Project Office Coordinator - Documentation & Approval Management (m/w/d)

Project Office Coordinator – Documentation & Approval Management (m/w/d) (Hamburg)

Für ein anspruchsvolles Projekt im maritimen Verteidigungsumfeld suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine qualifizierte Verstärkung als Project Office Coordinator – Documentation & Approval Management (m/w/d) am Standort Hamburg.

Sie verfügen über eine technische oder kaufmännische Ausbildung, bringen erste Erfahrung in der Projektkoordination oder im Dokumentenmanagement mit und arbeiten gerne strukturiert in komplexen, sicherheitsrelevanten Projektumfeldern. Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Responsibilities

• Sie steuern Genehmigungs- und Zulassungsprozesse für Projekt- und Bauunterlagen gegenüber Klassifikationsgesellschaften und öffentlichen Auftraggebern
• Sie überwachen Termine und Prüffristen, verfolgen den Status und erstellen Reportings in den eingesetzten IT-Systemen, z. B. Jira
• Sie koordinieren die Einreichung, Nachverfolgung und Dokumentation genehmigungspflichtiger Unterlagen
• Sie führen regelmäßige Statusrunden mit internen und externen Beteiligten durch und dokumentieren die Ergebnisse
• Sie reichen Abweichungsbescheinigungen zwischen Klasseregularien und projektspezifischen Vorgaben ein und verfolgen diese nach
• unterstützen das Project Office in organisatorischen, administrativen und operativen Aufgaben
• Sie wirken an der Weiterentwicklung projektübergreifender Prozesse, Standards und Tools mit

Candidate Profile

• Sie verfügen über eine abgeschlossene technische oder kaufmännische Ausbildung, z. B. im Schiffbau, im Office- oder Projektmanagement
• Sie bringen erste Berufserfahrung im Projektumfeld sowie Grundkenntnisse im Projektmanagement mit
• Sie arbeiten strukturiert, zuverlässig und terminsicher
• Sie kommunizieren sehr sicher auf Deutsch und gut auf Englisch
• Sie beherrschen den sicheren Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel und Outlook
• Idealerweise haben Sie Erfahrung mit Jira, Confluence sowie Dokumentenmanagement- oder ERP-Systemen
• Sie bringen die Bereitschaft zu gelegentlichen, überwiegend nationalen Dienstreisen mit

Benefits

• Es besteht die Möglichkeit zum Teil im Homeoffice /remote zu arbeiten und somit von den Vorteilen hybrider Arbeit zu profitieren (flexibles Arbeiten)
• Teamspirit und Diversität
• Work‑Life‑Balance
• Attraktive Vergütung
• Sozialleistungen
• Vielseitige Weiterbildungsmöglichkeiten
• Team- und Sportevents
• Globales Netzwerk
• Attraktives Mitarbeiterempfehlungsprogramm

Die Benefits können je nach Position und Standort variieren. Eine Übersicht über unsere Benefits befindet sich auf unserer Webseite unterhalb Karriere und Benefits.