Sachbearbeiter – Zoll-Dokumentation & Datenpflege (m/w/d)

Sachbearbeiter – Zoll-Dokumentation & Datenpflege (m/w/d)

Deine Aufgaben

Als Teil des Finance-Teams stellt die Fachabteilung Zölle & Verbrauchsteuern die rechtskonforme Abwicklung aller zoll- und verbrauchsteuerrechtlichen Prozesse sicher und leistet damit einen wesentlichen Beitrag zur internationalen Warenbewegung unseres Unternehmens. Mit Fachkompetenz, Sorgfalt und Verantwortungsbewusstsein sorgt das Team für reibungslose Abläufe und schafft die Grundlage für nachhaltigen Unternehmenserfolg.

Wir suchen ab sofort dich , als motivierte*n und detailorientierte*n Sachbearbeiter*in (m/w/d) zur Unterstützung der Fachabteilung bei der systematischen Pflege von Daten, Protokollen und betrieblicher Unterlagen. Dein Schwerpunkt ist die saubere Dokumentation, strukturierte Ablage, Fristen- und Statusnachverfolgung sowie Excel-basierte Aufbereitung von Daten aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen.

Datenpflege & Protokollführung

• Du pflegst und aktualisierst alle relevanten Excel-Listen / Master‑Tabellen (Daten konsolidieren, bereinigen, versionieren) und sorgst so für eine laufende, aktuelle Dokumentation.
• Du führst und pflegst verschiedene Protokollierungen nach Vorgaben (z. B. Bewegungs‑/Vorgangsprotokolle, Übergabeprotokolle, Änderungs‑/Korrekturprotokolle).
• Du bist im regelmäßigen Austausch mit anderen Teams (z. B. Lager/Logistik/Produktion/Verwaltung/Finance), sammelst relevante Informationen und führst Plausibilitätschecks durch (Vollständigkeit, Doppelerfassungen, fehlende Belege).
• Du kennzeichnest und dokumentierst Abweichungen/Unklarheiten im laufenden Tagesgeschäft („fehlt“, „unplausibel“, „bitte klären“) und kümmerst dich um deren Nachverfolgung.

Dokumentenbearbeitung & Aktenführung

• Du kümmerst dich um die systematische Ablage/Archivierung von Unterlagen (E‑Mails, Schreiben, Verträge, Nachweise, interne Dokumente) nach definierter Struktur.
• Du klassifizierst neu eingehende Dokumente (z. B. Anfrage, Rückfrage, Fristsetzung, Ergebnis/Feedback, interne Freigabe) und ordnest diese entsprechend zu.
• Du pflegst ein Dokumenten‑ und Vorgangsregister (Aktenzeichen/Referenz, Datum, Betreff, Status, zuständig, nächste Schritte).
• Du erstellst Anlagenverzeichnisse und stellst Dokumentpakete zusammen (PDFs bündeln, korrekt benennen, Reihenfolge/Versionen prüfen).

Fristen- & Aufgaben-Tracking

• Du pflegst einen Fristen‑ und Status‑Tracker (Termine, Verantwortlichkeiten, Priorität, Erledigungsstatus).
• Du bleibst bei offenen Punkten aktiv am Ball und eskalierst die Themen bei Fristrisiko an deine Führungskraft.
• Du führst Kurzprotokolle zu Absprachen/Telefonaten/Meetings (Wer? Was? Bis wann? Nächster Schritt?).

Excel‑Auswertungen & Reporting (nach Vorgabe)

• Du erstellst standardisierte Auswertungen/Übersichten (Filter, Pivot, Summenlogik, XVERWEIS).
• Du bereitest wöchentliche Statuspakete zu offenen Punkten/Fristen, Datenständen, Fehler‑/Klärlisten und Dokumentenständen vor.

Dein Profil

• Du bist sehr sicher im Umgang mit dem PC und MSOffice, insbesondere Excel (Tabellen, XVERWEIS/SVERWEIS, Pivot; sauberes Formatieren).
• Deine Arbeitsweise zeichnet sich durch eine hohe Sorgfalt, Struktur sowie verlässliches Fristenmanagement aus.
• Du kannst dich sehr gut mündlich und schriftlich in deutscher Sprache ausdrücken und arbeitest routiniert mit Dokumenten und Ordnerstrukturen.
• Du hast ein Verständnis für betriebliche Abläufe und die Fähigkeit, Informationen aus verschiedenen Bereichen zusammenzuführen.
• Idealerweise hast du bereits Erfahrung im Dokumentenmanagement, Verwaltung/Sachbearbeitung, Controlling‑ oder Prozessunterstützung sammeln können (Erfahrung im Zollbereich wäre ebenfalls von Vorteil).
• Idealerweise hast du schon mit einer ERP‑, Warenwirtschafts‑ oder Datenexport‑Software gearbeitet (z. B. CSV/Excel‑Exports).

Deine Benefits

• Wachse über dich hinaus – bei uns erwarten dich abwechslungsreiche Tätigkeiten mit viel Verantwortung und der Möglichkeit, dich mit uns gemeinsam weiter zu entwickeln.
• Wir bieten dir eine bessere Work‑Life‑Balance durch flexible Arbeitszeiten und 28 Urlaubstagen im Jahr.
• Selbstverständlich bekommst du von uns die Hardware sowie einen Firmenwagen gestellt, die du für deinen Job bei uns benötigst.
• Als Teil des Teams profitierst du natürlich auch von einem exklusiven 35 % Mitarbeiterrabatt auf unser gesamtes Sortiment.
• Sei Teil eines familiären und dynamischen Unternehmens – wir legen viel Wert auf eine Kommunikation auf Augenhöhe und feiern gerne zusammen unsere Erfolge zweimal im Jahr bei unserer Winter‑ und Sommerparty. Darüber hinaus fördern wir regelmäßige Teamevents.
• Du bekommst Zugriff auf unsere Corporate Benefits und deine bAV bezuschussen wir mit 25 %.
• Du kannst dich zwischen einem Zuschuss für den ÖPNV oder Urban Sports Club entscheiden.

Du möchtest Teil unseres Moonshine‑Teams werden? Super, wir freuen uns auf deine Bewerbung!

Seit 2014 lässt O'Donnell Moonshine die Tradition des Moonshine wieder auferstehen – in amerikanische Einmachgläser abgefüllt, vertreiben wir unsere Liköre als mittlerweile größter Moonshine‑Produzent Europas von Berlin aus in die ganze Welt. Dabei arbeiten wir ganz nach dem Motto: Am besten wird es, wenn man es selbst macht. Wir verzichten im Grunde vollständig auf externe Auslagerungen und organisieren stattdessen alle relevanten Aufgaben selbst aus unserem Headquarter in Berlin. Ein „Das haben wir noch nie gemacht!“ hält uns nicht auf, denn einmal ist schließlich immer das erste Mal. Deshalb besteht unser Team mittlerweile aus über 120 motivierten und kreativen Leuten von über 16 Nationalitäten, die gern mal neue Wege gehen. Und dafür suchen wir genau dich!