Project Coordinator - Exam Planning Team (alle Geschlechter)

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Department: B2B Health

Location: Remote - Germany

Über Lingoda

Vor 12 Jahren gegründet, stellt sich Lingoda einer der drängendsten globalen Herausforderungen unserer Zeit: dem Bedarf wachsender Wirtschaften und alternder Bevölkerungen mit der Mobilität globaler Talente zu begegnen. Angetrieben von unserer Mission – „Menschen weltweit mit Sprachkenntnissen, kulturellem Verständnis und technischem Know-how auszustatten, damit Integration und Erfolg möglich werden“ – hat sich Lingoda als Vorreiter im Bildungsbereich etabliert.

Was wir tun

Lingodas effektives Lernmodell basiert auf Kleingruppenunterricht – mit über 800.000 Kursen pro Jahr, geleitet von 2.400 qualifizierten Lehrkräften. Unsere eigens entwickelte Curriculum-Plattform hilft Lernenden dabei, ihre Ziele zu erreichen – sei es für den beruflichen Aufstieg oder die erfolgreiche Integration in einem neuen Land.

Wen wir unterstützen

Lingoda ist ein schnell wachsendes und ambitioniertes Unternehmen, das sowohl im B2B- als auch im B2C-Bereich tätig ist: Während unser B2B-Geschäft in Deutschland besonders auf den Gesundheitssektor fokussiert ist – mit dem klaren Ziel, in weitere Branchen und Länder zu expandieren – erreichen wir im B2C-Bereich Lernende weltweit. Unsere Studierende lernen Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch und Italienisch – ganz egal, wo auf der Welt sie sich befinden.

Warum du bei uns einsteigen solltest

Ein Einstieg bei Lingoda bedeutet, Teil eines Teams zu werden, das gemeinsam besser wird. Wir leben eine inklusive Kultur, in der Mut, Neugier und persönliches Wachstum gefördert werden. Erkenntnisse setzen wir in Taten um – und jede*r Einzelne trägt dazu bei, positive Veränderungen zu bewirken.

Werde Teil unserer Mission, Leben durch Bildung zu verändern.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Project Coordinator - Exam Planning Team (alle Geschlechter) mit Sitz in Berlin oder im Homeoffice.

Deine Mission bei uns

Du bist für die strukturierte Durchführung der Prüfungsplanung, die Terminierung und die Verfolgung der Prüfungsvorbereitungen der Studierenden verantwortlich. Zudem spielst du eine Schlüsselrolle bei der Koordinierung von Prüfungsanmeldungen, der Überwachung der Einhaltung institutioneller Anforderungen und der Unterstützung von Studierenden während des Prüfungsprozesses.

Um in dieser Funktion erfolgreich zu sein, sind ein ausgeprägtes Organisationstalent, die Fähigkeit zur Verwaltung komplexer Planungsabläufe und eine klare Kommunikation mit Studierenden, Institutionen und Behörden erforderlich.

Deine Aufgaben

• Planung und Koordination der Kenntnisprüfung unserer Teilnehmer:innen in unterschiedlichen Bundesländern unter Einhaltung regionaler Vorschriften
• Verlässliche Informationsweitergabe bei regulatorischen Änderungen und lösungsorientierte Unterstützung externer Partner
• Überwachung des Lernfortschritts, der Prüfungsbereitschaft und Zugangsvoraussetzungen unserer Teilnehmer:innen sowie kontinuierliche Datenpflege
• Förderung des Prüfungserfolgs durch bedarfsgerechte Unterstützungsangebote
• Enge Zusammenarbeit mit Schulen, Behörden und Einrichtungen zur Sicherstellung von Prüfungskapazitäten und fristgerechter Kommunikation
• Verwaltung komplexer Terminstrukturen, inklusive Umbuchungen und Sonderfällen
• Bearbeitung von Eskalationen wie beispielsweise kurzfristigen Absagen oder Störungen im Prüfungsablauf
• Klare, strukturierte Kommunikation mit Kooperationspartnern, Institutionen und Teilnehmer:innen
• Termingerechte Bearbeitung relevanter Unterlagen und Bereitstellung von Informationen
• Partnerschaftliche Zusammenarbeit mit Kolleg*innen aus verschiedenen Fachbereichen zur gemeinsamen Zielerreichung
• Pflege und Weiterentwicklung eines internen Wissens-Hubs mit aktuellen Prozessen, FAQs und Schulungsmaterialien
• Sicherstellung der Einhaltung von Standard Operating Procedures (SOPs) für strukturierte Arbeitsabläufe
• Zusammenarbeit mit internen Teams zur Weiterentwicklung von Planungstools und Automatisierung auf operativer Ebene
• Monitoring relevanter KPIs (z. B. Termintreue, Fehlerquote, Umbuchungstrends) zur Identifikation weiterer Optimierungspotenziale

