Referent/in Vereinsverwaltung (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit

DermaKIDS e.V. ist ein unabhängiger, gemeinnütziger Verein mit Sitz nahe Berlin, der Kindern und Jugendlichen mit Epidermolysis bullosa (EB) sowie deren Familien in ganz Deutschland hilft, ihre Versorgungs- und Lebenssituation nachhaltig zu verbessern. Kinder, die an der schweren und bislang unheilbaren seltenen Erkrankung EB leiden, werden Schmetterlingskinder genannt – weil ihre Haut so verletzlich ist wie die Flügel eines Schmetterlings.

Referenten/in Vereinsverwaltung (m/w/d) – Voll- oder Teilzeit

In dieser verantwortungsvollen Position übernehmen Sie zentrale organisatorische und administrative Aufgaben unseres Vereins. Sie arbeiten eigenständig und berichten direkt an den Vorstand.

Aufgaben

• Die Bearbeitung von Anfragen und Anliegen unserer Mitglieder sowie die Pflege und laufende Aktualisierung der Mitgliederdatenbank.
• Die Spendenverwaltung einschließlich der vorbereitenden Erstellung von Zuwendungsbestätigungen zur weiteren Bearbeitung durch den Vorstand.
• Die Bearbeitung, Dokumentation und Abwicklung eingehender Geldauflagen.
• Die Erfassung von Hilfsanfragen sowie deren strukturierte Aufbereitung in enger Zusammenarbeit mit unserem Patientenmanagement als Entscheidungsvorlagen für den Vorstand.
• Die Erstellung von Tätigkeitsberichten zur Vorlage beim Finanzamt auf Grundlage der bereitgestellten Informationen aus der Vereinsarbeit sowie in Abstimmung mit dem Steuerbüro.
• Die Pflege und Weiterentwicklung der Zuwendungsdatenbank sowie die Erstellung daraus abgeleiteter einfacher statistischer Auswertungen.
• Die Mitwirkung an Digitalisierungsmaßnahmen, insbesondere bei der Optimierung und Weiterentwicklung vereinsinterner Verwaltungs- und Dokumentationsprozesse.
• Die vorbereitende Organisation sowie die Nachbereitung von Mitgliederversammlungen.
• Die Durchführung allgemeiner Verwaltungstätigkeiten, unter anderem:
  • Postbearbeitung einschließlich der Digitalisierung eingehender Unterlagen.
  • Ablage und strukturiertes digitales Dokumentenmanagement.
  • Kopier- und organisatorische Tätigkeiten.
• Unterstützung bei Mailing-, Versand- und Informationsaktionen.

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium im sozialen und/oder wirtschaftlichen Bereich.
• Umfassende Erfahrung im Verwaltungsbereich von Non‑Profit‑Organisationen, die dem deutschen Recht unterliegen.
• Sehr gute Organisations- und Koordinationsfähigkeit sowie sicheres, freundliches Ausdrucks- und Kommunikationsvermögen.
• Routiniert im Umgang mit gängigen IT-Anwendungen im Büroumfeld (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und idealerweise Erfahrung mit Vereinsverwaltungssoftware.
• Schnelle Auffassungsgabe sowie sorgfältig, strukturiert und selbstständig arbeitende Arbeitsweise.
• Loyalität, Flexibilität, Zuverlässigkeit, Einsatzbereitschaft und ein hohes Maß an Diskretion.

Wir bieten

• Eine sinnstiftende Tätigkeit mit klarem sozialem Bezug, bei der Ihre Arbeit unmittelbar zur Verbesserung der Lebens- und Versorgungssituation von Schmetterlingskindern beiträgt.
• Die Mitarbeit in einem bundesweit etablierten, gemeinnützigen Verein mit hohem Qualitätsanspruch, der seine Arbeit an den gelebten Werten Transparenz, Offenheit und Qualität ausrichtet.
• Die Gelegenheit, an nachhaltigen, spannenden und zukunftsorientierten Projekten mitzuwirken, die die Versorgung von Kindern und Jugendlichen mit EB langfristig verbessern.
• Ein hoher Grad an Teamzusammenhalt sowie die Zusammenarbeit in einem engagierten, interdisziplinären und hochmotivierten Team mit flachen Hierarchien.
• Freiraum für eigenverantwortliches Arbeiten sowie kurze Entscheidungswege durch eine schlanke Organisationsstruktur und die direkte Zusammenarbeit mit dem Vorstand.
• Die Möglichkeit, sich mit Ihren fachlichen Kompetenzen aktiv einzubringen und die Weiterentwicklung eines wachsenden Vereins mitzugestalten.
• Individuell auf Sie und Ihre Bedürfnisse abgestimmte Fort- und Weiterbildungsangebote zur Unterstützung Ihrer fachlichen und persönlichen Entwicklung.
• Eine moderne Arbeitsumgebung sowie die Bereitstellung der für Ihre Tätigkeit notwendigen technischen Ausstattung.
• Langfristige berufliche Perspektiven in einem stabilen Vereinsumfeld, dem eine nachhaltige Zusammenarbeit besonders wichtig ist.

Important note

Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non‑EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.