Personal- und Finanzsachbearbeiter (m/w/d)

Was ist dein Job bei uns:

• Finanzbuchhaltung:
• Unterstützung des Buchhaltungs-Teams
• Operative Buchhaltung (HGB)
  • Rechnungseingang und -ausgang
  • Kontierung
  • Debitoren-/Kreditorenpflege
  • Zahlungsverkehr
  • Mahnwesen
  • Kontenabstimmungen
  • Pflege der Stammdaten
• Monatsabschluss
  • Durchführung der Monatsabschlüsse (z. B. Belege, Abgrenzungen, OP‑Listen)
• Reise‑ und Spesenmanagement
  • Prüfung von Reisekosten‑ und Kreditkartenabrechnungen
  • Richtlinienkonformität und Verbuchung
• Jahresabschluss‑Vorbereitung
  • Der Jahresabschluss selbst wird von der Steuerberatung durchgeführt. Es müssen jedoch alle notwendigen Vorbereitungsarbeiten durchgeführt werden.
• Weiteres
  • Ansprechpartner*in für das Finanzamt, Wirtschaftsprüfer*innen und Steuerberater*innen
  • Durchführung Mahn- Und Inkassowesen
  • Kontenklärung mit Lieferanten und Kunden
  • Verantwortlich für Bonitätsprüfungen der Kund*innen und Geschäftspartner*innen

Personalwesen:

• Unterstützung des HR‑Teams
• HR‑Administration
  • Erstellung und Pflege von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Bescheinigungen und Zeugnissen
  • Pflege der Personalakten und Stammdaten (DSGVO‑konform)
• Payroll‑Vorbereitung
  • Sammeln/prüfen der variablen Daten (z. B. Zeiten, Zulagen)
  • Übergabe an Lohnbüro/Steuerberatung
  • Plausibilitätscheck der Lohnabrechnungen
• Recruiting‑Koordination
  • Ausschreibungen erstellen
  • Bewerbungen vor sortieren
  • Interviews terminieren
  • Kandidatenkommunikation über das Bewerbermanagement (z. B. Softgarden) in enger Abstimmung mit den Fachbereichen
• On/Offboarding und People‑Prozesse
  • Ablaufplanung
  • Equipment‑ und Rechtekoordination mit IT
  • Einarbeitungspläne
  • On/Offboarding Checklisten
• Betreuung der Auszubildenden
  • Durchführung von Kickoff‑Terminen
  • Abgleich Ausbildungsrahmenlehrplan
  • Planung Prüfungsvorbereitung
• Weiteres
  • Unterstützung bei Lohnsteueraußen- und Sozialversicherungsprüfungen

Übergreifend:

• Schnittstellenmanagement
• Enge Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, Fachbereichen, Steuerberatung sowie externen Dienstleistern – pragmatisch, lösungsorientiert, vertraulich

Was du dafür mitbringst:

• Background
  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. B. Industrie‑/Bürokaufmann/-frau)
  • oder betriebswirtschaftliches Studium – mit mehrjähriger Praxis in Buchhaltung und/oder HR in einem dynamischen KMU‑Umfeld. Alternativ ein vergleichbarer Werdegang
• Fachwissen Finance
  • Sicher in der laufenden Buchhaltung nach HGB
  • Routine in OP‑Listen, Zahlungsverkehr, Kontenabstimmungen sowie Monatsabschlüsse und Vorbereitung von Jahresabschlüssen
• Fachwissen HR
  • Solide Kenntnisse in Arbeitsrecht-Grundlagen und Lohn & Gehalt/Sozialversicherung (auf Vorbereitungsniveau) sowie strukturierter HR‑Administration
• Tools
  • Guter Umgang mit Microsoft 365 (insb. Excel, Teams, SharePoint)
• Arbeitsweise & Mindset
  • Sorgfältig, organisiert und diskret – mit Hands‑on‑Mentalität, hoher Serviceorientierung und Lust, Prozesse gemeinsam besser zu machen
• Kommunikation
  • Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
  • Freundliches, verbindliches Auftreten gegenüber Kolleg:innen, Bewerber:innen und externen Partnern
• Sonstiges
  • Führerschein Klasse B

Was wir dir bieten:

• Eine Mission. Wir formen einen nationalen Champion am IT‑Systemhausmarkt!
• Gemeinsam stark. Wir arbeiten zusammen & kommen aus ganz Deutschland einmal im Jahr zum gemeinsamen Sommerfest zusammen.
• Ein agiles Arbeitsumfeld. Deinen Aufgabenbereich gestaltest du aktiv mit. Du profitierst von schlanken Strukturen , stetigen Fortbildungsmöglichkeiten und einer Zusammenarbeit auf Augenhöhe, auch über Standortgrenzen hinaus.
• Erhalte über unsere Plattform bei corporate benefits regelmäßig attraktive Mitarbeiterkonditionen, Angebote und Rabatte bei namhaften Anbietern.
• Mehr Bewegung. Wir legen Wert auf unsere Gesundheit! Nutze unsere Firmenmitgliedschaft bei EGYM Wellpass in hochwertigen Sport‑, Fitness‑ und Freizeiteinrichtungen.
• Eine Zukunft. Wir unterstützen dich beim Aufbau einer Zusatzrente durch Arbeitsgeberzuschüsse im Rahmen der betrieblichen Altersvorsorge .

Die citadelle systems West GmbH mit ihren vier Standorten in Bochum, Lüdenscheid, Iserlohn und Neuss gehört zu den führenden IT-Systemhäusern in der Region. Seit über 25 Jahren betreuen wir die externe IT‑Abteilung mittelständischer und großer Unternehmen sowie öffentlicher Institutionen. Unser Leistungsportfolio reicht von der IT‑Management‑Beratung, IT‑Infrastruktur, Cloud bis hin zur IT‑Sicherheit und Managed Services.

Bei uns findest du echte IT mit Herz und Verstand.

Wir sind citadelle systems – eine deutschlandweit wachsende IT-Systemhausgruppe mit Hauptsitz in Essen und derzeit 13 Standorten. Rund 230 Mitarbeitende setzen sich täglich mit Herzblut dafür ein, mittelständische Unternehmen mit passgenauen IT‑Lösungen zu unterstützen – von klassischer Infrastruktur über Cloud‑ und Managed Services bis hin zur strategischen IT‑Beratung.

Unsere Kunden schätzen die Qualität und das Engagement unserer Teams vor Ort: In den Jahren 2023 und 2024 wurde die citadelle systems AG jeweils unter die Top 3, im Jahr 2025 sogar auf Platz 1 der Service‑Provider in Deutschland gewählt. Auch bei Kununu wurden wir 2025 erneut als Top‑Arbeitgeberin ausgezeichnet – das macht uns stolz.

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