Office Manager & Front Desk Lead (m/w/d)

Stellenbeschreibung:

Vollzeit (40Std./Woche) oder Teilzeit (35Std./Woche)

Deine Mission

Technologie ist unser Business, aber Menschen machen den Unterschied. Als unser neuer Office Manager & Front Desk Lead (m/w/d) bist Du nicht einfach nur am Empfang – Du bist die „gute Seele“ des Hauses, das erste Lächeln, das Gäste sehen, und die verlässliche Konstante für unser Team.

Zusammen mit Deinem Team hältst du die Fäden in der Hand. Du sorgst dafür, dass alle organisatorischen Abläufe optimal abgestimmt sind und unser Büro ein Ort ist, an dem wir produktiv und gerne arbeiten. Dabei übernimmst du die fachliche Führung des Office-Management-Bereichs: Du leitest und koordinierst eine weitere Teilzeitkraft im Office Management und übernimmst echtes Ownership für alle Prozesse, Standards und die kontinuierliche Weiterentwicklung. Du hast den Blick für Details, organisierst mit Leichtigkeit und bewahrst einen kühlen Kopf, wenn das Telefon klingelt und gleichzeitig der Postbote vor der Tür steht.

Das bist Du

Deine Aufgaben:

Dein Aufgabengebiet ist ein Mix aus klassischem Office Management, Facility-Koordination und administrativer Unterstützung:

Du besetzt den Empfang, begrüßt Besucher:innen, Kund:innen sowie Bewerbende und unterstützt zugleich deine Kolleg:innen als zentrale Anlaufstelle im Büroalltag. Du sorgst für eine erstklassige Bewirtung und bist unsere Visitenkarte – persönlich und am Telefon.
Du steuerst die Telefonzentrale, übernimmst den Posteingang/-ausgang und verwaltest unsere zentralen elektronischen Postfächer.
Du koordinierst Meetingraum-Buchungen – insbesondere für Geschäftsleitung und die secunet Cloud Unit – und steuerst unsere externen Dienstleister.
Regelmäßige Rundgänge, die Sicherstellung von Ordnung, die Organisation von Bestellungen, sowie die Frühstücksvorbereitung und Küchenorganisation gehören ebenfalls zu deinem Verantwortungsbereich.
Du unterstützt bei der Planung und Organisation interner Events wie Sommerfest, Weihnachtsfeier oder Officepartys und verwaltest die Bar-Kasse sowie die Bahn-Business-Accounts.
Du bestellst alles, was wir brauchen (Getränke, Obst, Büromaterial, Möbel).
Fällt Dir auf, dass etwas umständlich läuft? Dein Input zur Verbesserung unserer Büroabläufe ist ausdrücklich erwünscht! Darüber hinaus übernimmst du vielfältige organisatorische sowie administrative Aufgaben.

Das bringst Du mit:

Du hast eine kaufmännische Ausbildung erfolgreich abgeschlossen oder bringst eine vergleichbare Qualifikation mit.
Du hast bereits Berufserfahrung im Office Management, am Empfang oder in der Hotellerie gesammelt. Wenn du schon mal Dienstleister (Reinigung etc.) koordiniert hast, ist das ein großes Plus.
Du sprichst und schreibst exzellentes Deutsch (C1-Niveau) und kommunizierst auch auf Englisch (mind. B2) sicher mit unseren internationalen Kolleg:innen.
Du hast eine ausgeprägte Service-Mentalität („Gastgeber-Gen“). Du bist kommunikationsstark, empathisch und hast Freude am Umgang mit den unterschiedlichsten Menschen.
Du arbeitest strukturiert, eigenverantwortlich und bleibst flexibel, auch wenn der Tag mal anders läuft als geplant.

Was Dich bei SysEleven erwartet:

Bei SysEleven erwartet Dich ein diverses und offenes Umfeld, das Wissensaustausch ernst nimmt und sich kontinuierlich weiterentwickelt. Du wirst Teil eines Teams, das Wert auf echtes Miteinander legt, sich gegenseitig unterstützt und gemeinsam für ein professionelles, modernes und gleichzeitig herzliches Office-Erlebnis sorgt.

Du bekommst Einblicke in eine Tech-Company, die Teil der secunet-Gruppe ist und gleichzeitig ihre eigene Kultur lebt – pragmatisch, menschlich, verantwortungsbewusst.

Und natürlich: alle Vorteile unserer modernen Arbeitsumgebung, kurze Entscheidungswege und Kolleg:innen, die Lust auf Zusammenarbeit haben.

Kathleen Götze