Projektassistenz im Baumanagement (m/w/d) – Berlin

PMP Projektmanagement GmbH (PMP) bietet Ingenieur- und Managementberatung an. PMP verfügt über eigene erfahrene Mitarbeiter in verschiedenen Bereichen und pflegt ein Netz mit hochqualifizierten Freiberuflern sowie mehreren sehr erfahrenen Kooperationspartnern. Je nach Kundenanforderung werden Mitarbeiter oder ganze Projektteams für Kundenprojekte zur Verfügung gestellt. Auf Wunsch werden auch ganze Projektorganisationen zur Projektabwicklung aus eigenen Mitarbeitern, Freiberuflern sowie Kooperationspartnern zusammengestellt. Diese bilden dann ein homogenes Projektteam, welches die Herausforderungen des Kunden ideal erfüllen.

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Aufgaben

Die Projektassistenz soll eigenständig organisatorische und administrative Tätigkeiten für das Baumanagement übernehmen, darunter:

• Planung und Organisation von Projektmeetings (inkl. Raumbuchung, Catering, Einladungen, Protokollierung, Aufgabenlisten)

• Veranstaltungsmanagement (Workshops, Termine mit Dienstleistern intern/extern)

• Organisation von Dienstreisen (Hotel, Zug, Flug, Mietwagen)

• Unterstützung bei IT-Tickets im System (Heat)

• Überarbeitung von Prozessdarstellungen und Richtlinien

• Bestellvorgänge im SAP inkl. Abrechnung

• Telefonische und schriftliche Korrespondenz (Deutsch/Englisch)

• Dokumentenmanagement und Ablagepflege

• Empfang und Betreuung nationaler/internationaler Besucher

• Berichtswesen und Erstellung von Präsentationsfolien

• Nachverfolgung offener Aufgaben und Statusabfragen

• Betreuung des E-Mail-Funktionspostfachs

• Onboarding neuer Mitarbeitenden inkl. Unterstützung bei Einarbeitung

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement oder ähnliche Fachrichtung)

• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in Assistenzfunktionen, vorzugsweise im Büro- oder Projektumfeld (bis zu 4 Jahre von Vorteil)

• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und gute Englischkenntnisse (B2)

• Erweiterte Excel-Kenntnisse

• Erfahrung mit organisatorischen Abläufen und administrativen Prozessen

• Flexibilität für gelegentliche Dienstreisen

Ihre Vorteile bei PMP Projektmanagement GmbH

• Flexible Arbeitszeitmodelle
  Gleitzeit, Teilzeitmöglichkeiten und mobile Arbeit – angepasst an Ihre Lebenssituation

• Attraktive Vergütung
  Leistungsgerechte Bezahlung und transparente Gehaltsentwicklung

• Weiterbildung & Entwicklung
  Fachliche und persönliche Förderung durch individuelle Weiterbildungsangebote

• Langfristige Perspektiven
  Unbefristete Arbeitsverträge und projektübergreifende Entwicklungsmöglichkeiten

• Abwechslungsreiche Projekte
  Spannende Großprojekte im Bereich Energie, Infrastruktur und Digitalisierung

• Moderne Arbeitsumgebung
  Technisch ausgestattete Arbeitsplätze und digitale Tools für effizientes Arbeiten

• Wertschätzendes Miteinander
  Flache Hierarchien, direkte Kommunikation und ein kollegiales Betriebsklima

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