Office Manager (m/w/d)

Kurzüberblick

• Standort: Berlin
• Arbeitsmodell: Teilzeit (20 Stunden)
• Anstellungsart: Festanstellung

Aufgaben

• Verwaltung der täglichen Büro- und Studioarbeiten, einschließlich:
• Überwachung der Büro- und Studioarbeiten (Sitzungen, Küche, allgemeine Arbeitsbereiche)
• Vorbereitung des Büros für externe Gäste
• Unterstützung und Koordination von Büroevents, Studioproduktionen und Sitzungen
• Verarbeitung von Eingangs- und Ausgangsbriefen sowie Lieferungen
• Verwaltung von Rechnungen, Belegen und damit verbundenen Dokumenten gemäß Unternehmensrichtlinien und Vorschriften
• Einrichtung von Büro- und Studioarbeitsplätzen für neue Mitarbeiter
• Organisation und Wartung von Dateien und Archivsystemen (physisch und digital)

• Administrative Unterstützung für Mitarbeiter, einschließlich Terminvereinbarungen, Reisebuchungen und Dokumenten- oder Berichtsvorbereitung
• Kontakt für Bürobezogene Anfragen von Mitarbeitern
• Organisation von Catering, Versorgung und Logistik für Teamessen, Firmenveranstaltungen und besondere Ereignisse
• Verwaltung des COLORS-Kalenders, einschließlich Terminbuchungen und Firmenveranstaltungen
• Unterstützung bei der Vorbereitung von internen Kommunikationen zu Büro-Updates und -Veranstaltungen

• Überwachung und Verwaltung von Büro- und Studiozubehör, Kücheninventar und anderen notwendigen Artikeln (Kaffee, Snacks, Schreibwaren) innerhalb eines bestimmten Budgets
• Wartung von Büro- und Studiozubehör
• Koordination von Büro- und Studiowartung, Schlüssel und Reparaturen, Abstimmung mit Lieferanten, Dienstleistern und Vermietern, wie erforderlich
• Überwachung von Büro- und Studioausrüstung wie Druckern, Computern
• Überwachung von Beziehungen zu unserem Reinigungsdienst, um sicherzustellen, dass das Büro gut gepflegt ist
• Überwachung von Gesundheits- und Sicherheitsprotokollen und Verwaltung von Compliance-Records

Anforderungen

• Erprobte Erfahrung in der Büroverwaltung oder administrativen Rollen
• Starke Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch sind erforderlich, weitere Fremdsprachen sind willkommen
• Hoher Grad an Professionalität und Diskretion bei der Handhabung vertraulicher Informationen
• Exzellente Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten, die in der Lage sind, unabhängig zu arbeiten und Prioritäten effektiv zu setzen
• Starke Kenntnisse in G-Suite, Slack und Notion
• Fähigkeit, Budgets zu verwalten und mit Lieferanten zu verhandeln
• Positives Verhalten und die Fähigkeit, Herausforderungen in einer ruhigen, lösungsorientierten Weise zu bewältigen
• Person, die ihre authentische Persönlichkeit in den Arbeitsalltag bringt, ihre einzigartige Persönlichkeit und Stärken fördert und einen positiven und kollaborativen Arbeitsplatz schafft
• Starke Interesse und Leidenschaft für Musik und Einstellung zu beiden COLORS-Marken und dem breiteren Musik-, Kultur-, Bekleidungs- und Lifestyle-Landschaft

Vorteile

• Hoher Grad an Verantwortung, professionelle Autonomie und kreative Freiheit der Ausdrucksform
• Ein inspirierendes und motivierendes Arbeitsumfeld mit der Möglichkeit, eine Firma zu gestalten und eine globale Marke aufzubauen
• Fortlaufende Unterstützung durch unser Team für People & Culture, das wichtige Vorteile und Mitarbeiterinitiativen für Berlin, New York und London koordiniert