People Operations Specialist (m / w / d)

Das erwartet dich

Du bist das operative Rückgrat unserer People-Funktion. Durch deine Arbeit stellst du sicher, dass Mitarbeitende eine reibungslose und professionelle Employee Experience haben. Du verantwortest die Prozesse, die unser Unternehmen am Laufen halten : von Payroll und Verträgen bis zu Benefits und Events. Dabei arbeitest du eng mit People Development & Culture zusammen.

Deine Rolle

• Vorbereitende Lohnbuchhaltung & People-Administration : Verantwortlich für die Zusammenstellung aller relevanten Daten für die monatliche Lohnverarbeitung, Pflege von Mitarbeitendenunterlagen sowie Unterstützung bei Verträgen und Benefits-Administration.
• Weiterentwicklung von Unternehmensrichtlinien & Guidelines : Pflege und Aktualisierung von Policies und Kostenrichtlinien zur Sicherstellung klarer, transparenter und effizienter Abläufe im Unternehmen.
• Koordination des Recruiting-Prozesses : Organisation des Interviewprozesses inklusive Terminierung, Kommunikation mit Kandidat : innen und Abstimmung mit dem Hiring Team.
• Mitarbeitendenumfragen & People Insights : Planung, Durchführung und erste Auswertung von Mitarbeitendenumfragen sowie Mitarbeit an Folge-Maßnahmen zur Steigerung von Zufriedenheit und Zusammenarbeit.
• Koordination von Unternehmens- und Team-Meetings : Planung, Terminierung und Organisation von All-Hands-, Leadership- und Team-Meetings inkl. interner Kommunikation, Vorbereitung von Inhalten, Abstimmung mit Stakeholdern und Sicherstellung strukturierter Follow-ups.
• Team- & Company-Events : Planung, Organisation und operative Umsetzung von Offsites, Team Days und Company Events (Logistik, Kommunikation, Budget).
• Dokumentation & Workflow-Management in Personio : Pflege von Prozessen, Workflows, Templates und Mitarbeitendendaten in Personio, um effiziente und skalierbare Abläufe im People-Bereich sicherzustellen.
• Qualität & Compliance : Sicherstellung von Genauigkeit, Konsistenz und Konformität in allen People Operations Prozessen.

Dein Profil

• Hohe Genauigkeit sowie strukturierte und prozessorientierte Arbeitsweise
• Erfahrung im HR-Operations-, Office- oder Administrationsbereich
• Sicherer Umgang mit Tools (Notion, Personio, Slack, Google Workspace)
• Zuverlässig und organisiert
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch
• Proaktiv mit dem Wunsch, Prozesse kontinuierlich zu verbessern
• Freude daran, Mitarbeitende zu unterstützen und eine hochwertige Employee Experience zu schaffen

Warum wir?

Bei aleno zählt mehr als nur der Job. Wir wollen, dass du dich wohlfühlst, wachsen kannst und deine Arbeit im Einklang mit deinem Leben steht. Deshalb bieten wir dir :

Flexible Arbeitsbedingungen

Arbeite so, wie es zu deinem Leben passt - mit Homeoffice-Möglichkeiten, Reiseoptionen in der DACH-Region und modernen Tools für remote Collaboration.

Option auf Remote-Arbeiten im Ausland

Wir prüfen aktuell Modelle, die es dir ermöglichen, für eine bestimmte Zeit pro Jahr auch im EU-Ausland zu arbeiten. So kannst du Beruf und persönliche Freiheit noch besser verbinden.

Inspirierende Arbeitsorte

Nutze unsere schönen Coworking-Spaces im Herzen von München und Berlin oder unser Büro in Zürich – oder finde deinen Flow im Homeoffice.

Gemeinsame Erlebnisse

Von lokalen Team-Events bis zu internationalen Company Gatherings – wir legen Wert auf echten Austausch, Inspiration und gemeinsame Erlebnisse.

Attraktive Vorteile

Profitiere von unserem Corporate Benefits Programm, exklusiven aleno-Mitarbeiterangeboten und einem monatlichen Sachbezug von 50 €, der dir zusätzlichen Freiraum gibt.

Erholung & Ausgleich

Genieße 29 Urlaubstage plus zusätzliche Sonderurlaubstage – weil wir wissen, dass gute Ideen auch Pausen brauchen.

Fair & zukunftsorientiert

Dich erwartet ein fixes Gehalt mit Bonusmodell sowie ein Compensation Package inklusive Equity-Optionen – klar, transparent und mit Blick auf deine Zukunft.

Wachstum & Entwicklung

Wir investieren in dich : durch Lernmöglichkeiten, Wissenstransfer im Team und die Chance, Verantwortung in einem wachsenden Scale-up zu übernehmen.

Wellbeing & Balance

Deine Gesundheit und dein Wohlbefinden liegen uns am Herzen – ob durch flexible Arbeitsgestaltung, Pausenräume zum Auftanken oder Initiativen für körperliches und mentales Wohlbefinden.

Rahmenbedingungen

Arbeitsort: Berlin

Start: Ab sofort

Pensum: Vollzeit oder Teilzeit, flexible Arbeitszeiten zwischen 8 und 18 Uhr

Bewerbungsprozess

Klingt nach dir? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung!

Wir bemühen uns, den gesamten Prozess innerhalb von zwei Wochen abzuschließen und melden uns schnellstmöglich bei dir.

Über uns

aleno wurde 2014 in Zürich von einem Team gegründet, das selbst erlebt hat, wie herausfordernd es sein kann, ein Restaurant zu führen. Die Lösung? Ein digitales Tool, das Abläufe vereinfacht und die Gastronomie smarter macht - damit Gastgeber*innen mehr Zeit für das haben, was wirklich zählt : ihre Gäste.

Heute ist aleno eine cloud basierte Lösung, die Restaurants und Hotels dabei unterstützt, Prozesse effizient zu gestalten und die Umsätze deutlich zu steigern – von der Tischreservierung mit No-Show-Vermeidung, über personalisiertes Gästemarketing bis hin zu intelligentem Management-Reporting. Mit dem gezielten Einsatz künstlicher Intelligenz fördern wir gastgeberische Exzellenz, entlasten operative Teams und stärken den wirtschaftlichen Erfolg unserer Kunden. Dabei stehen Menschlichkeit und Kundennähe für uns immer im Mittelpunkt.

Was uns besonders macht? Unsere enge Verbindung zur Branche und unser gemeinsamer Antrieb, die Hospitality zukunftsfähig zu gestalten.