Office Manager / Team Assistant (m/w/d) - Teilzeit (20h/Woche)

Wir suchen eine/n Office Manager/Team Assistant, der/die mit Herz und Engagement unser Münchner Office zu einem großartigen Arbeitsort macht.

Werde Teil unseres People Operations Teams und setze deine Talente im Office-, Event und HR-Management ein, um einen reibungslosen Büroalltag, eine einladende Atmosphäre und erstklassige Services für unser Team zu schaffen. Mit deinem Organisationsgeschick und deiner Serviceorientierung sorgst du dafür, dass sich alle Kolleginnen wohlfühlen und effizient arbeiten können.

In dieser Rolle bist du ein wichtiger Teil unseres Teams und übernimmst vor allem folgende Aufgaben:

Office Management

• Du bist die erste Ansprechperson in unserem Münchner Büro und sorgst dafür, dass sich Kolleginnen und Gäste wohlfühlen und alles haben, was sie brauchen.
• Du übernimmst die komplette Organisation des Bürobetriebs, inklusive Bestellungen und der Betreuung von Dienstleistern.
• Du übernimmst die Planung und Organisation von Events.
• Du unterstützt bei Aufgaben rund um das Rechnungsmanagement und Buchhaltung in Zusammenarbeit mit unseren externen Stakeholdern.

HR

• Du unterstützt unser Team bei zentralen People- und HR-Prozessen und sorgst für einen reibungslosen Ablauf.
• Du stellst die Einhaltung von HR-Richtlinien sicher und hilfst bei der Bearbeitung von HR-Anfragen.

Aufgaben

• Office Management: Du bist die zentrale Ansprechperson und sorgst dafür, dass unser Büro ein einladender, gut organisierter und produktiver Ort bleibt. Du trägst dazu bei, eine positive Stimmung im Büro zu schaffen und den Alltag reibungslos zu gestalten. Hier hast du viel Raum, um deine Kreativität einzubringen und neue Ideen zu verwirklichen.
• Eventmanagement: Du liebst es, Events – ob klein oder groß – zu organisieren und ihnen das gewisse Etwas zu verleihen. Dabei sorgst du dafür, dass alles rund läuft und besondere Momente entstehen.
• Zweisprachigkeit: Du sprichst fließend Deutsch und Englisch, sodass du problemlos mit Kolleginnen aus verschiedenen Teams kommunizieren kannst.
• Lernbereit und proaktiv: Du möchtest dich kontinuierlich weiterentwickeln und scheust dich nicht, Eigeninitiative zu zeigen. Du suchst aktiv nach Möglichkeiten, etwas beizutragen, und arbeitest gerne effektiv mit deinem Team zusammen.
• Starke Organisationsfähigkeit: Du kannst Aufgaben flexibel, effizient und mit einem Blick fürs Detail organisieren.
• Klare Kommunikation: Du weißt, wie man sowohl persönlich als auch schriftlich klar und effektiv kommuniziert.

Wichtig: Du solltest in München oder Umgebung wohnen und mindestens 4 Tage pro Woche im Büro arbeiten können.

Nice-to-haves

• Grundkenntnisse im HR-Bereich: Du hast idealerweise erste Erfahrung mit HR-Prozessen, und bist motiviert, dein Wissen im Bereich HR weiter auszubauen.

Was wir bieten

• Ein Job mit echtem Impact – wir helfen Menschen mit chronischen Erkrankungen.
• Ein internationales Team, das Lust hat, gemeinsam etwas zu bewegen.
• Top-Arbeitsausstattung & ein modernes Umfeld.
• Regelmäßige Team-Events – Sommer-Offsite, Weihnachtsfeier & mehr.
• Individuelles Weiterbildungsbudget sowie interne Trainings und Workshops.
• Empfehlungsprogramm mit attraktiven Bonus.
• Snacks & Getränke for free.
• Zwei Mal im Monat gibt’s Company-Lunch auf unsere Kosten.
• Mitarbeiterrabatte über die Redcare Pharmacy Group.
• Urban Sports Club Mitgliedschaft.
• Kleine Aufmerksamkeiten zum Geburtstag oder zu besonderen Anlässen.

Werte, die unsere Arbeit prägen

Bei smartpatient sind unsere Werte die treibende Kraft hinter allem, was wir tun. Wenn du einen Arbeitsplatz suchst, an dem du diese Prinzipien aktiv leben kannst, bist du hier genau richtig:

• Take Ownership: We empower our team to take charge and make impactful decisions.
• Create a Positive Impact: Every role contributes to improving the lives of millions—your work truly matters.
• Build Trustful and Respectful Relationships: Collaboration and respect form the backbone of our success.
• Be Brave and Challenge: We encourage creativity and bold ideas, fostering an environment where innovation thrives.
• Improve and Innovate: Continuous improvement is in our DNA as we strive to grow as individuals and as a company.
• Be Flexible und Open to Change: We embrace change, swiftly adapting to evolving needs to deliver innovative solutions that enhance the quality of life for those living with chronic diseases.

Wenn diese Werte mit dir resonieren, laden wir dich ein, dich noch heute zu bewerben und mit uns jeden Tag etwas zu bewegen!