Sachbearbeiter/-in/ Assistenz (m,w,d)

Sachbearbeiter/-in/ Assistenz (m,w,d)

Bei der Hanse- und Universitätsstadt Rostock ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt o.g. Planstelle in Vollzeit (39 Wochenstunden) befristet gemäß § 14 Abs. 1 Teilzeit- und Befristungsgesetz im Rahmen einer Krankheitsvertretung im Amt für Digitalisierung und IT zu besetzen. Die Stelle ist mit bis zu 30 Wochenstunden teilzeitfähig.

Die Hanse- und Universitätsstadt Rostock liegt direkt an der Ostsee und ist somit für viele nicht nur ein ideales Reiseziel, sondern auch eine Stadt, die Urlaub, Leben und Arbeit miteinander vereint. Rostock hat neben seinem maritimen Flair viel zu bieten. Als größte Stadt Mecklenburg-Vorpommerns und als Wirtschaftsstandort mit starken Unternehmen ist sie ein attraktiver Arbeitsort, der zudem sehr familienfreundlich ist.

Wir suchen eine/n Mitarbeiter/-in (m,w,d) für folgende Aufgaben:

• Büroorganisation/ Unterstützung Amtsleitung und Führungskräfte
• Organisation und Priorisierung des Postverkehrs sowie Bearbeitung allgemeiner Anfragen
• Akten- und Dokumentenmanagement inkl. Aktenplan, Protokollführung und Präsentationsaufbereitung
• Termin-, Sitzungs- und Schulungskoordination inkl. Einladungen, Verteilerpflege und Nachbereitung
• Organisation interner Services (Material- und Fahrkartenbeschaffung, Schadensmeldungen, Schlüssel- und Literaturverwaltung)
• Unterstützung der Haushaltsdurchführung
• Koordination des Rechnungseinganges und Absicherung des ordnungsmäßigen Durchlaufs sowie Recherche zu haushaltsrelevanten Angelegenheiten
• Verwaltungsunterstützende Tätigkeiten
• Organisation, Vorbereitung, Moderation und Auswertung von IT-Veranstaltungen (inkl. Vortragen von allgemeinen Themen; Sammeln und Koordinieren von fachlichen Inhalten anderer Fachbereiche; Umfragen erstellen, Moderieren und Auswerten)
• Erstellen von Beschluss- und Informationsvorlagen sowie Stellungnahmen für die Bürgerschaft und die Ausschüsse im Allgemeinen Informationssystem des Sitzungsdienstes nach Vorgabe

Voraussetzungen, die Sie mitbringen:

• abgeschlossene dreijährige Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann (m,w,d) für Büromanagement, Bürokauffrau/-kaufmann (m,w,d) oder abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten (m,w,d) oder eine abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung mit ähnlicher Ausrichtung (z. B. Rechtsanwaltsfachangestellte/r (m,w,d), Notarfachangestellte/r (m,w,d), oder Justizfachangestellte/r (m,w,d), Fachangestellte/r für Medien- und Informationsdienst (m,w,d) oder Kommunikationsdesigner/in (m,w,d))
• einschlägige Berufserfahrungen in dem Tätigkeitsbereich Assistenz/Sekretariat wünschenswert; vorteilhaft in der öffentlichen Verwaltung
• Kenntnisse im Post- und Dokumentenmanagement (E-Akte) wünschenswert
• gute Kenntnisse der DIN 5008 sowie der deutschen Rechtschreibung, wie auch sicherer Umgang in Wort und Schrift
• Kenntnisse im Umgang mit der Software H+H proDoppik wünschenswert
• Deutschkenntnisse mindestens Sprachniveau C1 nach dem Europäischen Referenzrahmen (bei Nicht-Muttersprachler/-innen (m,w,d) ist ein entsprechender Nachweis erforderlich)
• Organisations- und Koordinierungsgeschick
• hohe Belastbarkeit und Engagement
• selbständiges und eigenverantwortliches Arbeiten
• freundliches und sicheres Auftreten, ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, Teamfähigkeit
• hohe Kunden- und Serviceorientierung
• gutes Verständnis für IT-Services und Digitalisierung
• Belastbarkeit

Entgelt:
Die Planstelle ist nach TVÖD, Entgeltgruppe 6 bewertet.

Zudem bieten wir:
• sehr gute Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• betriebliches Gesundheitsmanagement
• familienfreundliche Arbeitsbedingungen zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• flexible Arbeitszeiten
• Jahressonderzahlung (§ 20 TVöD-VKA)
• betriebliche Altersvorsorge (ATV-K)
• DeutschlandTicket (mit einem Preisvorteil von insgesamt 30%)
• Standortsicherheit Rostock

Bitte bewerben Sie sich auf unserer Homepage ( über das Online-Formular.

Schwerbehinderte Menschen und Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbende die Tätigkeiten für das Allgemeinwohl ausüben, können bei ansonsten gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt werden.

Bewerbende, die einen Umzug nach Rostock planen, können sich kostenlos an das Welcome Center der RegionRostock wenden. Die zentrale Anlaufstelle unterstützt bei der Suche nach Wohnraum, Kinderbetreuungsangeboten, Jobperspektiven für den mitziehenden Partner, Freizeitaktivitäten und vieles mehr.

Bewerbungsfrist

Tätigkeitsaufnahme

zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Vertragsart

Vollzeit, befristet

Ansprechpartner

Ihre Fragen beantworten wir Ihnen gerne!
Bärbel Seemann
Tel.

Bewerbungsunterlagen, die bis zum Ende der Bewerbungsfrist unvollständig sind, können im weiteren Verlauf des Auswahlverfahrens unberücksichtigt bleiben.

Kosten im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren werden nicht erstattet.