Projektassistent:in - Packagingdesign-Agentur (m/w/d) - Extra & Bold Design GmbH

Stellenbeschreibung:

Über uns

Extra & Bold ist eine Packagingdesign-Agentur für den Lebensmitteleinzelhandel und FMCG.

Wir denken Packaging ganzheitlich – von der ersten Idee bis zur finalen Umsetzung. Mit spezialisierten Teams, klaren Prozessen und modernster Technologie gestalten und realisieren wir Verpackungslösungen, die im Regal überzeugen und beim Verbraucher wirken.

Unser Schwerpunkt liegt auf durchdachten Designprozessen, präziser Reinzeichnung und technischer Produktionsvorbereitung – für maximale Markenwirkung und effiziente Time-to-Market.

Was uns auszeichnet

ein wertschätzendes Miteinander, flache Hierarchien und abwechslungsreiche Projekte für namhafte Kunden – in einem Umfeld, das Kreativität, Innovation, Effizienz und Teamgeist verbindet.

Aufgaben

Projektanlage & -pflege
- Anlegen neuer Projekte im internen System
- Verwaltung von Projektdaten, Zeitplänen und Deadlines
- Unterstützung bei der Vorbereitung und Koordination von Projektstarts
Aufgabenpriorisierung
- Zuteilung und Priorisierung von Aufgaben innerhalb von Projekten basierend auf Kundenanforderungen und Deadlines
- Abstimmung mit den internen und externen Stakeholdern zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs
Versand von Unterlagen
- Verantwortung für die termingerechte Versendung von Angebots- und Projektunterlagen an Kunden und interne Stakeholder
- Organisation und Verwaltung des Dokumentationsflusses, um die Nachverfolgbarkeit sicherzustellen
Fakturierung
- Erstellen und Versenden von Rechnungen basierend auf abgeschlossenen Projekten oder Meilensteinen
- Verwaltung offener Posten und Nachverfolgung unbezahlter Rechnungen
Kommunikation
- Ansprechpartner/in für Kundenanfragen zu laufenden Projekten und Rechnungen
- Enge Zusammenarbeit mit den Teamleitern und dem Customer Operations Management, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen zeitgerecht an Kunden weitergeleitet werden
Administrative Unterstützung
- Allgemeine Unterstützung der Projekt-Teams durch administrative Tätigkeiten
- Pflege von Kundendaten und Projektakten in internen Systemen

Qualifikation

Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Erfahrung in der Organisation von Projekten oder in der kaufmännischen Verwaltung
MS Office und du? Ein Dreamteam!
Strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
Kommunikation ist deine Stärke – sowohl schriftlich als auch mündlich
Du bist belastbar & dienstleistungsorientiert
Du hast Agentur- und / oder Packaging-Erfahrung