Personal Assistant to CEO (m/w/d)

Ihre Aufgaben

Als Assistenz der Geschäftsführung / CEO unterstützen Sie den Inhaber in sämtlichen administrativen, organisatorischen und teilweise privaten Belangen. Sie agieren als zentrale Schnittstelle und sorgen mit Weitblick, Diskretion und Organisationstalent für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.

• Umfassende organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung
• Eigenständiges Terminmanagement inkl. Priorisierung, Planung, Abstimmung und Koordination von Meetings
• Vor- und Nachbereitung von Terminen, inkl. Erstellung von Protokollen, Präsentationen und Analysen
• Organisation, Buchung und Abrechnung von Reisen sowie Verwaltung der Kreditkarten und Reisekonten
• Sichtung und Priorisierung eingehender E-Mails sowie eigenständige Bearbeitung dringender Anliegen in Abwesenheit der Geschäftsführung
• Unterstützung bei Projekten sowie bei privaten Aufgaben (Beteiligungen, Immobilien, Familie)
• Sicherstellung eines professionellen und angenehmen Arbeitsumfelds („Feel-Good-Management“) für Gäste, Kolleg:innen und Geschäftsführung

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene und relevante kaufmännische Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Exzellente MS-Office-Kenntnisse, insbesondere in Excel und PowerPoint, sowie sicherer Umgang mit digitalen Tools
• Außerordentliches Maß an Diskretion, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein
• Strukturierte, vorausschauende und belastbare Arbeitsweise, auch bei kurzfristigen Anforderungen
• Hohe Serviceorientierung, Eigeninitiative und ausgeprägte Kommunikationsstärke über alle Hierarchieebenen
• Professionelles, freundliches Auftreten und exzellente Kommunikationsfähigkeiten