People & Operations Specialist (m/w/d)

Deine Mission bei Clockodo: Als People & Operations Specialist übernimmst du Verantwortung für die wichtigsten internen Prozesse in den Bereichen Finance, HR und Office Operations. Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen, strukturierst Abläufe, koordinierst Themen im Hintergrund und sorgst dafür, dass unser Team im Tagesgeschäft bestmöglich unterstützt wird. Du arbeitest eigenverantwortlich, organisiert und mit klaren Zuständigkeiten. Dabei nutzt du moderne Tools, hast Freude an Struktur und bringst Dinge zuverlässig zu Ende. Deine Arbeit schafft spürbare Entlastung für das gesamte Unternehmen. Mit der Zeiterfassung Clockodo begleiten wir seit 2011 tausende Unternehmen auf ihrem Weg in die digitale Arbeitswelt. Wir entwickeln Cloud-Software, mit der kleine und mittlere Unternehmen ihre Zeiterfassung digitalisieren, damit sie den Kopf für die wichtigen Dinge freihaben. Denn Zeit ist unser wertvollstes Gut. Deine Aufgaben Finance & Accounting Operations: Prüfung von Eingangsrechnungen und Vorbereitung von ZahlungenZuordnung und Upload von Belegen ins DATEV-SystemKlärung von Rückfragen der SteuerberatungBearbeitung und Weiterleitung der PostHR Operations: Pflege von Personalstammdaten und administrativen UnterlagenVorbereitung und Organisation von Bescheinigungen, Abrechnungsunterlagen und formalen MeldungenPrüfung von Zeiten, Pausen und AbwesenheitenVerwaltung von Benefits wie Dienstrad oder Corporate FitnessRecruiting-Organisation (erste grobe Vorqualifikation nach klaren Kriterien, Terminkoordination, Veröffentlichung von Stellenanzeigen)Onboarding & Offboarding (Equipment, Zugänge, Checklisten, Koordination mit Fachbereichen)Office & Operations Management: Ansprechpartner:in für Vermieter und Reinigungsdienst – inkl. Befugnissen für AbsprachenSicherstellung und Kommunikation unserer Office- und Clean-Desk-StandardsBestellungen von Verbrauchsmaterial und Organisation rund um das BüroBuchung von Reisen und FortbildungenPlanung und Organisation von Team-Events, Weihnachtsfeier und WorkationVerwaltung unseres Equipments (Asset Management)Koordination von Pflichtschulungen wie Erste HilfeOrganisation von Geburtstags- und Jubiläumsgeschenken Das bringst du mit Must-haves Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle (People Ops, HR-Admin, Office/Ops Management o. ä.)Hohe digitale Kompetenz und Routine im Umgang mit modernen Tools (z. B. Personio, DATEV Cloud, Microsoft Teams)Selbstständige, strukturierte und sehr zuverlässige ArbeitsweiseKlare, freundliche und professionelle KommunikationFreude daran, interne Abläufe zu organisieren, zu priorisieren und zu verbessernVertraulichkeit und Genauigkeit im Umgang mit sensiblen DatenNice-to-haves (kein Muss) Erfahrung in SaaS-/Software-UnternehmenOrganisation von Events oder ReisenUmgang mit Inventar-/Asset-ManagementErfahrung in Remote-/Hybrid-Teams Deine Benefits Eine verantwortungsvolle Rolle mit echtem Einfluss auf die tägliche ZusammenarbeitDirekte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung – auf AugenhöheViel Gestaltungsspielraum in deinen ThemenbereichenModerne Tools, effiziente Prozesse und ein digitales ArbeitsumfeldFlexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zu Remote-ArbeitEin freundliches, professionelles Team und regelmäßige gemeinsame Aktivitäten Über uns Mit der Zeiterfassung Clockodo begleiten wir seit 2011 tausende Unternehmen auf ihrem Weg in die digitale Arbeitswelt. Wir entwickeln Cloud-Software, mit der kleine und mittlere Unternehmen ihre Zeiterfassung digitalisieren, damit sie den Kopf für die wichtigen Dinge freihaben. Denn Zeit ist unser wertvollstes Gut.