Personal- und Organisationssachbearbeiter (m/w/d)

Was ist dein Job bei uns:

Personalwesen:

• Unterstützung des HR-Teams
• HR-Administration:
  • Erstellung und Pflege von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Bescheinigungen und Zeugnissen
  • Pflege der Personalakten und Stammdaten (DSGVO-konform)
• Payroll-Vorbereitung:
  • Sammeln/prüfen der variablen Daten (z. B. Zeiten, Zulagen)
  • Übergabe an Lohnbüro/Steuerberatung
  • Plausibilitätscheck der Lohnabrechnungen
• Recruiting-Koordination:
  • Ausschreibungen erstellen
  • Bewerbungen vor sortieren
  • Interviews terminieren
  • Kandidatenkommunikation über das Bewerbermanagement (z. B. Softgaren) in enger Abstimmung mit den Fachbereichen
• On-/Offboarding und People-Prozesse:
  • Ablaufplanung
  • Equipment- und Rechtekoordination mit IT
  • Einarbeitungspläne
  • On-/Offboarding Checklisten
• Betreuung der Auszubildenden:
  • Durchführung von Kickoff-Terminen
  • Abgleich Ausbildungsrahmenlehrplan
  • Planung Prüfungsvorbereitung
• Weiteres:
  • Unterstützung bei Lohnsteueraußen- und Sozialversicherungsprüfungen

Verwaltung und Fuhrpark:

• Administrative Verwaltung:
  • Pflege von Stammdaten
  • Bearbeitung von Schriftverkehr und Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen Aufgaben
• Fuhrparkmanagement:
  • Koordination des gesamten Fuhrparks inkl. Fahrzeugan-/abmeldungen, Versicherungen und Wartungsterminen
  • Organisation der Fahrzeugnutzung und Sicherstellung der Einsatzbereitschaft sowie wirtschaftlichen Nutzung
• Compliance & Sicherheit:
  • Durchführung von Führerscheinkontrollen und UVV-Prüfungen sowie lückenlose Dokumentation aller relevanten Daten
• Budget & Reporting:
  • Unterstützung bei der Budgetplanung für den Fuhrpark und Erstellung von Auswertungen zu Kosten und Auslastung
• Organisationsmanagement:
  • Koordination und Optimierung interner Abläufe und Prozesse
  • Erstellung und Pflege von Dokumentationen, Richtlinien und internen Kommunikationsmaterialien
• Eventplanung & Durchführung:
  • Konzeption, Organisation und Umsetzung von internen Veranstaltungen (z. B. Teamevents, Workshops, Firmenfeiern)
  • Auswahl und Steuerung externer Dienstleister sowie Budgetplanung für Events
  • Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs vor, während und nach den Veranstaltungen
  • Organisation und Verwaltung von Lagerbeständen und Material für interne Veranstaltungen
• Wareneingänge (in Vertretungsfällen):
  • Annahme und Prüfung von Wareneingängen
  • Kontrolle von Lieferscheinen und Rechnungen sowie Abstimmung mit Lieferanten

Übergreifend:

• Schnittstellenmanagement
• Enge Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, Fachbereichen, Steuerberatung sowie externen Dienstleistern - pragmatisch, lösungsorientiert, vertraulich

Was du dafür mitbringst:

• Background:
  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Industrie-/Bürokaufmann/-frau)
  • oder betriebswirtschaftliches Studium – mit mehrjähriger Praxis im Officemanagement und/oder HR in einem dynamischen KMU-Umfeld. Alternativ ein vergleichbarer Werdegang
• Fachwissen HR:
  • Solide Kenntnisse in Arbeitsrecht-Grundlagen und Lohn & Gehalt/Sozialversicherung (auf Vorbereitungsniveau) sowie strukturierter HR-Administration
• Tools:
  • Guter Umgang mit Microsoft 365 (insb. Excel, Teams, SharePoint)
• Arbeitsweise & Mindset:
  • Sorgfältig, organisiert und diskret – mit Hands-on-Mentalität, hoher Serviceorientierung und Lust, Prozesse gemeinsam besser zu machen
• Kommunikation:
  • Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
  • Freundliches, verbindliches Auftreten gegenüber Kolleg:innen, Bewerber:innen und externen Partnern
• Sonstiges:
  • Führerschein Klasse B

Was wir dir bieten:

• Eine Mission. Wir formen einennationalen Champion am IT-Systemhausmarkt!
• Gemeinsam stark. Wir arbeiten zusammen & kommen aus ganz Deutschland einmal im Jahrzum gemeinsamen Sommerfest zusammen.
• Ein agiles Arbeitsumfeld. Deinen Aufgabenbereich gestaltest du aktiv mit. Du profitierst vonschlanken Strukturen ,stetigen Fortbildungsmöglichkeiten und einer Zusammenarbeit auf Augenhöhe, auch über Standortgrenzen hinaus.
• Erhalte über unsere Plattform beicorporate benefits regelmäßig attraktive Mitarbeiterkonditionen, Angebote und Rabatte bei namhaften Anbietern.
• Mehr Bewegung. Wir legen Wert auf unsere Gesundheit! Nutze unsere Firmenmitgliedschaft bei EGYM Wellpass in hochwertigen Sport-, Fitness-, und Freizeiteinrichtungen.
• Eine Zukunft. Wir unterstützen dich beim Aufbau einer Zusatzrente durch Arbeitsgeberzuschüsse im Rahmen der betrieblichen Altersvorsorge

Die citadelle systems West GmbH mit ihren vier Standorten in Bochum, Lüdenscheid, Iserlohn und Neuss gehört zu den führenden IT-Systemhäusern in der Region. Seit über 25 Jahren betreuen sind wir die externe IT-Abteilung mittelständischer und großer Unternehmen sowie öffentlicher Institutionen. Unser Leistungsportfolio reicht von der IT-Management-Beratung, IT-Infrastruktur, Cloud bis hin zur IT-Sicherheit und Managed Services.

Bei uns findest du echte IT mit Herz und Verstand.

Wir sind citadelle systems – eine deutschlandweit wachsende IT-Systemhausgruppe mit Hauptsitz in Essen und derzeit 13 Standorten. Rund 230 Mitarbeitende setzen sich täglich mit Herzblut dafür ein, mittelständische Unternehmen mit passgenauen IT-Lösungen zu unterstützen – von klassischer Infrastruktur über Cloud- und Managed Services bis hin zur strategischen IT-Beratung.

Unsere Kunden schätzen die Qualität und das Engagement unserer Teams vor Ort: In den Jahren 2023 und 2024 wurde die citadelle systems AG jeweils unter die Top 3, imJahr 2025 sogar auf Platz 1 der Service Provider in Deutschland gewählt. Auch bei Kununu wurden wir2025 erneut als Top-Arbeitgeberin ausgezeichnet – das macht uns stolz.

Interesse?

Dann nichts wie los! Bewirb Dich jetzt. Wir freuen uns auf Deine Bewerbung.