Projektassistent (m/w/d) in Teilzeit (50 %)

DKFZ German Cancer Research Center Berlin

Stellenbeschreibung:

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Head of Strategic Planning at DKFZ Heidelberg

„Forschen für ein Leben ohne Krebs“ – das ist unsere Aufgabe am Deutschen Krebsforschungszentrum. Wir erforschen, wie Krebs entsteht, erfassen Krebsrisikofaktoren und suchen nach neuen Strategien, die verhindern, dass Menschen an Krebs erkranken. Wir entwickeln neue Methoden, mit denen Tumore präziser diagnostiziert und Krebspatient:innen erfolgreicher behandelt werden können. Jeder Beitrag zählt – ob in der Forschung, in der Administration oder der Infrastruktur. Das macht unsere tägliche Arbeit so bedeutungsvoll und spannend.
Das Deutsche Krebsforschungszentrum sucht für das Berliner Büro zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n Projektassistent:in (m/w/d) in Teilzeit (50 %).
Kennziffer:
Seit Anfang 2021 ist das DKFZ mit einem Berliner Büro in der Hauptstadt vertreten. Als wichtige Schnittstelle zwischen Berlin und dem DKFZ in Heidelberg unterstützt das Büro den Vorstand in strategischen und wissenschaftspolitischen Initiativen.
Organisatorisch ist es an die Stabsabteilung „Wissenschaftliche Strategie“ in Heidelberg angegliedert.
Für unser kleines, dynamisches und engagiertes Team suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Projektassistenz (m/w/d) in Teilzeit (50 %), die unser Berliner Büro tatkräftig unterstützt.
Wir legen großen Wert auf eine enge und kollegiale Zusammenarbeit – sowohl vor Ort als auch virtuell mit unseren Kolleg:innen in Heidelberg. In dieser Rolle erhalten Sie spannende Einblicke in vielfältige strategische Projekte, arbeiten mit unterschiedlichen Teams zusammen und können aktiv an spannenden Themen mitwirken.
Sie sind organisiert, offen für vielfältige Aufgaben und übernehmen gerne Verantwortung in unterschiedlichen Projektteams? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
Aufgaben
Administrative Tätigkeiten & Büromanagement, u.a.

Eigenständige Organisation des Sekretariats und Verwaltung der Berliner Büroräume (einschließlich administrativer Belange zum Mietobjekt)
Budgeterstellung, Überprüfung laufender Kosten, Bestellungen (e.biss) und Rechnungsfreigabe (über SAP)
Betreuung von Besucher:innen des Berliner Büros

Projektmanagement, u.a.

Termin- und Projektkoordination, Protokollierung sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen
Vorbereitung und Formatierung von Präsentationen
Recherche und Verwaltung von Teilnehmerkreisen

Kommunikation & Politikmonitoring, u.a.

Unterstützung beim Monitoring politisch relevanter Themen für das DKFZ (Newsletter, Social Media etc.)
Erstellung und Pflege von Datenbanken zu relevanten Bundestagsausschüssen sowie weiterer wichtiger Stakeholderkreise (Cobra CRM-System)
Vorbereitung von Schreiben und inhaltliche Zuarbeit zu Textbausteinen

Veranstaltungsmanagement, u.a.

Unterstützung bei der Planung, Organisation und Nachbereitung von (wissenschaftlichen) Veranstaltungen, einschließlich Betreuung von Gästen
Erstellung und Monitoring von Veranstaltungsplänen, inklusive Zeitmanagement, Budget- und Ressourcenkoordination
Koordination und Steuerung des Eventablaufs, Abstimmung mit Teams, Dienstleistern und Stakeholdern sowie schnelle Problemlösung

Profil

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z.B. als Bürokauffrau/Bürokaufmann, Verwaltungsfachangestellte:r)
Wünschenswert sind Kenntnisse über die Strukturen bundespolitischer und wissenschaftlicher Akteur:innen, insbesondere im Gesundheits- und Forschungsbereich
Wünschenswert sind Kenntnisse im Eventmanagement
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Versierter Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und professionellen Adressmanagementsystemen
Versierter Umgang mit gängigen Videokonferenzsystemen und anderen Digital-Tools (wie Teams, Zoom, Webex)
Freundliches Auftreten und vorausschauende, selbststrukturierte Arbeitsweise
Kommunikationsfähigkeit und hohes Verantwortungsbewusstsein
Hohe Eigenmotivation
Teamfähigkeit und Loyalität
Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen innerhalb von Deutschland (insbesondere nach Heidelberg)

Die Position erfordert mindestens eine 4-tägige Arbeitswoche (vor Ort im Büro bzw. mobil). Nach Absprache kann der Arbeitszeitanteil auf bis zu 75 % erhöht werden.
Wir bieten

Hervorragende Rahmenbedingungen: modernste State-of-Art Infrastruktur und Möglichkeit zum internationalen Austausch auf Spitzenniveau
30 Tage Urlaub
Flexible Arbeitszeiten
Vergütung nach TV-L inkl. betrieblicher Altersvorsorge und vermögenswirksamer Leistungen
Möglichkeit zur mobilen Arbeit und Teilzeitarbeit
Familienfreundliches Arbeitsumfeld
Nachhaltig zur Arbeit: Vergünstigtes Deutschland-Jobticket
Entfalten Sie Ihr volles Potenzial: gezielte Angebote für Ihre persönliche Entwicklung fördern Ihre Talente
Unser betriebliches Gesundheitsmanagement bietet ein ganzheitliches Angebot für Ihr Wohlbefinden

Important note
Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non-EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.
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