Das bringst du mit

• Mindestens 2+ Jahre Erfahrung in der Prüfungskoordination, Terminplanung oder operativen Verwaltung – idealerweise in einem dynamischen Umfeld wie einer wachsenden Bildungsorganisation, dem Gesundheitswesen oder einem regulierten Bereich
• Fließende Deutschkenntnisse (C1/C2) sowie sehr gute Englischkenntnisse (mind. B2) für die Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern
• Ausgeprägtes Zeitmanagement und Fähigkeit, enge Fristen einzuhalten und dabei die Übersicht zu behalten
• Erfahrung in der Verwaltung hoher Planungsvolumina und der effizienten Lösung von Terminkonflikten
• Sicherer Umgang mit CRM-, Planungs- und Ticketing-Systemen (z. B. Dixa, Zendesk, Asana)
• Fähigkeit, in einem sich stetig wandelnden Umfeld zu arbeiten und Prozesse flexibel anzupassen

Nice-to-Have

• Erfahrung in der Prozesskoordination und der Umsetzung kleiner Workflow-Optimierungen
• Vertrautheit mit Compliance-gesteuerten Abläufen und regulatorischen Anforderungen

Das erwartet dich bei Lingoda

• Ansprechbare Führungskräfte und transparente Kommunikation - bei Lingoda zählt jede Stimme!
• Firmenveranstaltungen und Kolleg*innen, die immer gerne Kontakte knüpfen + Budgets für Teambuilding-Veranstaltungen!
• Ein integratives Umfeld mit großem Teamgeist und Leidenschaft für Sprachen
• Ein gut strukturierter und spannender Onboarding-Prozess, der Sie auf Erfolgskurs bringt!
• Die Möglichkeit von zu Hause aus zu arbeiten oder im Büro im Herzen Berlins
• Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Kostenloser Zugang zu unseren Sprachkursen
• Programme für psychische Gesundheit
• Betriebliche Sozialleistungen und Pensionskassen
• 30 Urlaubstage im Jahr
• Kostenlose Snacks und Getränke im Büro
• Die für deine Arbeit notwendige moderne Hardware (n.z. für Freelancers)
• Flexible Arbeitszeiten

Klingt das spannend?

Dann sende uns gleich deinen Lebenslauf!

Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!

Deine Ansprechpartnerin für die Position ist Elif.

Lingoda fördert Vielfalt und Integration am Arbeitsplatz. Wir streben nach Chancengleichheit und Maßnahmen der affirmative action und wir bemühen uns, eine Belegschaft zu schaffen, die die Vielfalt unserer Nutzer*innen widerspiegelt. Unser Engagement stellt sicher, dass jede Bewerbende auf der Grundlage der eigenen Fähigkeiten und Qualifikationen beurteilt wird, unabhängig von Alter, Geschlechtsidentität, ethnischer Zugehörigkeit, sexueller Orientierung, Behinderung oder Religion.

Wir bitten dich, dich direkt über den in der Stellenbeschreibung angegebenen Link oder direkt auf unserer Website zu bewerben. Aufgrund der DSGVO-Bestimmungen werden anderweitig eingesandte Bewerbungen nicht berücksichtigt.

Bitte beachte, dass bei einem Wohnsitz außerhalb Deutschlands nur ein Freelance Vertrag (freiberufliche Basis) angeboten werden kann. Alle unsere Verträge, ob freiberuflich oder regulärer deutscher Arbeitsvertrag, beginnen mit einer Laufzeit von 2 Jahren.