Office Manager und Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) Teilzeit

Kardorff ist ein führendes Lichtplanungsbüro – herausragend, international, innovativ.

Wir sind ein Team aus über 25 ArchitektInnen, IngenieurInnen und Produktdesignern. Wir sind spezialisiert auf Kunst- und Tageslichtplanung.

Wir suchen Dich zur Erweiterung unseres Teams in Berlin als Office Manager und Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Teilzeit (25 – 30 Stunden).

Was Sind Deine Aufgaben

• Verantwortung über die gesamten organisatorischen Abläufe im Bereich Office
• Gewährleistung eines reibungslosen Büroalltags bspw. durch vorausschauende Büroorganisation, Koordination von Lieferanten und Dienstleistern, Materialbestellungen
• Als Allrounder bist du eine Unterstützung für unser gesamtes internationales Team, der mit Freude sowohl große Aufgaben meistert, aber auch die kleinen Dinge gern erledigt wie bspw. die Pflege unserer Kontakte, Vor- und Nachbereitung von Meetings, anspruchsvolle Recherchetätigkeiten, Reisebuchungen, Optimierung von Prozessen
• Mit deiner freundlichen, offenen und verbindlichen Art bist du zentrale/r Ansprechpartner/in bspw. für Fragen seitens unserer Auftraggeber und Kollegen/Kolleginnen und unterstützt bei der Klärung sämtlicher Themen mit unserem Vermieter und Dienstleistern. Unsere Gäste empfängst Du herzlich und souverän
• Du übernimmst klassische Sekretariatsaufgaben wie bspw. Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Verwaltung von Terminen, Vorbereitung von Meetings inkl. Erstellung von Präsentationen, Pflege unserer Ablagestruktur sowie die Organisation der internen Dokumentation
• Neben der Unterstützung für das Projektteam arbeitest du eng mit der Geschäftsführung und dem Controlling insbesondere bei administrativen Themen zusammen wie bspw. Vorbereitung von Dokumenten, Abrechnung und Zuordnung von Projektreisen und Unterstützung bei der Erstellung von Reporten

Was Überzeugt Uns

• Eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement oder Hotelfachfrau/Hotelfachmann mit mehrjähriger Erfahrung
• Du verfügst über verhandlungssichere Deutschkenntnisse (C2) und fließende Englischkenntnisse (mindestens C1) in Wort und Schrift
• Du besitzt ein hohes Verantwortungsbewusstsein für den eigenen Aufgabenbereich sowie Flexibilität, Sorgfalt und Zuverlässigkeit
• Deine sehr gute Organisationsfähigkeit kombinierst du mit einer strukturierten, effizienten und lösungsorientierten Arbeitsweise
• Du bist kommunikationsstark, denkst mit und bist ein Teamplayer
• Im Umgang mit den Office-Anwendungen Word, Excel, Outlook und PowerPoint bist du versiert und souverän
• Du fühlst Dich in einem kreativen, sehr aktiven Umfeld wohl

Was Bieten Wir

• Ein hoch motiviertes, professionelles Team mit spannenden und abwechslungsreichen Aufgaben im internationalen Umfeld
• Ein Arbeitsumfeld, das Teamgeist, gute Ideen und nachhaltige Ansätze lebt und fördert
• Die Möglichkeit, von Beginn an Verantwortung zu übernehmen, Deine Fähigkeiten einzubringen und auszubauen
• Eine familienfreundliche Unternehmenskultur durch flexible Arbeitszeiten sowie 30 Tage Urlaub
• Gemeinsame Aktivitäten im Büro, auf unserer Dachterrasse und auf Ausflügen
• Ein großartiges Büro mit Blick über die Dächer Charlottenburgs

Wir sind neugierig und freuen uns sehr auf Deine Bewerbung mit Angabe Deiner Gehaltsvorstellung.