Project Document Controller (m/w/d)

Progressive / SThree GroupGoethestadt Bad Lauchstädt

Stellenbeschreibung:

Project Document Controller (m/w/d)

Standort: Bad Lauchstädt, Deutschland
Arbeitszeit: 25-30 Std./Woche
Start: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Option: Erhöhung auf Vollzeit ab Sommer/Herbst möglich

Über die Position

Als Project Document Controller unterstützen Sie den Project Engineering Director bzw. Project Director bei der Verwaltung, Kontrolle und Nachverfolgung aller projektbezogenen technischen Dokumente. Sie sind verantwortlich für die Implementierung eines professionellen Dokumentenmanagement-Prozesses gemäß internen Richtlinien sowie den vertraglichen Anforderungen des Projekts.

Sie fungieren als zentrale Anlaufstelle für die technische Dokumentenübermittlung an den Kunden und arbeiten eng mit Engineering-Teams, Projektmanagern, externen Partnern, Subunternehmern und Lieferanten zusammen.

Ihre Aufgaben

1. Dokumentenmanagement-Prozess

Abstimmung mit Kunden, Partnern und Lieferanten zur Nachverfolgung der Projektdokumentation
Unterstützung des PD/PED bei Definition und Umsetzung des Dokumentenmanagement-Prozesses
Erstellung projektspezifischer Verfahren und Arbeitsanweisungen
Sicherstellung, dass alle relevanten Dokumentenmanagement-Vorgaben eingehalten werden
Organisation und Durchführung von RoE (Rules of Engagement) im Bereich Dokumentenmanagement
Schaffung fristgerechter Lieferung aller Dokumente von internen und externen Parteien
Steuerung und Nachverfolgung interner Review- und Freigabeprozesse

2. Dokumentenmanagement-System (DMS)

Schulung von Endanwendern im Umgang mit dem DMS
Funktionale Unterstützung des Projektteams
Erstellung und Pflege von Zeichnungs- und Dokumentenlisten
Verwaltung aller Dokumententransaktionen im DMS
Sicherstellung korrekter und vollständiger Dateneinträge

3. Kundenkommunikation

Übermittlung von Dokumenten an den Kunden sowie Erfassung der Rückmeldestatus (Info/Freigabe)
Verteilung von Kundenkommentaren innerhalb des Projektteams und Organisation der Überarbeitung
Verwaltung des Rücklaufs von Kundendokumenten im DMS
Erstellung von Transmittals inkl. Lieferlisten und Terminvorgaben
Dokumentation aller relevanten Eingangsnachweise

4. Abschlussdokumentation

Unterstützung des Site Managements bei Dokumenten für die Bauphase
Erfassung von Mark-Ups in Abstimmung mit dem Site Manager oder beteiligten Einheiten
Erstellung und Pflege der finalen Projektdokumentation
Zusammenarbeit mit dem O&M Coordinator bei der Archivierung von Handbüchern und Dokumenten
Vollständige Archivierung aller Projektunterlagen in digitaler und ggf. physischer Form

5. Monitoring & Reporting

Proaktive Pflege der Dokumentenlieferliste in Abstimmung mit dem Project Director
Erstellung wöchentlicher und monatlicher Reports & Statistiken
Teilnahme an Jour Fixes sowie Erstellung und Verteilung der Meeting Minutes

6. Qualitätssicherung

Prüfung von Dokumentenattributen gemäß Projektanforderungen
Umsetzung oder Veranlassung von Korrekturmaßnahmen mit Subunternehmern/Partnern
Sicherstellung ordnungsgemäßer Druck-, Verpackungs- und Versandprozesse
Einhaltung aller relevanten Qualitätsprozesse, Arbeitsanweisungen und Projektvorgaben
Meldung und Verfolgung von Non-Conformances

7. Leistungskennzahlen (KPIs)

Einhaltung der Qualitätsmetriken im Dokumentenmanagement
Verwendung und Umsetzung dokumentierter Checklisten
Genauigkeit der Dokumentennachverfolgung
Einhaltung aller Qualitätsstandards und vollständige Qualitätsdokumentation

Ihr Profil

Abgeschlossenes Studium im ingenieursnahen Bereich oder vergleichbare Qualifikation
Sehr gute Deutschkenntnisse
Sehr gute Englischkenntnisse (mündlich & schriftlich)
Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Kunden sowie mit Subunternehmern
Verständnis für technische Abläufe, Ingenieurprozesse und Dokumentenmanagement
Sicherer Umgang mit technischen Fachbegriffen