Rolle

Als HR & Finance Operations Associate bildest du das organisatorische Rückgrat von COTINGA. Du sorgst dafür, dass unsere zentralen Abläufe in Personal- und Finanzadministration zuverlässig, termingerecht und strukturiert laufen – und leistest damit einen entscheidenden Beitrag für unser Wachstum.

In enger Zusammenarbeit mit dem Management Team betreust du sowohl unsere Mitarbeitenden als auch die zentralen Prozesse in HR und Finance.

Deine Aufgaben

Finance Administration

• Unterstützung bei Auslagen- und Spesenabrechnungen
• Prüfung, Sortierung und Ablage von Eingangsrechnungen, Belegen und Kreditkartenabrechnungen
• Vorbereitung der monatlichen Buchhaltungsunterlagen für unseren Steuerberater
• Pflege der Finanzdokumentation und Ablagestruktur

HR Administration

• Pflege von Mitarbeitendendaten und -dokumenten in Personio
• Vorbereitung der monatlichen Lohnläufe und Kommunikation mit dem Lohnbüro
• Erstellung und Anpassung von Arbeitsverträgen, Bescheinigungen und weiteren HR-Dokumenten
• Unterstützung bei Onboardings und Offboardings
• Verwaltung von Urlaubs- und Abwesenheitsanträgen

Allgemeine Organisation

• Schnittstelle zwischen HR, Finance und den Standorten
• Unterstützung bei der Einführung neuer Tools und Prozesse
• Enge Zusammenarbeit mit Geschäftsführung und Management-Team

Qualifikation

Dein Profil

• Abgeschlossenes Studium in BWL oder eine kaufmännische Ausbildung, z. B. als Steuerfachangestellte:r, Bürokauffrau/-mann, Personalkauffrau/-mann oder ähnliche Qualifikation
• 2–4 Jahre Berufserfahrung im administrativen oder buchhalterischen Bereich (z. B. Kanzlei, Mittelstand, Office Management oder HR)
• Sehr sorgfältige, strukturierte und verlässliche Arbeitsweise
• Grundverständnis für Buchhaltung und Personalprozesse
• Erfahrung mit Personio, DATEV oder ähnlichen Systemen von Vorteil
• Hohe Eigenständigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit
• Sehr gute Deutschkenntnisse

Benefits

Was wir bieten

• Eine zentrale Rolle im Rückgrat unserer Organisation
• Direkte Zusammenarbeit mit dem Management
• Hohe Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum
• Dynamisches, stark wachsendes Umfeld mit klaren Strukturen
• Kompetitives Gehaltspaket
• Flexible Arbeitszeiten und hybrides Arbeiten (remote oder HQ in Frankfurt)