Office Manager (gn)

Overview

Business Director - “Vermittler für freiberufliche Experten in Pharma & Biotechnologie – Innovation trifft auf Expertise.”

Für ein Pharma-Unternehmen in München suche ich derzeit einen/e Office Manager - Receptionist.

Aufgaben

• Besucher empfangen und weiterleiten, Anfragen bearbeiten und lokale Teams bei Bedarf unterstützen.
• Administrative Unterstützung für die deutsche Niederlassung: Beziehungen zu wichtigen Interessengruppen pflegen, Kommunikation, Lieferantenmanagement, Veranstaltungsplanung und -unterstützung sowie operative Aufgaben wie Kalender- und E-Mail-Postfachverwaltung übernehmen.
• Unterstützung bei Besprechungen, Konferenzen und Veranstaltungen im Büro: Möbel arrangieren, Catering organisieren und Branding und Dekorationen aufstellen.
• Unterstützung von Kollegen bei Onboarding- und Offboarding-Prozessen: Flüge buchen und Mobiltelefone einrichten.
• Sicherstellung der Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien und -verfahren des Unternehmens: Ausweise verwalten, Zugang kontrollieren und Gästelogs führen. Zusammenarbeit mit dem Global Security Operations Centre (GSOC), um notwendige Unterstützung und Informationen bereitzustellen.
• Vertretung des regionalen Facility-Teams: Implementierung von Unterstützungsprogrammen und -verfahren sicherstellen und als Bindeglied zwischen Facility Management und Dienstleistern fungieren.
• Nutzung des CAFM-Systems zur Protokollierung und Verfolgung von Facility-Anfragen und zur Koordination lokaler Projekte und Initiativen.
• Erfüllung von Compliance-Aufgaben: Gesundheits- und Sicherheitsinspektionen, Reinigungs- und Wartungskontrollen durchführen. Zusammenarbeit mit dem Reinigungspersonal zur Aufrechterhaltung hoher Servicestands.
• Als Notfallbeauftragter für das Büro fungieren: Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern, um während Notfällen die Einhaltung der Vorschriften und Sicherheit zu gewährleisten.

Anforderungen

• Vorherige Erfahrung in einer ähnlichen administrativen oder Facility-Management-Rolle ist wünschenswert, aber nicht zwingend erforderlich.
• Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten. Fließend in Deutsch und Englisch, schriftlich und mündlich.
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen sowie hohe Flexibilität.

Eine Anstellung in Teilzeit wäre ebenfalls möglich.

Haben Sie Interesse an dieser Stelle? Dann freue ich mich auf Ihre Bewerbung und ein interessantes Gespräch mit Ihnen.

Herzliche Grüße,
Stefan Blöchl

Dieser Geschäftszweig der SThree GmbH betreut die ausgeschriebene Stelle im Auftrag ihres Kunden.

HINWEIS: Alle übrigen Betitelungen und Zusatzzeilen zu anderen Positionen wurden entfernt, um den Fokus auf die beschriebene Rolle zu legen.