Office Manager

bitbase wie?

Das hören wir öfter. Natürlich nicht von unserem ständig wachsenden Kundenkreis aus mittelständischen Unternehmen, Konzernen und Verbänden. Denn die kennen uns oft schon aus vielen erfolgreichen Projekten. An denen wir in unserer schwäbischen Heimat Reutlingen ebenso arbeiten wie an Standorten in Berlin und Tunis, dem Silicon Valley Nordafrikas und seit kurzem auch in Indien.

Ok, und was macht ihr?

Kurz und knapp: Wir helfen Unternehmen auf allen Ebenen durch den Dschungel der Digitalisierung und der regulatorischen Anforderungen. Indem wir unseren Kundinnen und Kunden eine umfassende Unterstützung in Sachen Governance, Risk Management und Compliance bieten. Aber auch, indem wir Software-Lösungen für alle Sicherheits- und Qualitätsanforderungen entwickeln.
Und wenn dir noch was Neues einfällt, gerne auch das.

Und warum sollte ich bei euch anfangen?

Weil du bei uns wirklich was anfangen kannst. Nämlich echte Verantwortung und abwechslungsreiche Aufgaben übernehmen. Als Office Manager. Kein Head of Hamsterrad und kein Loop of Langeweile.

Und das soll ich alles allein machen?

Natürlich nicht. Du arbeitest gemeinsam mit einem Crossover-Team aus hoch qualifizierten Fachkräften der Software-Entwicklung, Betriebswirtschaft, Rechtswissenschaft, Systemtechnik, des Designs und der Konzeption. Wenn du mehr brauchst, sag einfach Bescheid, wir kümmern uns drum.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort in Teilzeit (25h) eine/n Office Manager/in (all genders) für unser Büro in Reutlingen.

Was wir dir bieten

Ein modernes, internationales Arbeitsumfeld in einer offenen und kollegialen Atmosphäre mit innovativer Technik sowie herausfordernden Themen mit hohem fachlichem Anspruch und konkretem Nutzen sowohl für dich, als auch für unsere Partner und Kundinnen und Kunden.

Darüber hinaus: Flexible Arbeitszeiten in einer 38-Stunden-Woche, Mobile Office, Smartphone möglich, subventioniertes Mittagessen, betriebliche Altersvorsorge, subventioniertes Fitness-Abo, Corporate Benefits, Team-Events, Job Rad. Außerdem - unser Mindset: Teamspirit, offene Türen, Du-Kultur, gelebte Vielfalt.

Deine Aufgaben

• Verantwortung für sämtliche administrativen Office-Tätigkeiten
• Empfang und Betreuung interner sowie externer Ansprechpartner/innen
• Organisation und Koordination von Serviceleistungen für Mitarbeitende
• Erste Ansprechperson für alle Themen rund um das Fuhrparkmanagement
• Planung und Durchführung von Reisen
• Verwaltung und Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
• Interne und externe Geschäftskorrespondenz
• Pflege und Aktualisierung interner Daten, Listen und Dokumentationen
• Überwachung und Optimierung organisatorischer Abläufe und Prozesse

Dein Talent

• Kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office-/Administrationsbereich
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise und hohe Zuverlässigkeit
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Diskretion und Sorgfalt
• Hohe Serviceorientierung und Freude am Umgang mit Menschen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (dringend erforderlich)
• Gute Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel)
• Technisches Grundverständnis für moderne Tools (z. B. Teams, Confluence, AI-Tools)

Sind wir ein Team? Dann melde dich bei uns

Wir freuen uns auf deine aussagekräftige Online-Bewerbung. Deine Ansprechpartnerin für diese Position ist Adlin Ruf vom People & Culture-Team.