Office Manager & Team Assistenz (m/w/d)

Your tasks

Für unser wachsendes Team in Aachen-Brand suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen engagierten, flexiblen Office Manager & Team Assistenz (m/w/d). Möchten Sie die Organisation unseres Büros übernehmen und unsere Mitarbeitenden aus verschiedenen Unternehmensbereichen bei administrativen Aufgaben unterstützen? - Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten

• Ansprechpartner für alle organisatorischen Belange in unserem Büro einschließlich Beauftragung von Reparaturen und Wartungsarbeiten, Koordination von Entsorgungen, sowie Sicherstellung der Funktionsfähigkeiten von Büroeinrichtungen
• Erster Ansprechpartner für den Vermieter, Reinigungsfirma und weitere Dienstleister im Zusammenhang mit dem Office Management
• Beschaffung von Büromaterial, sowie Verbrauchsartikeln wie Kaffee, Milch, Reinigungsmittel, etc
• Übernahme der Telefonzentrale und Pflege des Info-E-Mail-Accounts
• Administrative Unterstützung jeglicher Art in den verschiedenen Unternehmensbereichen.
• Koordination und Organisation von (internen und externen) Meetings und Events
• Unterstützung bei der Reiseorganisation
• Erfassung von Anforderung für die Erstellung von Bestellungen in Business Central
• Koordination von Vertragsfreigaben und Ablage gültiger Verträge
• Unterstützung beim Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter

Your profile

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder nachweisbare vergleichbare Qualifizierungen
• Mehrjährige Berufserfahrung in der (Team)-Assistenz, Büroassistenz ggfs. im Pharma- oder Gesundheitsbereich
• Sehr gute Englisch- und Deutsch-Kenntnisse
• Souveräner Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen
• Ein hohes Maß an Flexibilität
• Eine Arbeitsweise, die durch Zuverlässigkeit und Selbstständigkeit gekennzeichnet ist
• Gutes Zeitmanagement und eigenständige Priorisierung
• Organisationsvermögen, Spaß an Projektarbeit und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Freude an der Arbeit mit unterschiedlichen Schnittstellen sowie ein sicheres Auftreten
• Interesse und Bereitschaft sich in neue Sachverhalte und Themen einzuarbeiten

Why us?

• Kurze Kommunikationswege, offene Türen und hilfsbereite, engagierte Kollegen
• Flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit von Home-Office (2 Tage / Woche)
• 30 Tage Urlaub
• Betriebliche Zusatzkrankenversicherung und betriebliche Altersversorgung
• Moderne Büroräume mit Tiefgaragenstellplätzen in Aachen-Brand mit guter Anbindung direkt an der A44

PAION contact details

Möchten Sie in einem internationalen und dynamischen Umfeld arbeiten und eine aktive Rolle spielen? Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, vorzugsweise über die Karriereseite oder per E-Mail

Haben Sie noch Fragen, dann schicken sie uns eine E-mail