Office Manager (m/w/d) / Leitung Backoffice & Kanzleiorganisation

Unternehmen:

HAPEKO ist die erste Adresse für Fach- und Führungskräfte in Deutschland und unterstützt Unternehmen dabei, die besten Talente für ihre Anforderungen zu gewinnen. Mit über 20 Standorten bundesweit ist HAPEKO als Partner für berufliche Veränderung bestens etabliert. Unser Mandant ist eine renommierte, wirtschaftlich sehr solide aufgestellte Kanzlei mit Sitz in Münster. Mit über 50 Mitarbeitenden betreut die Kanzlei Mandanten unterschiedlichster Größen und Branchen und steht für fachliche Exzellenz, Verlässlichkeit und eine moderne Arbeitsweise. Eine professionelle, klar strukturierte Organisation trifft hier auf ein wertschätzendes, teamorientiertes Miteinander. Kurze Entscheidungswege, transparente Prozesse und ein hoher Qualitätsanspruch prägen den Arbeitsalltag. Zur weiteren Professionalisierung der internen Strukturen suchen wir nun eine Persönlichkeit, die das Backoffice strategisch wie operativ verantwortet. In dieser Schlüsselposition übernehmen Sie die Leitung und Organisation des gesamten Backoffice-Bereichs und damit die fachliche und disziplinarische Führung von fünf Mitarbeitenden. Sie stellen den reibungslosen Ablauf aller administrativen und kaufmännischen Prozesse (Buchhaltung, Personalwesen, Empfang) sicher und fungieren dabei als zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende wie auch für externe Dienstleister.

Aufgaben:

• Gesamtverantwortung für das Office Management sowie die Organisation und Weiterentwicklung des Backoffice
• Fachliche und disziplinarische Führung eines Teams von fünf Mitarbeitenden
• Steuerung und Überwachung der internen Buchhaltung sowie der Personalbuchhaltung in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern
• Verantwortung für sämtliche HR-Themen, u. a. Recruiting, Onboarding und Offboarding, Personal- und Zufriedenheitscontrolling sowie begleitende Social-Media-Maßnahmen
• Verantwortung für alle administrativen und verwaltenden Aufgaben der Kanzlei
• Sicherstellung effizienter Abläufe und reibungsloser Zusammenarbeit zwischen Kanzleileitung, Mitarbeitenden und externen Partnern

Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit Weiterbildung im Buchhaltungs-, Personal- oder Verwaltungsumfeld
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, bevorzugt in einer Kanzlei, Praxis oder einem vergleichbaren dienstleistungsorientierten Umfeld
• Idealerweise erste Erfahrung in der Führung von Mitarbeitenden
• Souveränes Auftreten, Durchsetzungsvermögen sowie eine ausgeprägte soziale Kompetenz
• Hohes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte, eigenständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• Diskretion, Loyalität und ein professioneller Umgang mit sensiblen Themen

Vorteile:

• vielseitiges, horizonterweiterndes Aufgabengebiet
• Flache, sympathische Hierarchien
• Attraktives Gehalt
• Flexible Arbeitszeiten
• Wertschätzendes Arbeitsklima
• 30 Tage Urlaub
• Verkehrsgünstig gelegen