Office Manager / Projektassistent (m/w/d)

Office Manager / Projektassistent (m/w/d) in Vollzeit

mit technischem Hintergrund und klarem Fokus auf Organisation und Controlling Unterstützung von Kunden-Projekten

Ausbildung & Background

• technische Ausbildung, idealerweise Studium Wirtschaftsingenieurwesen oder Wirtschaftsinformatik
• Erfahrung im Beratungs- oder Dienstleistungsumfeld
• Hohe Affinität zu Digitalisierung, CRM-Systemen und KI-gestützten Arbeitsweisen

Kernaufgaben (Fokus interne Projekte & Organisation)

• Planung, Organisation und Verwaltung unserer Kundenprojekte im CRM (CAS genesisWorld): Anlage, Strukturierung, Pflege von Projektakten, Aufgaben, Meilensteinen und Ressourcen
• Aufbau und laufende Weiterentwicklung eines einheitlichen Projekt- und Pipeline-Dashboards für die Geschäftsführung (z. B. Status, Auslastung, Forecast, Risiken)
• Nutzung von KI-Tools zur Aufbereitung von Informationen, Erstellung von Auswertungen und Optimierung von Standardabläufen (Reporting, Dokumentation, Follow-ups)
• Enge Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft: Termin- und Aufgabenmanagement, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings inkl. Protokollen und To-do-Verfolgung
• Berichtswesen und Controlling-Unterstützung: Vorbereitung einfacher Kennzahlen und Auswertungen zu Projekten, Pipeline und Auslastung, Mitarbeit am Auf- und Ausbau schlanker Controlling-Instrumente

Der Schwerpunkt der Position liegt klar auf Kunden-Projekten und internen Strukturen: Die Person soll unser internes Rückgrat für Organisation, CRM-Gestaltung, Reporting und Prozessoptimierung sein und die Geschäftsführung operativ wie analytisch entlasten - ohne eigene Beratungsmandate.

Profil der Wunschkandidatin / des Wunschkandidaten

• Strukturierte, analytische und sehr eigenständige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit CRM-Systemen, idealerweise CAS genesisWorld, sowie MS Office (insb. Excel, PowerPoint)
• Freude an Organisation, Prozessgestaltung und dem Aufbau effizienter Strukturen
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und hohes Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit geschäftskritischen Informationen

Rahmenbedingungen

• Standort: Berlin, überwiegend vor Ort
• Arbeitszeit: Vollzeit (38h)
• Start: frühestmöglich bzw. nach Vereinbarung
• Gehaltsrahmen: ca. ? brutto p. a. (abhängig von Erfahrung und Qualifikation)

ASA Dr. Kessel Beratungs- und Vermittlungsges. mbH
Döbelner Str. 4c
12627 Berlin
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