Office Mitarbeiter/in Backoffice & HR (m/w/d)

ProtocolHero baut die Plattform, die Handwerksbetriebe von Papier, Chaos und Excel befreit. Unser Ziel ist klar: Dokumentation und Prüfprotokolle sollen so einfach werden, dass sie im Arbeitsalltag ganz selbstverständlich nebenbei entstehen. Schnell, sauber, nachvollziehbar und bereit für Kunden, Abnahme, Versicherung und im Zweifel auch für den Streitfall.

Dafür entwickeln wir eine moderne SaaS speziell für das Handwerk, mit starken Vorlagen, klaren Workflows und AI Funktionen, die wirklich Zeit sparen. Wir suchen keine klassische Assistenz, sondern eine mitdenkende, strukturierte und durchsetzungsstarke Persönlichkeit als operatives Rückgrat. Du bist zentrale Anlaufstelle für Organisation, Backoffice, HR und vorbereitende Buchhaltung, inklusive Belegerfassung und Kontierung, und sorgst mit klarer Priorisierung dafür, dass im Alltag alles läuft. Viel Verantwortung, echter Gestaltungsspielraum, kurze Wege und sehr guter Entwicklungsperspektive.

Office und Backoffice Verantwortung

Du hältst unsere internen Abläufe stabil und sorgst für klare Strukturen im Tagesgeschäft, von Dokumentenablage bis Termin und Reisemanagement.

Vorbereitende Buchhaltung und Controlling

Du erfasst Belege, bereitest sie sauber auf, kontierst korrekt, behältst Budgets im Blick und arbeitest eng mit Steuerkanzlei und verantwortest die Buchhaltung zusammen.

HR Administration und Recruiting Support

Du unterstützt bei Personalsuche und Bewerber Screening, koordinierst Interviews, pflegst Unterlagen, übernimmst Urlaubsplanung und Zeiterfassung, unterstützt die Lohnbuchhaltung und wirkst bei Vertragsunterlagen mit, auch für Kooperationen im Bereich Social Media und externe Partner.

Kommunikation und Schnittstellen Management

Du bist erste Anlaufstelle für Inbound Anrufe und E Mails, koordinierst Anliegen intern, übernimmst bei Bedarf erste Support Rückfragen von Kunden und Interessenten und sorgst für saubere Übergaben.

Organisation von Events und Reisen

Du planst Messen und Events organisatorisch, buchst Reisen und koordinierst Logistik, auf begleitest uns mit vor Ort.

Präsentationen und Datenarbeit

Du erstellst Präsentationen, bereitest Inhalte für Termine vor und unterstützt teamübergreifend bei strukturierter Datenerfassung und Pflege.

Unterstützung der Geschäftsführung und Entwicklungsperspektive

Du entlastest die Geschäftsführung in operativen und ausgewählten strategischen Themen. Perspektivisch kannst du dich entweder in Richtung Assistenz der Geschäftsführung weiterentwickeln oder bei entsprechendem Interesse und Performance schrittweise Verantwortung als People und Culture Managerin übernehmen, inklusive Aufbau von HR Prozessen, Kulturthemen und interner Team Organisation.

Erfahrung und Ausbildung

Mehrjährige Berufserfahrung im Backoffice, Office Management, HR Administration oder vorbereitender Buchhaltung. Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, zum Beispiel Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufleute, Steuerfachangestellte oder ein passendes Studium im Bereich BWL, Personal oder ähnliches.

Buchhaltung und Zahlenverständnis

Sicher im Umgang mit Belegerfassung, Kontierung und vorbereitender Buchhaltung. Begriffe wie BWA, Kostenstellen, Zahlungsflüsse und Budgetkontrolle sind keine Fremdwörter für dich. Idealerweise Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Steuerkanzleien und in der Vorbereitung der Lohnbuchhaltung.

Tool Fit und Datenkompetenz

Routine mit Tools wie DATEV, Lexoffice oder Buchhaltungsbutler. Sehr sicher in Excel, inklusive Datenpflege, Formeln und sauberer Auswertung. Generell hohe Tool Affinität und Freude daran, Prozesse digital abzubilden.

Kommunikation und Arbeitsweise

Du sprichst fließend Deutsch auf muttersprachlichem Niveau und sehr gutes Englisch. Du arbeitest strukturiert, diskret und verbindlich, und du kommunizierst klar mit Team, Kunden und externen Stellen.

Ownership und Durchsetzung

Hands on Mentalität. Du siehst, was fehlt, priorisierst pragmatisch und setzt Themen sauber um, auch wenn nicht alles vorgegeben ist. Du kannst freundlich, aber klar sein, wenn es nötig ist.

Recht und Verträge als Plus

Hilfreich sind Grundkenntnisse in Vertragsverwaltung oder Vertragsgestaltung, etwa für Arbeitsverträge, Freelancer Vereinbarungen oder Social Media Kooperationen.

Nice to have

Führerschein Klasse B wünschenswert. Interesse an Technologie, Automatisierung, AI Tools und Startup Umfeld. Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen und perspektivisch in Richtung People und Culture oder als Assistenz der Geschäftsführung weiter zu wachsen.

Vorteile

• Produkt mit echtem Nutzen und starkem Markt, hoher Kundenzufriedenheit
• Kurze Wege, schnelle Entscheidungen, wenig Politik, Startup Tempo
• Viel Gestaltungsspielraum in Backoffice, HR und vorbereitender Buchhaltung
• Modernes Büro in Köln, office first, homeoffice friendly je nach Aufgabenlage
• Moderne Ausstattung und passende Tools für produktives Arbeiten
• Weiterbildung durch Schulungen
• Klare Entwicklungsperspektive Richtung Assistenz der Geschäftsführung oder People und Culture Managerin
• Teamkultur mit Spirit, hohe Eigenverantwortung, kein Micromanagement