Office Services Coordinator (Part-Time)

Stellenbeschreibung:

The Role

Do you thrive on enhancing the productivity of an international team in Darmstadt? Are you adept at implementing and optimizing processes to streamline team workflows? If you have a passion for Office & Team Support and are comfortable navigating Finance and HR tasks, we want to hear from you!

Position Details

We are seeking a part-time (20 hours / week) Office Services Coordinator for a one-year, in-person contract.

Your Role and Responsibilities

Support the Country Manager in daily administrative and operational tasks
Act as the main point of contact for office-related matters
Manage office supplies, equipment, and facilities
Coordinate meetings, travel arrangements, and team-events
Support month-end reporting and assist in the preparation of presentations and business reviews
Assist with onboarding of new employees and HR-related tasks
Liaise with internal departments and external vendors
Ensure compliance with local regulations and company policies
Maintain accurate records and documentation for compliance
Handle general correspondence in English and German
Perform any other duties assigned

What We’re Looking For

You have a commercial education as well as professional experience in the above-mentioned areas of responsibility
You can work independently with minimal direction in a dynamic and international environment
You take initiative and you can think outside the box
You have strong organizational and project management skills with the ability to adapt, pivot and prioritize when necessary
You can communicate strongly with various levels of staff, including senior management and executives
Confident and effective handling of Microsoft Office applications
Can communicate fluently in German and English in writing and verbally

What You Can Expect With Us

Independent work, flexible working time models
Training opportunities & numerous employee benefits
30 days vacation
Health and wellness programmes (fitness, yoga, mindfulness, nutrition)

Office Administrator Teilzeit (German)

Owned by Tokyo-based Rakuten and headquartered in Toronto, Rakuten Kobo Inc. is one of the world’s most innovative eReading services offering more than 6 million eBooks and audiobooks to millions of customers in 190 countries.

Deine Aufgaben bei uns

Enge Zusammenarbeit und Unterstützung des lokalen Country-Managements
Eigenverantwortliches Führen des Office Managements
Unterstützung bei Monatsabschluss (u.a. Rechnungsprüfung) und Reporting
Erstellung und Vorbereitung von Präsentationen in englischer Sprache
Steuerung und Abstimmung mit Lieferanten und (Facility-)Dienstleistern
Koordination von Meetings, Reisen und Teamevents
Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter und bei allgemeinen HR-Themen
Sicherstellung der Einhaltung von Compliance-Themen (u.a. Arbeitssicherheit) und Unternehmensrichtlinien
Zusammenarbeit mit internen Abteilungen und externen Lieferanten
Bearbeitung der allgemeinen Korrespondenz in Englisch und Deutsch
Sonstige administrative Aufgaben

Damit überzeugst Du uns

Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder ein Studium absolviert sowie Berufserfahrung in den oben genannten Aufgabenbereichen
Du bist es gewohnt, selbstständig und eigeninitiativ zu arbeiten und über den Tellerrand hinaus zu schauen
Außerdem zeichnest du dich durch eine strukturierte Arbeitsweise aus und überzeugst uns als ausgeprägtes Planungs- und Organisationstalent mit einer Flexibilität für die täglichen Aufgaben
Du arbeitest gerne in einem internationalen Team und für dich ist es kein Problem mit unterschiedlichen Gesprächspartnern zu kommunizieren und souverän aufzutreten
Du überzeugst mit Deiner positiven Ausstrahlung und Deiner hohen Dienstleistungsbereitschaft
Sicherer und effektiver Umgang mit Microsoft Office-Anwendungen
Sehr gute Deutsch und (gute) Englischkenntnisse in Wort und Schrift