Projektassistenz Baumanagement (m/w/d)

Einführung & Zusammenfassung:

Die Projektassistenz Baumanagement spielt eine entscheidende Rolle bei der Unterstützung des Projektteams „Baumanagement“ durch die Übernahme organisatorischer und administrativer Aufgaben. Die gesuchte Person verfügt idealerweise über Erfahrung in bürowirtschaftlichen Abläufen und Assistenzfunktionen sowie ausgezeichnete Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch.

Hauptverantwortlichkeiten:

Die Projektassistenz ist verantwortlich für die effiziente Abwicklung administrativer Tätigkeiten im Baumanagement-Team, einschließlich:

• Planung von Projektmeetings (intern und extern) inkl. Raumbuchung und Einladungsversand
• Organisation von Workshops sowie Unterstützung bei der Reiseplanung
• Erstellung und Pflege von Aufgabenlisten und Dokumentationen
• Unterstützung bei Bestellvorgängen im SAP-System
• Verantwortung für telefonische und schriftliche Korrespondenz
• Empfang und Betreuung von nationalen und internationalen Besuchern
• Durchführen des Onboarding-Prozesses neuer Mitarbeitenden
• Berichtswesen und Vorbereiten von Foliensätzen für Meetings

Schlüsselanforderungen:

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder in einer ähnlichen Fachrichtung
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in Assistenzfunktionen
• Erfahrung in bürowirtschaftlichen und -organisatorischen Abläufen
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und gute Englischkenntnisse (B2)
• Erweiterte Excel-Kenntnisse

Nice to Have:

• Erfahrung im Veranstaltungsmanagement
• Kenntnisse im Dokumentenmanagementsystem

Weitere Details:

Der Einsatzort ist Berlin, mit einer geplanten Dienstreise einmal pro Monat zu Baubüros innerhalb des Netzgebietes.