Office Manager / Team Assistenz

Über uns:

Wir sind ein führendes Unternehmen in der Bauindustrie mit Sitz in Frankfurt, Hamburg und in der Nähe von München, das sich auf innovative und nachhaltige Bauprojekte spezialisiert hat. Unser Team besteht aus engagierten Fachleuten aus den Bereichen Planung, Baumanagement und Immobilienberatung, die gemeinsam an der Realisierung anspruchsvoller Bauvorhaben arbeiten.

Aufgaben

Kernaufgaben

• Assistenz der Geschäftsführung
• Organisation des Backoffice
• Personalverwaltung
• vorbereitende Buchhaltung

Einzelaufgaben

• Erstkontakt für Geschäftspartner via f2f, Mail, Phone
• Terminorganisation
• externer Schriftverkehr
• Layout-bearbeitung von PowerPoint-Präsentationen
• Managen von Fristen
• EDV-und Papier-Ablage pflegen
• Organisation des Office in Hamburg und Frankfurt, deren Bedarf und Ausstattung
• Erstellen und Pflegen von Personalakten inkl. Stammblätter
• Vorbereiten von Arbeitsverträgen
• Managen des Urlaubsplaners Personizer
• Konten in Reisekosten-APP anlegen
• Schriftverkehr in allen Personalangelegenheiten
• AU-Bescheinigungen managen
• Organisieren des Onboardings neuer Mitarbeiter
• Mitwirkung bei der vorbereitenden Buchhaltung
• Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung des Steuerberaters
• Unterstützung im Außenauftritt der Firmengruppe
• Organisation von Events extern / intern
• Angebote versandfertig erstellen
• Prüfen und Verwalten der Ausschreibungs-portale
• Portale identifizieren (z. B. VOF)
• Anmeldung bei Portalen und Administration
• Verwaltung der Ausschreibungsvorlagen (Ordnerstruktur)
• Angebote erstellen

Qualifikation

Kompetenzen

• Hands-on Mentalität und lösungsorientiertes Vorgehen zeichnen dich aus.
• Du hast deine Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder im Hotelfach abgeschlossen.
• Du besitzt eine hohe Zahlenaffinität und für dich ist der Umgang mit Zahlen ein geübtes Metier.
• Du bist bereits seit mehr als 2 Jahren in vergleichbarer Tätigkeit zuhause.
• Du besitzt ausgezeichnetes Zeitmanagement und hast Erfahrung in administrativen Tätigkeiten.
• Organisationstalent zählt zu deinen Stärken.
• Du bist kommunikationsstark und besitzt ausgeprägte Kundenorientierung.
• Mit Kunden und Kollegen kannst du sicher auf deutsch und englisch und kommunizieren.
• Der Erhalt des Teamspirits ist dir sehr wichtig.
• Du beherrschst Microsoft Office 365.

Benefits

• Ein dynamisches und kreatives, familiäres Arbeitsumfeld und motivierte Kollegen
• Flache Hierarchien, offene Kommunikation und kurze Entscheidungswege
• verschiedene Arbeitszeitmodelle und temporäres mobiles Arbeiten
• berufliche Entwicklungschancen durch Weiterbildungsmöglichkeiten
• zusätzlich zu ihrem Gehalt bieten wir finanzielle Zusatzleistungen, wie z. B. Altersvorsorge, Fahrkostenzuschuss und Gesundheitsvorsorge

Bewerbung

Wenn Sie Interesse an dieser spannenden Herausforderung haben, senden Sie bitte Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse, Portfolio).

Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!