Quereinstieg Office Management in der ambulanten Kinder- und Jugendpsychiatrie in Hamburg

Overview

Du liebst Struktur, denkst digital und kommunizierst mit Herz und Klarheit? Du liebst Herausforderungen im Umgang mit Kindern, Jugendlichen und ihren Familien und bringst Kultursensibilität mit? Du arbeitest gerne sorgfältig, prozesssicher und mit Überblick? Du möchtest Teil eines Teams werden, das effizient, lösungsorientiert und loyal zusammenarbeitet?

Du bist im turbulenten Praxisalltag belastbar, lässt Dich offen und neugierig auf Ungewohntes ein, bist bereit, Dir nicht Bekanntes anzueignen und gehst flexibel auf Veränderungen ein?

Dann könnte das hier genau Deine Stelle sein.

Wir suchen ein Office Management (m/w/d) in Teilzeit mit 25 Stunden pro Woche für unseren Administrationsbereich – eine Persönlichkeit, die Organisation, IT-Kompetenz, Verlässlichkeit und wertschätzende Kommunikation selbstverständlich miteinander verbindet.

Iccura ist ein Zentrum für mentale Gesundheit von Kindern und Jugendlichen. Wir arbeiten in interkulturellen und interdisziplinären Teams in den Bereichen sozialpsychiatrischer und psychotherapeutischer PatientInnenversorgung, Projektentwicklung und Umsetzung sowie Wissensmanagement und Fortbildungen. Du hast die Möglichkeit, in einer dynamischen Umgebung für Kontinuität und Stabilität zu sorgen und einen echten Unterschied im Leben junger Menschen zu machen. Wenn du eine Leidenschaft für Kinder und Jugendliche hast, gerne sowohl an der turbulenten Rezeption als auch im ruhigen Backoffice arbeitest und Dich auf ein tatkräftiges Team verlassen willst, bist du bei uns genau richtig. Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen und gemeinsam Heilung und Entwicklung für unsere kleinen PatientInnen möglich zu machen.

Aufgaben

• Organisation und Koordination administrativer Praxisabläufe
• Sicherer Umgang mit IT , insbesondere KIM, Konnektor, eHBA, SMC-B, google drive, MS Office, Projektmanagmentsoftware wie Trello/Asana, KI zB Claude, Social Media
• Mitgestaltung digitaler Workflows und Automationen
• Arbeit mit Patient:innenverwaltungssystemen
• EBM, GOÄ Abrechnung
• Pflege, Auswertung und Aufbereitung von Kennzahlen
• Erstellung statistischer Übersichten
• Sorgfältige Arbeit mit Excel
• Respektvolle, klare und situationssichere Kommunikation mit Kindern, Jugendlichen und ihren Bezugspersonen
• Verlässliche und wertschätzende Vertretung unserer Praxisregeln nach außen

Qualifikation

• Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten im Umgang mit jungen PatientInnenen und deren Familien
• Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld mit psychisch kranken und hochbelasteten Menschen organisiert und effizient zu arbeiten
• Teamfähigkeit und die Bereitschaft, in einem interdisziplinären Team im interkulturellen Kontext zu arbeiten
• eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen oder verwaltungsnahen Bereich
• Erfahrung im Praxisbetrieb oder Grundkenntnisse über das Gesundheitssystem
• Kenntnisse in der Abrechnung
• Sicherheit im Umgang mit IT und Patient:innenverwaltungssystemen
• Erfahrung mit Automationsprogrammen und digitalen Workflows
• von Vorteil: Fremdsprachenkenntnisse

Was uns besonders wichtig ist

Was uns besonders wichtig ist

• wertschätzend
• lösungsorientiert
• verbindlich
• loyal
• freundlich und klar
• prozesssicher
• verlässlich und verantwortungsbewusst

Benefits

• ein unterstützendes Team und Teamevents jedes Quartal
• Benefits und Fortbildungszuschüsse
• ein individuelles Qualifizierungsmodell
• jährliche Entwicklungsgespräche
• ein strukturiertes Onboarding
• ein Arbeitsumfeld, in dem Klarheit, Wertschätzung und Entwicklung zusammengehören

Diese Position ist ideal für Dich, wenn Du Dir denkst: "Ja!, ..."

• „...ich möchte Verantwortung übernehmen.“
• „...ich arbeite gerne sorgfältig und digital.“
• „...ich kann freundlich und klar kommunizieren – auch in anspruchsvollen Situationen.“
• „...ich mag Kontinuität und ein verlässliches Team.“
• „...ich möchte in einer Praxis arbeiten, in der Kinder und Jugendliche aus aller Welt im Mittelpunkt stehen.“

Dann bist Du bei uns genau richtig!