Referent*in des Vorstands (m/w/d) Schwerpunkt: Projektkoordination und strategische Unterstützung

Du unterstützt unseren Vorstand in einer zentralen Stabsfunktion und arbeitest in einem mittelständischen Familienunternehmen mit kurzen Entscheidungswegen und direkter Zusammenarbeit. Dein Fokus liegt auf der Vorbereitung strategischer Entscheidungen, der Steuerung zentraler Projekte und der Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses. Du arbeitest strukturiert, denkst voraus und sorgst dafür, dass strategische und operative Themen effizient umgesetzt werden.

Das sind deine Aufgaben

• Projektkoordination und strategische Themen
  • Begleitung strategischer Projekte des Vorstands von der Planung bis zur Umsetzung.
  • Erstellung von Projektübersichten, Berichten und KPI-Auswertungen.
  • Eigenständige Steuerung und Nachverfolgung von Projekten, Aufgaben und Fristen.
  • Unterstützung bei der Planung, Vorbereitung und Durchführung von Strategie-Workshops sowie Vorstands- und Managementklausuren.
• Reporting und Analyse
  • Aufbereitung von Daten und Kennzahlen als Entscheidungsgrundlage.
  • Erstellung und Weiterentwicklung monatlicher Performance-Reportings.
  • Monitoring der Jahresplanung und Analyse relevanter Management-Reports.
  • Recherche und Bewertung von Markt-, Wettbewerbs- und Technologietrends.
• Kommunikation und Schnittstellenmanagement
  • Steuerung der internen und externen Kommunikation im Umfeld des Vorstands.
  • Priorisierung und Koordination eingehender Informationen, Anfragen und E-Mails.
  • Abstimmung mit Fachbereichen, Führungskräften, Projektteams und externen Partnern.
  • Organisation und Vorbereitung regelmäßiger Abstimmungen und Statusgespräche.
  • Erstellung professioneller Präsentationen, Berichte und Entscheidungsvorlagen.
• Organisation und operative Unterstützung
  • Planung, Organisation und Nachbereitung von Terminen, Sitzungen, Geschäftsreisen und Gremienformaten.
  • Vorbereitung von Agenden, Entscheidungsunterlagen und Protokollen für Vorstandssitzungen und Managementrunden.
  • Nachverfolgung von Beschlüssen und Wahrung wichtiger Fristen.
  • Strukturierte Dokumentation und Pflege relevanter Unterlagen, Verträge und Reports.
  • Organisation interner und externer Workshops, Klausuren und Veranstaltungen.
  • Aufbau und Weiterentwicklung effizienter Informations- und Ablagestrukturen.
  • Unterstützung bei administrativen Abläufen wie Spesen, Genehmigungen und Unterschriftenläufen.
  • Koordination externer Dienstleister und Partner im Rahmen von Vorstandsthemen.

Das bringst du mit

• Abgeschlossenes wirtschaftswissenschaftliches oder vergleichbares Studium; alternativ kaufmännische Ausbildung mit relevanter Berufserfahrung.
• Praxiserfahrung in Assistenz-, Stabs-, Strategie- oder projektorientierten Funktionen.
• Strong analytisches und konzeptionelles Denkvermögen sowie gutes betriebswirtschaftliches Verständnis.
• Strukturierte, präzise und eigenständige Arbeitsweise mit hoher Organisations- und Priorisierungsfähigkeit.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel und PowerPoint).
• Diskretion, Verlässlichkeit und souveräner Umgang mit vertraulichen Themen.
• Hohe Umsetzungsstärke, Eigeninitiative und die Fähigkeit, Abläufe zu optimieren und Entscheidungen vorzubereiten.

Das wird dich begeistern

• Ein kompetentes Umfeld, Transparenz und Fairness
• Ein gutes Arbeitsklima, Teamevents und Veranstaltungen
• Ergonomische und top-ausgestattete Arbeitsplätze
• Weiterbildungsmöglichkeiten und verschiedene Sprachkurse
• Fitnessstudio-Zuschuss, kostenloses Obst und Getränke
• Firmenparkplatz, Business Bike und viele weitere Benefits
• Leistungsgerechte Vergütung, eine unbefristete Festanstellung sowie 30 Tage Urlaub

So kommen wir zusammen

Du findest dich in dieser Stellenbeschreibung wieder? Prima! Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung über unser Bewerbungsportal. Du bist interessiert, hast aber noch einige Fragen? Auch gut! Dann schreibe uns gerne eine E-Mail an Wir freuen uns auf dich!

Über uns

Als Anbieter für 3D-Planungssoftware liefern wir digitale Lösungen für Raumplanung und Innenausbau. Wir haben die Digitalisierung ins Handwerk gebracht und bilden heute die gesamte Leistungskette von der Beratung über die Planung bis zur Präsentation in einem nahtlosen Prozess ab. Unsere Software ist das Ergebnis gemeinsamer, guter Arbeit vieler Menschen aus unterschiedlichen Disziplinen. Wir suchen Menschen, die mit uns noch einen Schritt weiter gehen!