Office Manager - Verwaltung & Standortorganisation (m/w/d)

3defacto wurde im Jahr 2000 als Startup für Ingenieurdienstleistungen gegründet. Heute beschäftigt das inhabergeführte Unternehmen 80 festangestellte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. 3defacto konstruiert und baut außergewöhnliche Maschinen und Anlagen, stets mit dem Prädikat “Made in Germany”.

Aufgaben

• Standortverwaltung: Eigenverantwortliche Organisation aller anfallenden Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben am Standort "Hauptsitz Technikum – Mühltal".
• Wareneingang & Bestellmanagement: Annahme und Prüfung von Wareneingängen, Buchung und Abgleich von Lieferscheinen, Rechnungskontrolle im Abgleich mit Bestellungen sowie Zuordnung der Waren zu Lagerplätzen und Projekten.
• Kundenabrechnung & Lieferantenbestellung: Erstellung von Ausgangsrechnungen an Kunden sowie Bestellungen an Lieferanten.
• Dokumentenmanagement: Strukturierte Ablage und Verwaltung interner Korrespondenz, projektbezogenen Unterlagen und organisatorischen Dokumenten.
• Posteingang & Digitalisierung: Bearbeitung der Eingangspost sowie Digitalisierung relevanter Unterlagen.
• Organisation: Ansprechpartner*in für zentrale Themen wie Fuhrparkmanagement, Urlaubsplanung sowie eigenständige Vorbereitung von Besprechungen am Standort – verbunden mit der aktiven Unterstützung bei weiteren allgemeinen Anliegen.
• Kommunikation & Telefonzentrale: Souveräne schriftliche Korrespondenz sowie professionelle Annahme und Weiterleitung von Anrufen.
• Koordination: Zusammenarbeit und Abstimmung mit dem Sekretariat am Nordstandort.
• Reisemanagement: Unterstützung bei der Überprüfung von Reisekosten sowie teilweise Organisation und Abrechnung von Dienstreisen.
• Assistenz: Übernahme organisatorischer Unterstützungsaufgaben mit Entwicklungsperspektive in Richtung Assistenz.

Profil

• Qualifikation: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung: Berufserfahrung in gleicher oder ähnlicher Funktion – idealerweise im Büromanagement mit hoher Verantwortung sowie Kenntnisse in Verwaltungsorganisation und vorbereitender Buchhaltung.
• Fachkenntnisse: Ausgeprägte digitale Kompetenz, sicherer Umgang mit MS Office sowie Offenheit für moderne Kommunikationstechnologien und digitale Tools.
• Arbeitsweise: Hohe Eigenmotivation, prozess- und lösungsorientiertes Denken sowie eine strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise – Offenheit für digitale Tools und KI-gestützte Prozesse ist ausdrücklich willkommen.
• Soft Skills: Loyalität, Diskretion, Teamfähigkeit und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein.
• Sprachkenntnisse: Sicheres Kommunikationsvermögen und gute Ausdrucksfähigkeit in deutscher und englischer Sprache.

Wir bieten

• Sicherer Arbeitsplatz: Langfristige, unbefristete Anstellung.
• Freiräume: Raum für Eigeninitiative, Kreativität und innovative Lösungen.
• Abwechslungsreiche Tätigkeit: Spannende und herausfordernde Aufgaben.
• Attraktive Vergütung: Überdurchschnittliche Bezahlung.
• Flexibilität: Mobiles Arbeiten und individuelle Arbeitszeitmodelle.
• Sozialleistungen: Gute Sozialleistungen (z. B. VWL, bAV) und ein angenehmes Arbeitsumfeld.
• Weiterbildung: Möglichkeiten zur Weiterbildung und Qualifizierung.
• Urlaub: 30 Tage Jahresurlaub.
• Zusatzleistungen: Kostenfreie Parkmöglichkeiten, Ladesäulen für E-Autos und kostenfreie Getränke (Wasser und Kaffee).

Important note

Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non-EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.