Persönliche Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung / Rechtsabteilung in der Holding einer Unter[...]

Stellenbeschreibung:

Persönliche Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung / Rechtsabteilung in der Holding einer Unternehmensgruppe

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Sorgfältige Büroorganisation sowie Verwaltung und strukturierte Ablage von Dokumenten (elektronisch und physisch)
Professionelle Telefonannahme sowie eigenständige Ausführung administrativer und organisatorischer Sekretariatsaufgaben zur Unterstützung des täglichen Geschäftsbetriebs
Organisation, Koordination und Kommunikation mit externen Partnern, Behörden, Kanzleien und Dienstleistern
Verwaltung und Pflege juristischer Unterlagen (z. B. Verträge, Vereinbarungen, Vollmachten) einschließlich Fristenkontrolle und Wiedervorlagenmanagement – auch über mehrere Gesellschaften und Organisationseinheiten hinweg
Vorbereitung, Formatierung und Endbearbeitung von Schriftstücken sowie Korrespondenz mit internen Fachbereichen und externen Kanzleien
Unterstützung bei Recherchen zu rechtlichen Fragestellungen sowie bei der Erstellung und Strukturierung von Dokumentationen
Mitwirkung im Vertragsmanagement und bei der Begleitung interner Vertragsprozesse innerhalb der Holding und der verbundenen Einheiten
Erstellung, Aufbereitung und Nachbereitung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsführung
Vertretung und Unterstützung der weiteren Assistenzen im Assistenzteam

14542 Werder (Havel), Brandenburg

Vollzeit oder Teilzeit (ab 35h/Woche)

Beginn: ab sofort

Dauer: unbefristet

Unternehmen: HERBSTREITH & FOX GmbH

Ihr Profil

Fachliche Qualifikation

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Sekretariats- / Assistenzschwerpunkt oder vergleichbare Ausbildung bzw. Studium
Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich auf Leitungsebene, idealerweise mit Bezug zu Recht / Rechtsabteilung
Sehr sicherer Umgang mit MS Office 365 (insbesondere Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)
Grundverständnis juristischer Terminologie und grundlegender Abläufe in juristischen Prozessen ist von Vorteil

Persönliche Eigenschaften

Höchste Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und absolute Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen aus der Unternehmensgruppe, Stiftungen und weiteren Organisationen
Präzise, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch
Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit sowie Organisationsstärke
Hohe Zuverlässigkeit, Belastbarkeit, Loyalität und Verschwiegenheit
Professionelles, freundliches Auftreten und ausgeprägte serviceorientierte, lösungsorientierte Haltung gegenüber internen und externen Ansprechpartnern

Wir bieten Ihnen

Sicheren, langfristig ausgerichteten Arbeitsplatz in einem traditionsbewussten, inhabergeführten Familienunternehmen
Attraktive, leistungsgerechte Vergütung mit klaren Rahmenbedingungen sowie freiwilligen Zusatzleistungen nach interner Regelung
Planbare, geregelte Arbeitszeiten in Teilzeit (ab ca. 35 Std./Woche) oder Vollzeit – mit einem fairen Blick auf Work-Life-Balance im Rahmen der betrieblichen Möglichkeiten
Möglichkeit zu mobilem Arbeiten nach Absprache, insbesondere für konzentrierte Schreib-, Organisations- und Rechercheaufgaben
Sehr vertrauensvolle Schlüsselposition mit direkter Zusammenarbeit mit Geschäftsführung und Justiziar in der Holding einer Unternehmensgruppe
Strukturierte, persönliche Einarbeitung durch Justiziar, Geschäftsführung und bestehende Assistenz – mit klar definierten Aufgaben und Zuständigkeiten
Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten (z. B. MS Office, Organisation/Projektmanagement, Kommunikation, Grundlagen Vertrags- und Rechtswesen) im Rahmen der betrieblichen Möglichkeiten
Kurze Entscheidungswege, flache Hierarchien und direkter Draht zur Führungsebene statt anonymer Konzernprozesse
Kollegiales, wertschätzendes Arbeitsumfeld mit respektvollem Umgang und hoher Verlässlichkeit in der Zusammenarbeit
Moderner Büroarbeitsplatz in Werder (Havel) mit digitaler Aktenführung und zeitgemäßer IT-Ausstattung
Mitarbeiterfreundliche Extras, z. B. kostenlose Getränke/Kaffee, gelegentliche Team- und Firmenveranstaltungen sowie weitere freiwillige Sozial- und Zusatzleistungen nach interner Regelung