Referent (m/w/d) der Geschäftsführung für den Verkehrsbetrieb Potsdam GmbH (ViP)

Wir sind Busse, Straßenbahn... und noch ein bisschen mehr...
In dieser anspruchsvollen Position bilden Sie im Team die zentrale Schnittstelle der Geschäftsführung zu allen Bereichen unseres Unternehmens und den Geschäftspartnern aus Politik und Wirtschaft. Neben den allgemeinen Office-Management-Aufgaben unterstützen Sie unser Geschäftsleitungsteam bei der Erfüllung ihrer strategischen und operativen Aufgaben.
Zu den Hauptaufgaben zählen insbesondere:

• Management und Terminkoordination:

Sie unterstützen die Geschäftsführung im Tagesgeschäft und sind eingebunden in strategische und operative Herausforderungen. Dabei verantworten Sie die frist- und termingerechte Nachhaltung von Aufgaben und Terminen im gesamten Geschäftsführungsbereich.

• Dokumentation:

Sie bereiten Sitzungen/Tagungen vor, nehmen an Besprechungen teil und verantworten die Protokollierung der Sitzungsergebnissen. Weiterhin bereiten Sie wirtschaftliche/ technische Kennzahlen und Eckdaten auf, Sie übernehmen die Analyse derer und bereiten Schlussfolgerungsvorschlägen vor.

• Projektarbeit und Kommunikation :

Zu den weiteren Aufgaben gehören die Mitarbeit und Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Überwachung von komplexen Projektthemen. Sie führen eine aktive Kommunikation und Zusammenarbeit mit allen Unternehmensbereichen sowie externen Partnern

• Assistenztätigkeiten:

Mit Ihrer proaktiven Art bearbeiten Sie Sonderaufgaben in wechselnden Themenbereichen und übernehmen die selbstständige Abwicklung von Sekretariatsaufgaben im Team. Im Fokus liegen hier die Korrespondenz, das Terminmanagement, das Reisemanagement und die Betreuung von Besuchern.
Kernkompetenzen / Qualifikationen:

• • klassischen Sekretariatsarbeiten, wie Ablagen und Dokumentation, Posteingang- und Postausgang (spez. Geschäftsführung)
  • Entlastung der Geschäftsführung im Tagesablauf
  • Kommunikation und Weitergabe von relevanten Informationen an die entsprechenden Fachbereiche, Geschäftspartner, Behörden sowie das selbständige Nachhalten dieser
  • Erledigung der anfallenden Korrespondenz
  • Präsentationstechniken
  • Koordination und Mitwirkung an der Organisation von Events und Besprechungen
  • Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Ausbildung
  • Mehrjährige Erfahrung auf Leitungsebene als Referent, Assistent oder Sekretär(in)
  • Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen
  • SAP-Kenntnisse
  • verbindliche und stilsichere Kommunikations- und Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift in deutscher Sprache
  • Teamfähigkeit

Unser Angebot:

• • Faire Entlohnung
  • Zukunftssicherer Arbeitsplatz
  • Persönlicher Fahrausweis
  • Betriebliche Altersvorsorge (ZVK)
  • Bezuschussung bei Nutzung des Firmentickets
  • Kostenfreie Nutzung der Schwimmbäder der Stadt