Project & Process Coordinator - Kenntnisprüfung Team (alle Geschlechter)

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Join to apply for the Project & Process Coordinator - Kenntnisprüfung Team (alle Geschlechter) role at Lingoda GmbH

Location: Remote - Germany. Department: B2B Health.

Deine Mission bei uns

Du bist für die strukturierte Durchführung der Prüfungsplanung, die Terminierung und die Verfolgung der Prüfungsvorbereitungen der Studierenden verantwortlich. Du spielst eine Schlüsselrolle bei der Koordinierung von Prüfungsanmeldungen, der Überwachung der Einhaltung institutioneller Anforderungen und der Unterstützung von Studierenden während des Prüfungsprozesses.

Zu deinen Stärken zählen ausgeprägtes Organisationstalent, die Fähigkeit zur Verwaltung komplexer Planungsabläufe und eine klare Kommunikation mit Studierenden, Institutionen und Behörden.

Deine Aufgaben

• Planung und Koordination der Kenntnisprüfung unserer Teilnehmenden in unterschiedlichen Bundesländern unter Einhaltung regionaler Vorschriften
• Verlässliche Informationsweitergabe bei regulatorischen Änderungen und lösungsorientierte Unterstützung externer Partner
• Überwachung des Lernfortschritts, der Prüfungsbereitschaft und Zugangsvoraussetzungen unserer Teilnehmenden sowie kontinuierliche Datenpflege
• Förderung des Prüfungserfolgs durch bedarfsgerechte Unterstützungsangebote
• Enge Zusammenarbeit mit Schulen, Behörden und Einrichtungen zur Sicherstellung von Prüfungskapazitäten und fristgerechter Kommunikation
• Verwaltung komplexer Terminstrukturen, inklusive Umbuchungen und Sonderfällen
• Bearbeitung von Eskalationen wie kurzfristigen Absagen oder Störungen im Prüfungsablauf
• Klare, strukturierte Kommunikation mit Kooperationspartnern, Institutionen und Teilnehmenden
• Termingerechte Bearbeitung relevanter Unterlagen und Bereitstellung von Informationen
• Partnerschaftliche Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Fachbereichen
• Pflege und Weiterentwicklung eines internen Wissens-Hubs mit aktuellen Prozessen, FAQs und Schulungsmaterialien
• Sicherstellung der Einhaltung von SOPs für strukturierte Arbeitsabläufe
• Zusammenarbeit mit internen Teams zur Weiterentwicklung von Planungstools und Automatisierung auf operativer Ebene
• Monitoring relevanter KPIs (z. B. Termintreue, Fehlerquote, Umbuchungstrends) zur Identifikation weiterer Optimierungspotenziale

Das bringst du mit

• Mindestens 2 Jahre Erfahrung in der Prüfungskoordination, Terminplanung oder operativer Verwaltung – idealerweise in einer dynamischen Bildungsorganisation, dem Gesundheitswesen oder einem regulierten Bereich
• Fließende Deutschkenntnisse (C1/C2) sowie sehr gute Englischkenntnisse (mind. B2)
• Ausgeprägtes Zeitmanagement und die Fähigkeit, enge Fristen einzuhalten und dabei die Übersicht zu behalten
• Erfahrung in der Verwaltung hoher Planungsvolumina und der effizienten Lösung von Terminkonflikten
• Sicherer Umgang mit CRM-, Planungs- und Ticketing-Systemen (z. B. Dixa, Zendesk, Asana)
• Fähigkeit, in einem sich stetig wandelnden Umfeld zu arbeiten und Prozesse flexibel anzupassen

Nice-to-Have

• Erfahrung in der Prozesskoordination und der Umsetzung kleiner Workflow-Optimierungen
• Vertrautheit mit Compliance-gesteuerten Abläufen und regulatorischen Anforderungen

Was dich bei Lingoda erwartet

• Ansprechbare Führungskräfte und transparente Kommunikation – bei Lingoda zählt jede Stimme
• Firmenveranstaltungen, Kolleginnen und Kollegen, die Kontakte knüpfen, sowie Budgets für Teambuilding
• Ein integratives Umfeld mit Talent und Teamgeist
• Ein gut strukturierter Onboarding-Prozess
• Optionen zum Arbeiten von zu Hause oder im Büro in Berlin
• Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Kostenloser Zugang zu unseren Sprachkursen
• Programme für psychische Gesundheit
• Betriebliche Sozialleistungen und Pensionskassen
• 30 Urlaubstage im Jahr
• Kostenlose Snacks und Getränke im Büro
• Moderne Hardware, die für deine Arbeit notwendig ist
• Flexible Arbeitszeiten

Wie bewerben?

Klingt das spannend? Dann sende uns gleich deinen Lebenslauf. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören. Deine Ansprechpartnerin für die Position ist Elif.

Lingoda fördert Vielfalt und Integration am Arbeitsplatz. Wir streben nach Chancengleichheit und Maßnahmen der Affirmative Action. Wir bemühen uns, eine Belegschaft zu schaffen, die die Vielfalt unserer Nutzenden widerspiegelt. Unser Engagement stellt sicher, dass jede Bewerbende auf der Grundlage der eigenen Fähigkeiten und Qualifikationen beurteilt wird, unabhängig von Alter, Geschlechtsidentität, ethnischer Zugehörigkeit, sexueller Orientierung, Behinderung oder Religion.

Bitte beachte, dass bei einem Wohnsitz außerhalb Deutschlands nur ein Freelance-Vertrag angeboten werden kann. Alle Verträge beginnen mit einer Laufzeit von 2 Jahren.