Sachbearbeiter Personalentwicklung / Shared Service Center (w/m/d)

Sachbearbeiter Personalentwicklung / Shared Service Center (w/m/d)

Arbeitgeber: WOLFF & MÜLLER Holding GmbH & Co. KG Service-Einheiten (Hauptverwaltung)

Arbeitsort: Stuttgart (Zuffenhausen)

Anstellungsart: Vollzeit

Job Description

• Administration und Organisation von Personalentwicklungsformaten – eigenverantwortliche operative Abwicklung von Assessments, Entwicklungsprogrammen und Workshops, inkl. Terminkoordination, Teilnehmerkommunikation, Dokumentation und Nachbereitung.
• Teilnehmermanagement – Koordination von Einladungen und Versand von Unterlagen, Pflege von Teilnehmerdaten und Veranstaltungsinformationen in der HR-Software, Ansprechpartner für organisatorische Rückfragen.
• Ticketbasiertes Arbeiten – Aufträge über das Ticketsystem (Microsoft Planner) entgegennehmen, bearbeiten und nach Abschluss oder Klärungsbedarf melden.
• Unterlagen & Dokumentation – Erstellung und Aktualisierung von Präsentationen, Seminarunterlagen, Übertragung von Mitschriften in Dokumente und Ableitung von Maßnahmenlisten.
• Auswertungen & Reportings – Daten exportieren, standardisierte Auswertungen und Reports erstellen, Ergebnisse prüfen und termingerecht bereitstellen.
• Angebots- & Abrechnungsprozesse – Erstellung von Angeboten in GuideCom & DocuSign, Pflege von Abrechnungsvorgängen, Bearbeitung von Teil- und Endabrechnungen, Verfolgung offener Vorgänge.
• Effizienz & Mitgestaltung – Identifikation von Optimierungspotenzialen, aktive Ideenpräsentation, Mitgestaltung belastbarer Standards für den technischen Innendienst.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement, Veranstaltungskaufmann/-frau, Industriekaufmann/-frau).
• Mindestens 1–2 Jahre Berufserfahrung in einer administrativen, serviceorientierten oder koordinierenden Tätigkeit – idealerweise in einem Shared Service Center, Back‑Office oder einer vergleichbaren Serviceeinheit.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams) und Erfahrung mit aufgabenbasierten Planungstools (z. B. Microsoft Planner) von Vorteil.
• Erfahrung mit Systemen zur Seminar‑ oder Veranstaltungsverwaltung (z. B. GuideCom) wünschenswert; schnelle Einarbeitung in neue Systeme wird vorausgesetzt.
• Offenheit für KI‑gestützte Arbeitsmittel (z. B. Microsoft Copilot, ChatGPT) und Bereitschaft, diese produktiv zu nutzen.

Personal Qualities

• Präzise & sorgfältig – eigenständige Qualitätsprüfung von Dokumenten, Daten und Abrechnungen.
• Zuverlässig & verbindlich – Einhaltung zugesagter Termine, proaktive Kommunikation bei Änderungen.
• Serviceorientiert & kommunikativ – klare, zielgerichtete Kommunikation mit internen und externen Auftraggebern.
• Strukturiert & eigenständig – Überblick bei parallelen Aufgaben, Priorisierung ohne Micromanagement.
• Hands‑on & mitdenkend – Eigeninitiative bei Verbesserungen, Dokumentation und Wissensweitergabe.
• Digital versiert & lernfreudig – routinierte Arbeit mit modernen Systemen, schnelle Einarbeitung neuer Plattformen, gezielter Einsatz von KI‑tools.

Benefits & Compensation

• Attraktives Vergütungspaket – tarifgerechtes Gehalt, Urlaubs- und Weihnachtsgeld.
• Personalentwicklung – Weiterbildung durch die WOLFF & MÜLLER Akademie.
• Gesundheitsförderung – umfassendes Angebot (Fitnessstudio, Basketball, etc.).
• Besondere Vorteile – Mitarbeiterangebote, Betriebsrestaurant, kostenlose Parkplätze, JobRad, flexible Arbeitszeitgestaltung, Mobile Working Regelungen.