Referent der Geschäftsführung

Über uns

Wir bei anacision lieben und leben Daten Wir sind überzeugt, dass künstliche Intelligenz uns dabei hilft, die immer komplexer werdenden Herausforderungen unserer Zeit zu meistern.  

Um dies zu erreichen, begleiten wir unsere Kunden aus der öffentlichen Verwaltung in Beratungsprojekten von der Ideenfindung bis zur Einführung einer KI-Lösung. Gemeinsam konzipieren wir individuelle KI-Lösungen und implementieren diese. Darüber hinaus unterstützen wir bei der technischen Operationalisierung und der fachlichen Integration in bestehende Unternehmensprozesse. 

Die anacision ist jung, vielseitig und dynamisch. Als stark wachsendes und innovatives Unternehmen bringen wir frischen Wind in den etablierten Beratungsmarkt. Dabei hilft es uns, dass wir sowohl fachlich als auch persönlich unterschiedliche Hintergründe haben. Vielfältige Stimmen werden nicht nur gehört, sondern sind erwünscht. Diese unterschiedlichen Perspektiven, kombiniert mit der gemeinsamen Begeisterung für Daten, machen unser Team aus. 

Zur Unterstützung unseres weiteren Wachstums suchen wir Mitarbeiter:innen mit flexibler Wahl des Arbeitsortes. Wir leben eine "Remote First" Policy, bieten aber auch die Möglichkeit in unserem Büro am Standort Karlsruhe zu arbeiten. Wir pflegen den persönlichen Kontakt in unseren regelmäßigen Off-Sites intensiv und bieten monatliche Termine für den persönlichen Austausch und Soziales. 

Deine Aufgaben

Als Teil unseres Backoffice-Teams bist du zentrale Ansprechperson für interne und externe Anliegen, gestaltest Abläufe aktiv mit und unterstützt die Geschäftsführung in administrativen, organisatorischen und HR-bezogenen Themen. 
Geschäftsführung & Corporate Services 

Eigenverantwortliche Erstellung, Prüfung und Verwaltung von Verträgen (z. B. NDAs, Leasing, Verschwiegenheitsvereinbarungen)

Strategische Zuarbeit für Gesellschafter- und Beiratskommunikation

Vorbereitung und Organisation von Gesellschafterversammlungen inklusive Entscheidungsvorlagen

Unterstützung im Controlling 

Mitwirkung bei unternehmensrechtlichen Themen in Abstimmung mit externen Kanzleien

Unterstützung bei Versicherungsmanagement und Verwaltung von Verbands- bzw. Vereinsmitgliedschaften

Vorbereitung von Präsentationen, Vorträgen und strategischen Reports für die Geschäftsführung

Human Resources 

Eigenständige Bearbeitung arbeitsrechtlicher Fragestellungen in Abstimmung mit externen Partnern

Erstellung und Pflege von Arbeits- und Vertragsdokumenten, inkl. Zeugnissen

Unterstützende Beratung bei HR-Projekten in Bezug auf rechtliche Fragen bzw. Gesetzesänderungen

Backoffice & Organisation 

Koordinierung von eingehender und ausgehender Post sowie der zentralen E-Mail-Adresse (info@…)

Bearbeitung von Telefonanfragen und unterstützt die Organisation des Büroalltags

Unterstützung interner Prozesse und Abläufe im Backoffice

Dein Profil

Abgeschlossenes Studium (BWL, Recht, Verwaltung, Wirtschaft o.ä.) oder vergleichbare Qualifikation

Erste Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Backoffice oder Referentenfunktion

Sehr gute Kenntnisse in MS Office, idealerweise Erfahrung mit Controlling-Tools

Analytisches Denkvermögen, hohe Eigenverantwortung und Organisationsstärke

Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und souveränes Auftreten

Teamfähigkeit und Kommunikationsgeschick, insbesondere im Umgang mit Gesellschaftern oder externen Partnern

Warum wir?

Flexible Arbeitszeiten, Teilzeitmodelle und flexible Arbeitsorte (innerhalb Deutschlands) für eine gute Work-Life-Balance und Vereinbarkeit von Familie und Beruf

Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem innovativen und dynamischen Umfeld.

Gestaltungsspielraum, um eigene Ideen voranzutreiben 

Freiraum für individuelle Weiterbildung, u.a. bis zu 4h pro Woche durch interne oder externe Schulungen 

Privatnutzung von Laptop und Handy, sowie finanzielle Unterstützung bei der Einrichtung eines Home-Office-Arbeitsplatzes

Zusammenarbeit in einem motivierten Team mit flachen Hierarchien.

30 Tage Urlaub/Jahr

Fahrradleasing

Regelmäßige Teamevents

 Klingt nach einer Aufgabe, die dich begeistert? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung