Referent*in im Büro des Kanzlers (w/m/d)

Die Universität Heidelberg ist eine Volluniversität mit ausgeprägter Forschungsorientierung und internationalem Anspruch. Mit rund 31.300 Studierenden und 8.400 Mitarbeiter*innen, darunter zahlreiche Spitzenforscher*innen, ist sie eine weltweit angesehene Institution, die zudem eine herausragende wirtschaftliche Bedeutung für die Metropolregion Rhein-Neckar hat.

In der Universitätsverwaltung ist ab sofort folgende Stelle in Vollzeit unbefristet zu besetzen

• Referent*in im Büro des Kanzlers (W/M/D)
• Das Büro des Kanzlers koordiniert zentrale strategische und administrative Prozesse und ist Ansprechpartner für die Hochschulleitung, die Fakultäten und zentralen Einrichtungen. Zur Unterstützung unserer Arbeit suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die Organisationsgeschick, strategisches Denken und Affinität für digitale Themen mitbringt.

Ihre Aufgaben

• Begleitung und Steuerung zentraler Verwaltungsprojekte: Sie unterstützen den Kanzler unmittelbar bei der Organisation, Koordination und Umsetzung von Projekten mit übergreifender Bedeutung für die Universität
• Mitgestaltung im Projektmanagement und Controlling: Sie entwickeln projektbezogene Strukturen mit, behalten Fristen und Ziele im Blick und unterstützen bei der Qualitätssicherung. In diesem Kontext sind Sie für das neu gegründete Dezernat Digitale Transformation zentrale*r Ansprechpartner*in im Büro des Kanzlers
• Unterstützung des Büros im Tagesgeschäft: Sie tragen zur reibungslosen Abwicklung administrativer und organisatorischer Abläufe bei
• Mitwirkung an strategischen Themenstellungen
• Enge Zusammenarbeit mit der persönlichen Referentin des Kanzlers: Sie arbeiten in einem kleinen, hochmotivierten Team eng mit der Persönlichen Referentin zusammen – mit flachen Hierarchien, klaren Zuständigkeiten und Raum für eigenverantwortliches Handeln

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossenes Studium, vorzugsweise mit dem Hintergrund Wirtschafts- oder Rechtswissenschaften
• Erste Berufserfahrung im Projekt- oder Verwaltungsmanagement von Vorteil
• Eine strukturierte, zuverlässige und proaktive Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, Organisationsgeschick und Freude an Teamarbeit
• Sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware und Affinität zu digitalen Arbeitsprozessen

Wir bieten

• Eine verantwortungsvolle, vielseitige Tätigkeit mit Gestaltungsspielraum
• Ein kollegiales, wertschätzendes Arbeitsumfeld im unmittelbaren Umfeld der Hochschulleitung
• Flexible Arbeitszeiten sowie Möglichkeiten zur mobilen Arbeit im Rahmen der geltenden Regelungen
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Ein vielfältiges universitäres Angebot (z. B. subventioniertes Deutschlandticket, Hochschulsport u. a.)
• Zentrale Lage im Herzen von Heidelberg mit guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr

Die Stelle ist grundsätzlich teilbar. Die Vergütung erfolgt in Entgeltgruppe 13 TV-L.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse etc.) bis zum 11. Januar 2026 in einer PDF-Datei per E-Mail an Herrn Jens Andreas Meinen, senden. Für Rückfragen wenden Sie sich bitte an Frau Lisa Langbein unter der Telefonnummer.
Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Wir bitten qualifizierte Frauen nachdrücklich um ihre Bewerbung. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter